高速公路机电信息档案管理系统.pdf

年增刊（总第 期）中国交通信息化 ：高速公路机电信息档案管理系统邹涛（山东高速股份有限公司，山东济南）摘要：高速公路机电信 息 档 案 管理是提升机电信 息 管理水平，完善高速公路机电信 息 管理全周期 数字化建设的重要举措。本 文探讨高速公路机电信息档案管理系统建设的具体实施方 案，通过研究分析现有机电信 息档案存在的问題，从智 能门禁、智 能监控、上传管理、借阅管理等四个方面入手，搭建系统构 架，设计 管理系统界面，探讨适应于当代机电信息档案管理的数字化系统，探索 实现新时代下高速公路机电信息档案管理的具体措施。关键词：高速公路；机电信息；档案；管理系统高速公路机电信息档案从高速公路建设期开始到运营管理时期，一直贯穿整个高速公路生命周期，其作为机电信息日常管理的重要组成部分，也是高速公路机电信息建 设过程中施工管理、工程质量检验、竣工验收、日常维修的重要依据，为日后 的运营、管理、扩建、新增升级项目提供了准确 的信息，避免了时间和资源 的浪费。机电信 息档案内容主要 包括建设期机电信 息资料、运营管理期新增机电信息项目、定期维护管理资料、日常养护 资料等文件、图纸、照片、音频等各项文件。随着高速公路机电信息化、数字化的不断发展，以 山东高速京沪济 南运管中心为例，其所辖路段隧道、桥梁众多，每年新增、提升的机电信息专项工程普遍达到项，査阅和储存档案的频率不断加大，并且当前高速公路运营单位不断加强 了对机电信息日常管理、专项工程档案等内业资料 的检査，这对信息档案管理提出了新的 更高要求。一、当前现状从高速公路建立形成再到日常运营管理，机电信息档案由于其特殊性，存放时间比较长，而且内容每年都在不断增加。机电信息档 案涉及范围广、内容多，包括建设期资料、各大小专项工程、定期维修、不定期养护，牵扯到收费站、光缆线路、道路照明、收费门架、全程监控、情报板、异常事件分析、隧道照明、隧道广播、隧道智能平台等 等众多机电设备和智能系统，当前机电信息档案信息化水平普遍薄弱。各单位重视程度不一，档案存放地点分散，档案室建设落后，档案资料存放不规整，在日常使用中造成了档案资料丢失、遗漏等众多问题。（一）档案室基础设施落后在对机电信息档案管理过程中，档案管理的基础设施和环境对档案管理工作的高效合理开展 有着十分重要 的作用。当前，档案室普遍只是在房间内放置档案柜，档案室无阅读场所、档案柜无明确分类标记。档案室门禁为简单的机械门禁锁，同时机电信息档案缺乏单独、统一管理，通常与公路养护档案、消防档案一并存放，档案材料放置房间较多，缺乏专业管理人员收集、汇总和整理档案。（二）档案信息数字化水平欠缺高速公路机电设备信 息化发展迅猛，而机电信息档案还普遍停留在纸质档案中，电子档案缺乏 统一收集管理，结合当下曰常使用，纸张档案的弊端越来越明显，査阅速度慢、易丢失、易损坏、管理效率低等。高速公路机电信息管理部门，作为高速公路发展信息化、数字化建设的具体实施部门，工作人员已经具备了必要的知识 和专业技能，有着比其他部门在专业领域上更加优势、便利的条件来发展数字化、信息化档案管理系统，更应该 试点实现全周期数字化管理，同时机电信息档案类 型种类多，涵盖范围广，包括文字材料、图纸、照片、音视频等，便于后期数字化建设各项工作的推广和应用。（三）现有档案管理系统存在一定局限性现有信息档案管理工作采用扫描仪，扫描至文件按目录文件夹的方式进行档案电子化管理；或是采用补录方式，在手工编制原始材料签字后，再输人至电子文档进行电子数据存档。这些操作不仅加大了档 案管理强度，档案检索的复杂性也大大增加，同时档案保管与使用的安全性也受到影响。二、建设方案随着各运营单位“立标杆、推标准”、数字化提升建设工管理！作不断深 入开展，机电信息档案的标准化、数字化建设工作逐渐被人们所重视。为提升高速公路机电信息 档案数字化建设水平，搭建数字化 管理系统，通过设 立智能门禁系统、智能监控系统、上传 管理系统、借阅管理系统四个模块，探索提出机电信息 档案 数字化管理系统建 设的可行方 案，探讨新 时代数字化下，适应 高速公路机电信息档案的管理系统。通过管理系统的建立，进一步提升机电信息 的数字化管理水平，打造高 速公路机电信息 管理样板。（一）智能门禁系统针对档案室无人值守，无进出管理登记的情况，通过建立智能门禁系统可有效解决这一难题，智能门禁系统包括门禁识别系统、门禁管理系统两个部分组成。智能门禁设备中的门禁识别系统可以通过人脸、刷卡等方式识别开锁，当档案使用人员通过人脸、刷卡识别并打开智能门禁时，门禁管理系统会自动生成通行数据记录并储存到门禁管理系统数据库，根据需要可以生成进出档案室进出台账、统计表，进一步提高机电信息档案室安全性。智能门禁系统验证流程如图所示。图智 能门禁系统验证流 程图（二）智能监控系统现有的机电信息档案室内监控设备单一且不完善，只 能 通过计算机对指定摄像机进行手动方向调整，进而观察整个通信机房的运行情况，由于档案对存放环境要求严格，并且涉及保密文件，后期如有问题调査取证难度大，导致档案室存在着一定的安全隐患。通 过 建 立智能监控系统，对原有的监控摄像机进行升级，釆用人体识别智能追踪摄像机，该设备可以自动识别人体活动，并调整角度进行追踪摄像，实现机房内监控不留死角，当有工作人员进入档案室操作时，可有效远程对工作人员在档案室内作业进行监控并备份，提高工作效率和管理水平。为了更好地对档案室 环境进行全面监控，本 文探 索建立智能监控系统，通过使用计算机软件集成的方式，提升机电信息 档案的智能化和安全化。智能监控系统由计算机操控，主要由两部分组成，包括监测管理中心和应急处理中心。监测管理中心主要是通过智能检测设备，动态连接档案室中的温湿度传感器和烟感报警器，对档案室室内环境温度、烟感报警等进行联网统计和实时监测数据变化，并将监测数据实时上传至管理系统。应急处理中心是当环境温度湿度、烟感报警等监测设备一旦出现异常情况时，自动切换报警点视频至管理系统或指定监控显示器上，供监控工作人员确认并进行后续处理智能监控系统逻辑框架图如图所示。硬件设施？监 控 设 奋空调邁 度仪烟 感报窖器信息传输监控系统蒯 管 理中心应 急处埋中心显示雛苢理中心 示 屏営理系 统图智能监控系统逻辑框架图（三）档案上传系统档案上传系统，联动计算机电脑、扫描仪、打印机等硬件设备，内设辅助上传模块。辅助上传模块是通过借助于机器学习和数据挖掘算法，对电子档案建立相对应类别的编码、检索、立卷和标引等；对于纸质版档案，直接采用扫描仪电子扫描，将纸质档案转变成电子档案，借助辅助上传功能分类存储在管理数据库和档案室当中，形成电子索引由于图纸、照片、音视频等档案材料复 杂 多变，本文只针对于普遍且大量存储的文字电子档案进行研究。辅助上传功能，是借助于机器学习，机器学习的广义定义为计算机程序通过经验来提高任务 的处理性能 的行为，准确定位：对于某类任务和性能度量，如果一个计算机程序在上以衡量的性能随着经验而自我完善，那么 我们称这个计算机程序在从经验中学习。经研究表明，机器学习能够通过对大规模数据的学习发现潜在规则气辅助生成编码等信息。档案上传辅助子模块可通过实验对比、评估多种技术路线的实验测试结果，选择最优的算法模型，同时，明确档案数据类型及特征等因素对算法模型预测 准 确性的影响，调整适 应机器学习技术的 档 案管理方 法与 流程，促进机器学习技术优势发 挥程度的最大优势。年增刊（总第 期）丨中国交通信息化根 据规划设计 的智能门禁系统、智能监控系统、上传管理系统、借阅管理系统四个模块，搭建机电信息档 案 管理系统，系统运行框架如图所示。针对现有档案管理系统只能单一管理档案这一问题，该系统的建立将有效弥补机电信息数字化 管理全 流程的缺失，能够提供从档 案存放、借阅、查阅等全周期数、完善档案管理制度档案管理制度作为精细化管理的根本，加强档案管理制度的建设，根据高速公路建设项目以及现代化、精细化档案管理的特点建立信息档案收集、整理、移交、保管、利用等一系列的规章制度，包括借阅相关制度、档案管理人员守则、档案室卫生、档案放置步骤、档案保存时限等 等，同时将项目建设单位、材料投标单位、施工单位、监理单位在建设中形成的数据、资料、签署的文件等归纳 到档案管理的一体化机制当中，确保每项工程资料的完整性和准确性（、精细化档案材料布局对 档案材 料 精细 化布局，将有 利于后期 的 査阅、汇总，便于审计、纪检等部门对档案管理的取证、考核、查询。机电信息档案因按照时间 线和用途进行分类排序，档案主要分为建设期资料、运营期资料。建设期 包括：建设档案、监理档案、勘察设计档案等，涉及图纸、文 书等；运营期档案保护：专项工程、定期维修、不定期维护、与第三方签署的维保合同等。材料应按照合理布局，分批收集，确保材料完整。、开展网络化档案管理模式此模式可以有效实现各种档案资料的共享，让这些档案资料充分发挥自身的作用。为了保证档案管理工作效果，还应该定期开展电子档案管理工作，给电子档案 管理提供一个较好的环境，避免各种电子元件在使用中 出现损坏和变质的现象，并及时对管理计算机进行杀毒处理，并对计算机定期进行升级。系统基于实例学习是简单把某一材料，比如说专项工程训练样例存储起来；当遇到一个新 的査询实例，它分析这个实例与以前存储的实例关系，并据此把一个目标函数值賦给新实例。基于实例学习的算法是基于案例推理、近邻算法，近邻算法是常用算法。近邻算法根据距离一个实例最近 的邻来进行目标函数分类，实例被表示为一个维向量，实例之间的距离为：（，）！）式中：一实例；实例；实例的属性值。近邻算法最大实际问题建立高效索引，它只是将实例进行存储，在分析实例时需要大量的计算进行对比，进而进行分类。通过对建设期资料、各大小专项工程、定期维护、不定期养护 的电子档案进行特征识别，提取专属属性，形成多个样本，可以辅助工作人员对电子档案建立相对应类别的编码、标引。通过挑选关键要素和内容，进行快速识别，形成初步分类依据，供档案管理人员确认核实，提高档案上传储存效率，提高机电信息档案管理系统的智能化。（四）借阅管理系统借阅管理系统为了提高安 全性 釆用分层分类设计，为了简化流程下设四个子模块。子模块包括：档案査询、档案 借阅、涉 密 档 案、档案管理四大模块。由于各个模块之间相互独立运行，可以有效避免错误的产生。同时，各模块能实现之间的快速联动，方便信息 传输。档案 査 询模 块是基于电子档案检索平台，能 够根 据需要方便开展档 案检索工作，检索过程中只需要提 供档 案号、提名等内容，相关档案信息就可以直 接 在数据库中査询并呈现出来，档案 检 索效率可以得到非常大的提升，能够 有效 满足档案 使用人员的需要。档案借阅模块联动档案査 询模 块，当档案使用人员想借阅有 关 文件、材料时，在档 案査询结 果中进行 借阅，同时可将电子档案进行打印，便于档案文件使用管理。涉 密 档案模块主要针对存储一部分相对保密 的文件、具体数据的材料，系统设立权限认证，只有通过系统权限认可，才能进入涉密档案模块，对相 关 保 密文件进行査阅。按照职位、用户 的 实体，将职位权限 和用 户权限实体化，在数据 库中创建职位权限表和用户权限表，表中包括增、删、改、下载、打印等权限字段。为了给档案的使用提供更多的方便，成立档案管理模块，利用网络对各种档案开展管理工作，分类进行存储，从而实现对档案资料的在线管理，保证对档案管理的实时性。档案管理采用精细化管理模式，提高档案管理水平和档案的有效利用率系统设计智能门桀系统？能门禁门禁矜琛系统上传管理辅助上图机电信 息 档案 管理系统框架图借阅管理系统机电信息档案苷理系统？！涉？！档案？理？档案借阅？档案？询管理棚监（月 取；蟮；定？车月铒沪？中（？定明？年月 户南中 有兰？定 明检？年月沪中技设？定期金 柯料 京沪齐苗运管中？设 备明绘村年月荩户！商运管 中心 伙路备？材料？！？；？广：？报！工？用？图机电信息档案管理系统界面图字化管理，提高机电信息档案存放的安全性和便捷性，提升档案管理效率。根据机电信息档案管理系统框架，围绕提高人机交互性，增强操作便捷性、简单化为目标，对档案管理系统界面进行初步设计，初步设计界面如图所示。该档案 管理系统釆用标准化、规范化的建设原则，将有利于后期在养护、安全等其他业务部室的推广和应用，后续会根据实际需求，丰富管理系统建设运行的各个功能，进一步提升档案管理系统的智能化水平。四、结束语高速公路 机电信息档案管理系统 作为机电信息全周期数字化发展的必经之路和运营管理的关键，应从门禁、监控、上传管理、借阅管理等全方 位综合考量、优化设施，继而探寻高速公路机电信息档案管理系统的最佳实践方 案。本文通过现状分析、理论研 究以及规划设计，探讨了高速公路机电信 息 档案 管理系统的具体实施方案和措 施，对管理系统界面 进行了初步设计。下一步，将继续加大管理系统的机器学习和 数据挖掘，不断丰富优化和 完善样本结构，打造可适用于智能手机、平板电脑等移动数 字设备办公版。同时，根据实际需求进一步优 化 和完善管理系统 界面，规划具体实施功能，降低机电信息 档案 管理的日常工作压力，创建面向高速公路数字化建设的 档案信息数据库集合，为提升高速公路数字化建设管理提供有力的支撑和保障。参考文献许泽宁，黄学文，肖利君浅析蚌淮高 速公路档案 管理系统中 国交通信 息化，（：吴瑶，兰鵄 博，张雪霞无人值守机房监控现状与发 展探讨【中国管理信 息化，（）：丨丨丨彭举智能无人值守设备机房监控系统？广东公路交通，：丨谭金渭关于高速公路运营档案精细化管理的思考兰台内外，丨（）：，数据挖掘概念与技术范明译，北京：机械工业出版社，】杨建梁，刘越男机器学习在档案管理中的应用：进展与挑战档 案学通讯，（）：代林序，张玉洁机 器学习在 档 案管理中的应用与挑战基于新 南 威尔士州档案馆机器学习实验的调查与启 示】档案与建设，（）：许泽宁，肖利君高速公路科技挡案数字化管 理系统设计与开发】湖 南交通科技，（丨）：茅敏高速公路建设项目档案精细化管理实践探讨】域建档案，（）：赵雪静高速公路档案精细化 管理方法 及 应用建筑工程技术与设计，（）责任编辑：户利 华