流程图编制规范要求.doc

流程图编制规范要求

1、流程图的绘制必须使用给定的流程图模具，不得自行增加图形；
2、文件 不允许作为单独的步骤出现，只能配合流程步骤同时出现；只能填写文档名称。如果出现多个文件或表单，无需使用多个文档符号，只需在一个文档符号中顺序填列即可，但是每个文档名称前需要加编号（1.、2.、3.……）；
3、流程图描述全部采用纵向垂直方式，自上而下表示流程发展的时间或逻辑等顺序；
4、流程图页面设置为纵向，流程图采用垂直职能带形式绘制；
5、流程图中文字一律采用模板默认字体和字号；
6、流程图背景仅允许填写流程编号及名称，其他栏目一律不得改动，如确需修改应由项目组统一安排；
7、流程图应绘制在一页内，如步骤太多，无法在一页内绘制，则应考虑增加流程，一般不得将流程图绘制为两页以上；
8、页面的命名，采用流程编号加名称的方式进行；
9、职能带由左到右按单位级别由高到低排列，对公司下级单位一律称所属单位；
10、职能带区不论多、少，均占满页，不得留空；
11、使用标准流程图模具的图例过程中，不允许更改图例的形状、颜色、大小；
12、流程图页面按100%比例显示时，左边空4个格，上、下、右均空3个格；
13、风险点标在步骤的左下角，控制点标在右下角
14、如果在一个步骤上出现两个或两个以上的风险或控制，应在一个图形框中进行体现，无需在多个图形框中体现，连续的风险编号可用“-”表示，如1-3等，不连续的风险以及控制点编号之间应采用“、”分隔，如1、3、5等；
15、如果风险针对整个流程，则在流程图下方的空白处加注“XX流程还有整体性风险X，详见风险控制表”；
16、步骤内容描述和编号要求：
（1）负责人员应尽量细化到岗位；
（2）步骤描述格式为：“步骤编号（从01开始）.+文字描述”（中间不得回车）；
（3）如果多个步骤是同时开始，并且内容相同或类似的，可以出现重复的步骤编号；
（4）在判断框后如果出现两个以上分支流程，编号规则为：从左边的分支流程开始，对其中的每个步骤按顺序编号；然后对第二个分支流程中的每个步骤按顺序编号；依次类推；
（5）文字描述体现岗位实行的动作和结果。如“编制出库单”、“审核费用申请”；
（6）判断框至少有两个出处：通过、不通过；是、否；领导审批的一律用“通过”“不通过”；
（7）如果判断框的内容是审批、审核等， 则内容描述和编号规则与步骤的内容描述和编号规则相同。当审核、审批的内容较多时，可以采取在流程图下方的备注框内进行备注说明；
（8）引用流程，不需要单独建立职能带，即在某一流程步骤后如果出现接口流程，只需在该步骤对应的职能栏下增加一个接口的图形即可，不需要专门建立一个职能栏。引用流程必须引用到其他流程中的相关的最末一级的子流程（这里相关的最末一级的子流程应理解为：如果整个一级流程都和引用流程有关，则引用整个一级流程；如果只是其中的某个或几个二级流程或三级流程或以下流程和引用流程有关，则只能引用这几个二级流程或三级流程或以下流程）；非全部引用涉及流程的全部节点的，在引用流程框中最后一行标明所引用流程的节点编号，如“03.-12.”；引用时要注意和确保上、下流程节点之间的工作衔接顺畅。
（9）流程起点必须是工作阶段，而不能是判断框或引用流程；
（10）流程图中最后一个节点只有2种情况：引用流程或结束框。
17、流程图编制要求：
（1）必须编制完整的业务流程，内容不能过于简单或不完整，不得出现不合理的流程循环；
（2）在流程之间的接口，需要出口处人员负责核实，是否接口流程已经有人负责描述，以防出现进、出口均进行引用而无人负责，导致流程出现断档的情况。下级流程的入口应该是上级流程的接口，但不一定是一对一，有可能一对多；
（3）在绘制流程图时，要注意将流程进行细化和展开，要对每一个流程的主要步骤，特别是业务过程中的授权、审核、签字、复核等控制步骤，必须在流程图中反映。
（4）部门内部对同一岗位、同一文件名称务必要统一；
（5）在每一工作步骤中，如存在相关记录或表单（如：×××明细表、×××审批单、交接台帐等）必须要进行描述；
（6）流程步骤之间的连线应尽量避免交叉；
（7）流程图下方备注框内，第一条为“本流程图编制依据：《xxx管理办法》【2011】鲁投xxx号”，需带文号；没有制度依据的，写“本流程图编制依据：无”；
（8）出于控制风险和规范流程的需要，可以在备注框中以文字形式对流程图中的重要节点进行详细描述，具体为“流程节点（01）中：xxxxxxx。”相应文字应简练。
18、流程目录中的一项末级目录对应一张流程图；
19、原则上以一级流程为单位编制控制矩阵、自我评价表；
20、中天恒归档文件（刻成光盘交付）：
（1）项目全过程的每周周报；
（2）全部访谈提纲和访谈记录；文件命名为“财务部经理访谈提纲”或“赵三副总经理访谈记录”；
（3）全部visio原图和excel控制矩阵文件夹。按一级流程建立归档文件夹，文件夹以“编码+一级流程”命名；每个文件夹内只有2个文件，1个为visio流程图，文件名均为“编码+一级流程流程图”；另1个为控制矩阵（excel版），文件名均为“编码+一级流程控制矩阵”。
（4）按照合同约定提交的、过程中形成的主要报告和手册，包括但不限于：《内控管理现状评估报告》、《风险评估报告》、《重大风险解决方案》、《内控管理手册》、《内部控制自我评价手册》、《管理建议书》等，以上文件均为终版的word格式。
（5）其他过程文件，包括但不限于：风险清单、风险成因分析表、风险排序表、风险坐标图（visio版）、风险事件库、风险评估调查问卷（空白）、风险评估结果统计表、中期汇报ppt等。
（6）客户提供的全套制度体系和资料文件。
21、交付客户文件：
（1）按照合同约定提交的报告和手册，通常包括：《内控管理现状评估报告》、《风险评估报告》、《重大风险解决方案》、《内控管理手册》、《内部控制自我评价手册》、《管理建议书》等。按照惯例，通常以上文件均分别提供纸版胶印装订若干套和电子版光盘一张，其中电子版为终版的pdf格式。注：需要客户在报告签收单上签字。
（2）过程中客户各级领导和各部门负责人签字的意见反馈表（其中流程图至少2轮，分别为现状流程图和优化流程图）。
（3）其他主要成果在征求客户意见时，各级领导和各部门负责人签字提供的反馈意见。
（4）调研阶段客户提供的纸版文件，如制度、领导讲话、管理过程记录等。
22、需要征求客户意见的环节：
（1）流程目录；
（2）公司层面风险清单；
（3）流程图和控制矩阵（必须有客户签字确认）；
（4）内控管理现状评估报告；
（5）风险评估报告（如有）；
（6）风险评估结果；
（7）重大风险解决方案；
（8）内控管理手册；
（9）内控自我评价手册。
需特别提请流程图编制人员注意的是，由于流程图绘制时间短、任务重，有关人员必须按要求，规范绘制流程图。如出现因个人原因导致流程图不符合标准的情况，相关人员应负责对流程图进行规范，并不得占用正常工作时间！其他事项如有疑问，应当经项目组统一解答和决定。
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