展会(策划)执行方案.doc

一、关于展会
展会名称：“发现新生力量”——中国（天津滨海）国际文化创意作品展
展会地点：天津滨海国际会展中心
（地址：中国天津市经济技术开发区第五大街滨海国际会展中心）
展位面积：270㎡
展会时间：2014年8月28日-8月31日（9:00-16:30）
（展商提前30分钟进馆，推迟30分钟离馆。）
展位号：FT02
展会主办方提供的工具及服务范围（桌椅板凳水电，用餐茶水xx等）：
二、参展目标
1、展览展示；
2、接触新用户；
3、提升企业形象；
4、与用户互动；
三、参展准备
（一）参展产品
（1）种类：工业设计作品、造型类作品、雕塑作品、其他设计类作品；
（2）数量：
（3）作品的运输：由参展方负责；
（4）布展及撤展时间
a.参展时间
2014年8月25-26日（8:30-17:30）
2014年8月27日（8:30-20:00）
8月25日上午开始布展，27日下午展品进馆。
b.撤展日期：
2014年8月31日（17:00开始至撤完）
（5）征集作品样稿与实物，不求多，但求精。做好样品的分类和编号，整理统计作品详细信息。
（6）批量制作所有作品的画签（二维码），打印到不干胶纸上贴于样品上。剪下每个作品标签，贴到相关作品实物上。
（二）宣传资料
宣传单张：十六开大小，纸上应有简单的企业、产品和服务介绍。宣传单页的画面应尽量精美一些，纸张稍微特殊一点。
宣传画册：宣传画册反映的是企业的综合实力和情况，信息范围相对于宣传单张宽泛一些，在画面上以图文并茂的形式进行介绍，在开本、工艺和装订方式等方面体现出强烈的个性。
（四）关于礼品
展会过程中所派发的物品包括宣传单页等印刷品，及其它小礼品。
注意事项：
手册、赠品及作品应由参展人员有目标地将事先准备好的企业印刷品或精致小礼品适时发送给互动用户。
（五）展位设计
1、展位设计原则
（1）符合参观对象的审美导向；
（2）考虑人流心理及流向；
（3）考虑展位利用率的最大化；
（4）考虑安全性；
（5）考虑施工难度及成本因素。
2、展台设计要求
（1）多数参观者来展会的目的是为了搜集信息，因此展台需要布置得非常醒目来吸引人们的注意力，并且还要能传达企业的某些具体信息。
（2）展会是发布新产品的好机会，企业的最新产品应当在展台上有所体现。
（3）在展会上划出一块远离公众视线的安静区域，这样可以方便潜在顾客同销售人员私下讨论他们的要求，也可用做展台工作人员的休息场所。
3、展位设计（略）
（六）参展人员
参展职员职责包括：布展、撤展，参展安全、后勤，展览资料的发放，物品的运输、保管、分类、领取、统一回收等。
（七）人员培训
培训材料需编印成册，培训内容要有系统，培训内容和步骤可以分为如下三个部分：
1、人员介绍、筹备情况介绍、展出情况介绍等，目的是使展台人员熟悉展出背景、环境和条件。
2、展览会和展品情况。（展览会情况包括名称、地点、展出日期、开馆时间、场地平面、展馆位置、出入口、办公室、餐厅、厕所位置等，展品介绍包括每一项展品的性能、数据、用法、用途、销售价格等）
3、技术的训练，主要训练展台的接待和介绍技巧。
四、开展前期的工作准备
（一）展台的布置
（略）
（二）展会工作准备
1、前期工作准备包括工作安排、管理安排和行政安排。
（1）工作安排：布置展台工作（包括观众接待、贸易洽谈、资料散发、以及后续工作等，进行分工），并提出要求和标准，必须使展台上的每一个人知道并理解此次展出的目的。
（2）管理安排：包括工作时间、轮班安排、每日展台会议、记录管理等。
（3）行政安排：包括展台人员的宿、膳、行、日程等安排。
2、检查核对参展的各项内容是否到位，包括展品、产品资料、宣传资料以及各设备工具等。
3、展会后勤工作：确保展会所需的装备、陈设以及人员都能够完好地在正确的时间到达展会现场。
五、展期工作及人员安排
（一）工作内容
1、迎宾（1-2人）：负责接待客户，派发活动宣传彩页，向参会人员告知本公司展位及产品，负责产品的简单介绍，让客户明白公司的产品和服务的范围。
2、介绍员（1-2人）：给客户讲解作品详细信息。负责品牌、产品展示、讲解及整体介绍。
3、信息搜集（1-2人）：参加展览过程当中派遣部分职员到其他公司或同行业公司收集客户和同行业企业的信息资料，寻找潜在客户并努力与之成为朋友。
信息资料包括：
（1） 产品信息；
（2）市场信息；
（3）第三方信息；
（4）用户信息。
资料可有选择性地向意图客户发放资料，包括前来索要资料的行业客户。对于认真参观的客户，要具体介绍。
（二）人员名单
迎宾（1-2人）：
作品介绍（1-2人）：
信息搜集（1-2人）：
注意事项：
1、专注于客户服务，争取和潜在客户建立基础沟通关系。
2、展会期间，每天工作结束时和员工开会，收集整理潜在客户的联系方式。
3、保护好资源：准备的宣传资料，要求人人都有，比如宣传单页；重要的，要收好，有选择性地发放。
4、努力结交朋友，这些朋友可以是行业里的管理人员，可以是同行，可以是上游供应商、或是下游、媒体的朋友，政府的人员等等，同行交几个朋友，同类交几个朋友，政府里面交几个朋友等等，多个朋友多条路。
六、展会活动安排
活动内容：
1：扫描二维码关注公众账号；
分享现场图片至朋友圈；
领取精美纪念礼品一份；
2：现场人物采访或短视直播
七、会后总结
展会的收尾工作内容如下：
1、总结数据，分类统计信息。
2、会后搜集到信息的跟踪处理工作，进行展会跟踪报道宣传。
八、参展人员及展品统计
参展人员：XX名
公司整体形象喷画（加展架）：1套
公司产品的广告宣传册、展会赠品：XX个
名片（参展销售人员每人4盒）：XX盒
公司宣传袋、宣传纸巾：XX包（个）
文具（签名本、笔、透明胶等）、饮料：XX个
参展用设备：笔记本X台 数码摄像机X台
九、费用预算
展位费用：（略）
展位搭建费用：（略）
展览物料费用：
名片费用：
宣传物品制作费用：
交通费用（含作品运费）：
相关礼品的准备（资料袋、纸巾）费用：
文具（签名本、笔、透明胶等）、饮料、午餐费用：
参展人员的住宿饮食费用：
应急开支：
其他：
总预算费用：
附一：
一、每日工作流程
7:30：早饭后，负责人安排当日工作，各人领取当日所用物质
8:30：准时到达展会地点
9:00--11:30 展览工作进展
11:30--13:00 负责人安排轮值午餐
13:00--17:00 展览工作进展
17:00 清理物资及时递交日总结报告，填写报表
18:30 自由活动，或根据公司安排其他工作
二、展示会中的接待步骤
1、登记（到会客户的姓名、单位部门、联系xx、落实责任人等）
2、会场引导
3、作品展示介绍
4、展会活动
5、发放资料、礼品
6、客户资料留存
附二：
一、 展品信息统计表
作者名
作品名
分类
规格
数量
备注

二、会客信息登记表
填写人： 填写时间：
姓名
xx

邮箱
地址
备注