投标管理制度.doc

投标管理制度
第一条  总则
  1、为进一步加强公司市场开发工作，规范投标工作的管理，明确投标过程各环节的责、权、利，充分调动公司及各单位参与市场竞争的积极性，特制定本管理办法。 
2、投标工作必须遵守《招投标法》、《合同法》等法律、规章，执行国家及行业颁布的标准、规范及公司质量体系文件的规定。 
3、公司投标工作实行在总经理领导下，主管领导负责、公司领导分片负责和项目跟踪责任人制度。   
第二条  适用范围 
本管理办法适用于公司对外的所有投标活动和项目。对于投标工作，各个有关部门和参加人员必须认真对待、相互配合，按时保质完成各自的任务，保证投标文件的质量。  
第三条  职权和职责
投标工作的管理部门以市场部为中心，各相关部门根据招标要求配合完成投标工作。
 1.市场部职责（1） 
（1）负责投标信息的获取和评审工作，形成初步评审建议； 
（2）负责投标前的各项准备工作； 
（3）负责组织协调投标文件的编制和汇总，负责招标文件中分的编写工作； 
（4）负责组织参加投标、澄清、办理授标、签订合同等商务事宜； 
（5）负责所有招投标文件的归档。 
（6）负责与总经理/沟通、确认需投标的信息，了解投标单位的真实意图，如：招标单位对质量、工期、报价的期望及重视程度，以及公司主要竞争对手的情况。 
（7）负责招标文件购买、招标前资格预审和投标文件递交、开标的工作。 
（8）负责投标价格最终定价的工作。 
（9）负责向招标单位递交投标保证金并索取收据的工作。 
（10）负责追踪投标情况、投标保证金追回等工作。
2.各相关部门职责 
各相关部门按投标方案的责任分工完成工作。 
（1） 技术部准备相关技术文件并按要求编写，同时提供投标文件中所需的技术资料； 
（2） 市场部提供投标文件所需的公司基本情况等资料； 
（3） 财务部提供公司相关财务数据、统计报表、投标保函以及资信证明等文件。 
（4） 其它部门根据招标文件要求提供相关文件。
3.市场部职责（2） 
（1）负责商务标书的制作、商务标书与技术标书的整合、打印、装订、密封等； 
（2）负责项目投标文件的编制、打印、装订、封标等工作； 
（3）负责协助公司投标保证金（保函）申请工作（主要是流程办理），总经理批准后，到财务部办理付款手续； 
（4）负责投标保证金借款单的复印件管理 ；
（5）负责最终投标报价清单的编制、投标单价分析的工作； 
（6）负责商务标内容的编制； 
（7）负责投标文件封标前的审核工作； 
（8）参加开标会议，并进行标后投标分析； 
（9）负责定期更新投标文件中的公司资料电子版内容； 
（10）负责向代理商或部门经理提供投标授权资质及其他相关支持； 
（11）负责投标技术方案的编写； 
（12）负责最终投标清单的编制；  
4.市场部信息专员职责 
（1）及时搜集、更新、汇总行业招标信息； 
（2）与领导、分公司经理沟通，确认需投标的信息；  
（3）每日上报当日信息收集情况，并登记台账，格式（见附件）。
5.技术部职责 
（1）负责招标文件中有关技术文件、技术方案的审查工作。 
（2）负责项目投标文件中技术标的编制工作。 
（3）协助投标技术澄清、资格比选、标后答疑、标后投标分析等工作。 
（4）负责提供招标文件中要求提供的技术参数等资料。 
（5）通过评审会议负责最终投标清单的确定；负责技术标书方案的可行性； 
（6）提供投标中需要的以往项目技术参考资料； 
（7）负责标书项目组织设计、整体运营方案的编制； 
（8）负责标书其他资料的提供；  
6. 财务部职责 
协助完成投标保证金（或投标保函）、公司资信证明、财务报表、审计报告、银行资信、银行查证等内容的提供。 
7.市场部经理职责 
（1）负责购买标书、递交投标保证金的审批工作。
（2）监控投标工作，分析外部环境，负责定标。
第四条 投标流程
1.原则 
为最大限度的发挥、利用公司的各种有限资源，投标计划要经过慎重的可行性分析后进行。各相关部门分析参加投标项目的可行性，总经理确认，投标项目确认后方可进行投标工作。
 2.参加投标的条件：（应同时满足以下条件） 
（1）公司能满足招标书中提出的资格条件（包含资质条件）及技术条件； 
（2）参加投标的服务内容应符合招标书中要求；
（3）经主管领导批准参加的投标的项目。  
3.招标信息的获取： 
市场部通过以下途径获取招标信息： 
（1）通过网络搜寻招标方正式发布的招标通告；  
（2）接收由招标方发出的招标邀请函； 
（3）可通过各种公开媒体，如《招标与市场》杂志、电子信箱及互联网等各种途径获取并跟踪招标信息； 
（4）市场部应跟踪国家的中、远期及近期招投标政策信息；
 （5）走访客户了解的招标信息；
（6）其他渠道获得的招标信息。  
4.投标信息的评审和确认 
（1）市场部获取投标信息后当日内进行评审，需要时可组织会议评审，形成评审意见； 
（2）市场部将评审意见报总经理，经总经理确认并批准立项后，组织进行投标工作。  
5.建立完善的信息管理系统 
（1）在已知将对某项目进行投标时，即对确定投标的项目进行信息跟踪； 
（2）信息跟踪要确定专人负责进行，通过网络、xx等多种途径积极主动的与招标代理、甲方单位进行有效的沟通，以获取对投标报价、文件编制有利的信息。 
（3）公司投标工作，应在市场部、各部门充分进行信息收集、市场调研的前提下，坚持守法、讲求信用的原则，以技术水平、管理水平和社会信誉开展竞争。 
（4）公司投标的管理工作，按项目的具体情况，分别由公司市场部和各部门负责。
（5）公司的投标工作，受国家法律的保护和约束，有关主管部门应加强对投标活动的监督管理，杜绝一切违法行为。 
（6）各部门应积极配合市场部工作。要主动的展开市场开发人员的培养工作，为下一步部门具备自主投标能力做好人才储备。 
6.投标前的准备工作 
市场部负责投标前的各项准备工作：
（1）按招标通告及时购买标书文件； 
（2）组织召开招标工作会议，确定招标工作小组成员；
（3）制定招标工作实施方案，以标书完成表形式确定各相关部门工作内容，完成时间及责任人。
 7.申请投标审批 
各部门人员得到招投标信息，应与市场部联系认定其可行并开始准备进行投标活动后，必须填写《投标申请表》（附后）并上报市场部领导审核。在确定有能力、有可能时再登记并购买标书、文件。 
8.购买招标文件 
营销人员按招标文件要求购买招标书，并应从多渠道获得并反馈信息，包括概算，竞争对手情况等，以指导投标书的制作。 
9.投标项目的建立 
（1）市场部投标专员接到招标文件/资格预审公告后，投标专员负责了解招标项目的具体情况，并将招标文件交给市场部初步审核（内容包括：拟投标项目概况、时间要求、投标保证金、付款条件等等），递交总经理批准投标； 
（2）需参加的投标项目由市场部投标专员安排招标文件/资格预审文件的购买； 
（3）购买招标文件所需公司资质等文件（原件）由市场部人员到财务部部办理借用手续，并保证及时归还。 

10.需财务部办理内容 
市场部取得招标文件后，根据招标文件要求，把需财务部办理内容提交给财务部，财务部在规定的时间内完成相关工作，如：投标保证金；银行资信证明；银行查证证明；公司财务状况；审计报告。 
11.投标工作会议 
（1）由市场部根据招标文件内容判定是否需要召开投标工作会议并组织整个投标会议。
（2）由市场部对招标文件的内容（商务文件、技术文件）做重点介绍；明确投标项目的时间安排；明确投标专员、投标授权人；确定投标项目编制人员、技术人员、审核人员及相关职责；技术重点、难点问题的讨论；确定技术文件的完成时间；  
（3）对招标文件进行商务、技术条款的评审，市场部组织相关人员以会议形式讨论评审的内容，到场人员不发表意见视为同意投标方案。会议内容在《投标会议纪要》中记录，会议主要讨论决定的内容： 
a.公司是否能满足招标文件中要求的技术和商务方面的要求； b.投标产品是否满足招标文件需求；  
12.其它要求 
（1）市场部负责收集投标过程中各部门需澄清的问题，如：商务问题、报价问题和技术问题，书面汇总后向招标单位发传真或邮件，并追踪确认招标单位的回复； 
（2）招标单位发来的标前会议纪要、补遗书、澄清文件等，由市场部负责发放到相关人员手中，保证相关人员手中文件的有效性； 
13.投标文件的编制 
（1）市场部按招标文件和投标方案的要求组织、协调招标文件编制工作并形成正式投标文件(投标书)。 
（2）各相关部门严格按照时间进度要求依据投标方案进行投标文件的收集、编写，经审核定稿后报送市场部。 
（3）投标文件由项目负责人组织编制（包括商务、技术两大部分）。 
（4）被指定项目负责人应取得公司委托，获得法人授权及需要合作的其他制造厂商的授权。授权书必须由法人代表本人签字，并加盖公章，如果法人中途变更，应及时说明并重新办理委托手续。授权范围必须明确。    
（5）商务文件的编写要求： 
a.投标书要统一编号，投标书编号应由在收到《投标申请表》时根据《投标书编号规定》提供唯一编号。 
b.应按招标文件中对分的要求逐项编写。 
c.招标文件如无要求或要求不明确，可参照提供的招标文件的规范文样本填写。 
（6）技术文件编写要求： 
a.根据招标及评标要求编写； 
b.能达到的指标尽量全面响应招标技术文件要求的各项指标；
c.充分显示业务的优势； 
d.提供充分的证明资料、证明所叙述的各项性能指标的文件完全真实可靠； 
e.标书中特殊要求应根据实际情况尽量满足；   
14.投标文件的汇总、审核、装订 
市场部对招标文件定稿进行汇总，形成投标文件正式稿，经市场部经理审阅同意后进行复印装订。 
（1）投标文件的要求 
各部门应当按照招标文件的要求编制投标文件，投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应、对产品有关性能、技术参数和质量指标要求的表达应当全面真实，不得遗漏或隐瞒。 
（2）投标文件的审核 
投标文件在递交前由须经过市场部内部人员互审，市场部、负责人、技术部技术负责人审核，每个环节必须有相关的书面记录并予以保存。 
（3）文件装订和密封 
a.市场部所有投标编制人员负责整个投标文件的装订、密封工作；
b..开标后，如有问题澄清，在接到澄清文件后，由市场部将需澄清问题发给相关人员，由市场部组织相关人员编制澄清文件，直至招标单位满意。 
15.投标
经总经理批准并授权后，由市场部指派专人，按招标标书规定的投标截止时间，携带投标文件递交到指定地点，参加投标并出席开标仪式。 
16.投标过程注意事项
（1）标书编制的基本依据如下：
 a.合同文件，包括投标须知，合同条款，投标书，履约保函格式等。 
b.技术规范，包括法律法规的有关规定，评定标准，计价规则、结算办法及要求。 
c.招标单位对投标文件做出的补充说明、勘误、澄清或局部修正（与招标文件具有同等的法律效力）。 
（2）属于下列情况之一者，将作为废标处理：
a.投标书未密封； 
b.投标书未加盖本单位公章及未经法定代表人签字；
c.投标书未按招标文件规定的格式、内容和要求填写； 
d.投标书字迹潦草、模糊、无法辨认； 
e.投标者在一份投标书中，对同一个项目报有两个或多个报价。
 f.投标者递交两份或多份内容不同的投标书，未书面声明哪一个有效。
 g.投标者未经招标单位同意，不参加开标仪式；
 h.投标者未能按要求提交投标保函。 
市场部应领导各部门根据上述条款严格进行投标文件报送前的符合性审查，出现任何上述责任事故导致废标都将追究当事人的责任。 
（3）评标
a.评标工作由招标单位主持，由有关咨询机构和经济专家等成立的评标委员会或评标小组。评标委员会或评标小组完成评标报告后，由招标单位向中标者发出中标通知书，同时将评标报告按项目隶属关系向上级主管部门报送核备。 
b.市场部要依据“报价合理、方案可行、保证质量”的原则领导各部门做好投标文件。 
c.市场部应根据上述原则就投标书的主要内容和公司的信誉品牌等，领导各部门展开积极的公关活动。确保投标文件获得全面、公正的评定或评分。
d.评标过程中，评标委员会可分别请投标者就投标书的有关问题提供补充说明和有关资料，标书科应做出书面答复。补充说明和有关资料将作为投标书的组成部分。  
e .评标定标一般采用无记名投票的办法，有时也采用打分制办法，无论投票或打分，都将在委员会或小组成员对投标文件和投标书充分讨论和评议后进行。市场部应领导各部门在已完和在建过程中树立良好的企业形象、持久的品牌、过人的业内信誉。这些将直接影响评标委员会或小组成员对投标文件和投标书的评定。 
f.市场部及各部门不得向评标委员会或评标小组成员行贿，不得泄漏公司报价情况。 
g.开标仪式后，一般在15天内完成评标定标工作，并由招标单位发出中标通知书并抄知所有投标者。大型项目的评标定标工作最多不超过40天。市场部、各部门应及时跟踪了解情况，以利于公司尽快做出管道或安装指导的组织准备。 
17.签订合同 
（1）在收到招标人发出的中标通知书后，由市场部指定专人按照中标通知的要求到达指定的时间和地点签署合同。 
（2）市场部按授标通知办理授标有关事宜。
（3）合同签订按照《合同管理办法》执行。 
（4）合同由经授权的公司代表代表公司与买方签订供货合同(协议)。 
（5）市场部接到中标通知书后，一般在15天内与招标单位签订承包合同。签订合同的唯一依据是招标文件、投标书及有效的补充文件和信函。 
（6）签订承包合同时，公司财务部办理由开户银行出具的履约保证金证书（简称“保函”）。合同履行后，保函金额应予收回。 
18.投标文件归档 
市场部负责于开标结果公示后将所有与投标有关的文件资料整理并归档。
（1）保证投标的保密性 
a.严格对本部门的资料保密，未经本部门负责人以上人员同意，不得将本部门资料向外泄露。
b. 重要资料（量清单，招标文件，邀请书，资料领取清单，交费收据，外联单位联系方式及相关资料记录等）上锁保管。外发邮件及资料要做好登记。 
2保证封标的严谨性 
a.在领导招标文件后即仔细阅读、分析，将招标文件中有关投标文件无效或作废的条件进行汇总，打印出来进行分发确保投标小组成员人手一份。以免在开标时被判为无效标书而“废标”。 
b.投标部门成员对投标文件进行互检，对填报文件应反复校对，保证投标文件完整无缺，报价计算分项汇总均无错误。 
c.严格按照招标文件的有关规定签字、盖章、密封，并按规定的时间准时递交，切忌因人为疏忽而成为“废标”。 
d.投标文件封标前，要保证有二人以上人员校对审核，确定无误后才封标。 
e.投标前，严格检查所要涉及参加投标的人员是否到位，所需提交证件原件是否齐备。  
19.投标文件的总结和评价 
（1）.每个投标过程结束后一周内，市场部投标专员负责了解招标单位对公司投标文件的评价； 
（2）投标结果确定后，市场部组织相关人员对投标结果进行分析，便于市场部、技术部了解竟争对手价格、技术。 
20.投标项目的终止 
（1）投标保证金退回公司后，由市场部、市场部组织相关人员登记存档； 
（2）市场部负责投标文件的存档工作，至少包括以下内容： 
a .招标资料，包括招标文件（含商务和技术）、补遗书等； 
b.投标资料，包括投标文件（含商务和技术）、澄清文件等； 
c.所有与投标有关联的电子文档，包括招标文件（如有）、商务文件、技术文件等。
五、管理规定 
1.纠纷处理
在合同执行过程中，如有关各方发生争议或纠纷，应按照合同及有关法律法规的规定协调解决。如协调不成，可由上级主管部门予以调解。调解不成时，可申请所在地仲裁机关仲裁，也可直接向法院起诉。 
2.法律顾问
市场部将拟签署的合同文本会同审计部法律事务专员或公司法律顾问及时审核，为公司维护自身利益做出充分准备。 
3.保密责任 
所有参与投标人员严禁泄漏与投标有关的任何商务和技术(如投标报价，技术应答等)秘密。相关保密规定按照公司《保密管理制度》执行。 
4.监查与考核 
（1）公司总经理对投标工作进行监督，市场部总经理对投标工作进度进行日常检查。 
（2）凡在投标工作中未按本制度办理，影响投标工作质量和效果者，公司将视情节给予相关责任人进行处罚。 
5. 考核
投标工作是公司创业绩的主要途径，相关部门一定要密切配合投标工作，如出现不配合的情况、由市场部申请，总经理和总经理审批，对责任人进行1000～5000元的处罚。 
6.对未按本制度规定执行的，处罚责任人1000元/次。  
六、附则 
1. 本制度未尽事宜由市场部负责解释。
 2. 本制度由总经理批准后实施。

附表1：（招标信息汇总表）
常用招标信息记录汇总表
序号
时间
招标网站
本月浏览有价值的招标信息共计（条）
符合我司招标信息（条）
不符合我司投标标书
本月已投标（条）
弃标原因
负责人
备注
1

中国采招网

2

千里马招标网

3

复星

4

中国移动b2b招标网

5

中国移动众包网站

6

中国联通采购与招标网

附件2：（招投标信息登记表）
商务部招投标信息
日期
招标信息
今日共搜索有价值的招标信息
符合我司招标信息（条）
是否投标
弃标原因
负责人

附件3：（招投标信息日报表）

招标信息记录汇总日报表
时间
本月浏览有价值的招标信息共计（条）
符合我司招标信息（条）
不符合我司投标标书
弃标原因
负责人
备注