非招标采购管理办法.doc

非招标采购管理办法（试行）

第一章 总 则
第一条 为规范和加强公司非招标采购工作，明确各部门在非招标采购管理和实施工作的职责界面、工作流程和管理要求，实现投资、工期、质量和安全环保目标，特制定本办法。
第二条 公司非招标采购工作应遵守国家有关法律、法规、规章，遵循“公开、公平、公正”和“集中、规范、高效、诚实信用”的原则，采购全过程接受监督。
第三条 本办法所称非招标采购，是指用招标以外的方式取得与工程建设有关的工程、物资、服务的采购办法，包括竞争性谈判、询价采购和单一来源采购。
第四条 参加非招标采购活动的服务商应当具备但不限于下列条件：
（一）具有独立承担民事责任能力；
（二）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；
（三）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；
（四）参加采购活动前三年，在经营活动中没有重大违法记录；
（五）法律、行政法规及公司规定的其他条件；
（六）根据采购项目的特殊要求，可以规定服务商的特定条件，但不得以不合理的条件对服务商实行差别待遇或者歧视待遇。
第五条 非招标采购工作应具备下列条件:
（一）项目须履行审批手续的已获审批；
（二）有相应的资金或资金来源已经落实；
（三）能够提出采购所需的技术、商务要求；
（四）法律法规规定的其他条件已经具备。
第二章 采购方式及程序
第六条 非招标采购主要采用竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购方式。
第七条 竞争性谈判是指一般与三家以上，但不少于两家服务商，通过谈判确定服务商的采购方式。
第八条 竞争性谈判采购应当遵循下列基本程序：
（一）制订采购方案（模板见附件1）
合同承办部门编制竞争性谈判采购方案，采购方案应包括以下主要内容：
1．项目概述和采购范围；
2．竞争性谈判采购的理由、资金落实情况；
3．服务商资格要求及拟邀请谈判的服务商背景资料；
4．谈判小组成员构成；
5．谈判采购的评价方法、标准及谈判成交的规则；
6．谈判时间安排。
（二）采购方案按照审批权限由主管领导、招标管理委员会进行审议审定（采购方案审批表见附表1）。
（三）组织实施谈判的步骤：
1．合同承办部门依据批准的采购方案组建谈判小组，谈判小组成员应由合同承办部门、财务部、主管领导组成，必要时也可邀请外部技术、经济专家参加。
2．合同承办部门召集谈判小组开会，介绍采购项目情况、谈判成交原则，进行内部分工。
3．合同承办部门组织全部服务商进行公平对等的技术交流和技术澄清，必要时组织技术确认。
4．进行商务价格谈判。
5．谈判小组根据成交规则，推荐服务商及确定价格，签署谈判纪要。谈判纪要应由谈判小组全体成员与服务商代表共同签字（谈判纪要格式见附件2）。
（四）采购结果按照审批权限由主管领导、招标管理委员会进行审议审定（采购结果审批表见附表2）。
（五）合同承办部门以会议纪要（或采购方案审批表、采购结果审批表）、谈判纪要为依据，签订采购合同。
第九条 询价采购是指向三家及以上潜在服务商发出询价文件，服务商按询价文件要求报价，通过价格比较确定服务商的采购方式。
第十条 询价采购应当遵循下列基本程序：
（一）制订询价采购方案（模板见附件1）。
合同承办部门编制询价方案，询价采购方案应包括以下主要内容：
1．项目概述和采购范围；
2．询价采购的理由、资金落实情况；
3．服务商资格要求及拟邀请询价的服务商背景资料；
4．询价小组成员构成；
5．询价采购的评价方法、标准及成交规则；
6．询价采购时间安排。
（二）采购方案按照审批权限由主管领导、招标管理委员会进行审议审定（采购方案审批表见附表1）。
（三）组织实施询价的步骤：
1．合同承办部门依据批准的询价采购方案组建询价小组，询价小组成员应由合同承办部门、财务部、主管领导组成，必要时也可邀请外部技术、经济专家参加。
2．合同承办部门召集询价小组开会，介绍采购项目情况、询价成交原则，进行内部分工。
3．合同承办部门向服务商发出“询价采购邀请函”并提供询价文件，要求参加询价的服务商在规定的时间内提供密封的报价文件。对已发出的询价文件有实质性变动的，询价小组应当以书面形式通知所有被邀请的服务商。
4．服务商提交报价文件后，询价小组全体成员应当集中对服务商的报价文件进行比较。询价过程中，应当遵循以下规则：服务商只能一次报出不得更改的价格，并对询价文件的全部技术和商务要求做出承诺；报价文件应该由询价小组全体人员共同开封；询价比较工作结束之前，询价小组成员不得私下或单独接触服务商。
5．询价小组应出具询价记录单，推荐服务商及确定价格，询价记录单应经询价小组全体成员共同签字（询价记录单见附表3）。
（四）采购结果按照审批权限由主管领导、招标管理委员会进行审议审定（采购结果审批表见附表2）。
（五）合同承办部门以会议纪要（或采购方案审批表、采购结果审批表）、询价记录单为依据，签订采购合同。
第十一条 单一来源采购是指直接向一家服务商发出邀请，通过直接谈判确定服务商的采购方式。
目录式采购也适用于单一来源采购原则和采购程序，原则上应选择排名第一的服务商进行谈判采购。
第十二条 单一来源采购应当遵循下列基本程序：
（一）制订采购方案
合同承办部门编制单一来源谈判采购方案，谈判采购方案应包括以下主要内容：
1．项目概述和采购范围；
2．单一来源谈判采购的理由、资金落实情况；
3．服务商资格要求及拟邀请谈判的服务商背景资料；
4．谈判小组成员构成；
5．谈判采购的标准及成交规则；
6．谈判采购时间安排。
（二）采购方案根据审批权限由主管领导、招标管理委员会进行审议审定（采购方案审批表见附表1）。
（三）组织实施谈判步骤：
1．合同承办部门依据批准的谈判采购方案组建谈判小组，谈判小组成员应由合同承办部门、财务部、主管领导组成，必要时也可邀请外部技术、经济专家参加。
2．合同承办部门召集谈判小组开会，介绍采购项目情况、谈判成交原则，进行内部分工。
3．合同承办部门组织服务商进行技术交流和技术澄清，必要时组织技术确认。
4．进行商务价格谈判。
5．谈判小组根据成交规则，推荐服务商及确定价格，签署谈判纪要。谈判纪要应由谈判小组全体成员与服务商代表共同签字（谈判纪要格式见附件2）。
（四）采购结果根据审批权限由主管领导、招标管理委员会进行审议审定（采购结果审批表见附表2）。
（五）合同承办部门以会议纪要（或采购方案审批表、采购结果审批表）、谈判纪要为依据，签订采购合同。
第三章 其他要求
第十三条 应严格按照本办法规定程序开展非招标采购的相关工作，严禁以非招标采购方式规避招标。
第十四条 非招标采购应做好前期准备工作，根据季度或年度需求，提前开展工作，缩短采购时间，提高采购效率。 
第十五条 合同承办部门对合同履约情况和服务商进行管理，完善服务商评价机制，为选择信誉好的服务商，建立优秀服务商名录提供参考依据。
第十六条 合同承办部门对非招标采购过程资料进行收集、整理、归档，及时做好相关数据的统计、上报等工作。
第十七条 所有参加非招标采购的人员应当恪守职业道德，严禁有下列行为：
（一）与服务商或者与采购结果有利害关系的人进行私下接触；
（二）明知本人的亲属或其他利害关系人直接或间接参与本项目的采购，不主动回避的；
（三）收受服务商、中介人以及其他利害关系人的财物或者其他好处；
（四）向服务商透漏相关文件的评审、成交服务商的推荐等情况；
（五）其他违反职业道德和工作纪律的行为。

第五章 附 则
第十八条 本办法由招标管理处负责解释。
第十九条 本办法自印发之日起施行。
第二十条 本办法涉及的相关附件
附件1：采购方案（模板）
附件2：谈判纪要（模板）
第二十一条 本办法涉及的相关表单
附表1：采购方案审批表
附表2：采购结果审批表
附表3：询价记录单

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附件1：

采购项目名称（全称）
采 购 方 案

谈判组织单位（全称）：

年 月 日
1．项目概况：
〇工程项目：主要介绍项目的名称、功能用途、建设地址、项目业主、资金来源、投资审批、规模、标准等基本情况，介绍规划许可、勘察设计及相关核准手续等基本情况，以及已经具备或正待落实的各项条件；
〇物资采购项目：主要介绍项目名称、种类及规模、使用功能、技术标准、质量、交货地点、交货期、服务、价格和项目进展情况等内容；
〇服务项目：主要介绍项目名称、服务内容、服务标准、计费依据等内容。
2．采购内容：
工作内容、工作范围；合同价款及构成；质量和技术要求；履行期限、地点和方式；合同价款的结算与支付；违约责任；争议的解决方式等。
3．采购估算金额：
约 万元。
4．采购方式：
拟采取的采购方式（竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购）及理由。
5．采购计划：
（1）谈判（询价）小组：本项目谈判（询价）小组人员共 人，由组织处室 处人员（ 人）、工程处（ 人）、技术处（ 人）造价与法律事务处（ 人）、……、特邀技术专家（ 人）组成。
（2）谈判（询价）对象：
（3）谈判（询价）时间：
（4）成交原则：
6．其他需要说明的事项

附件2：
采购项目名称（全称）
合同谈判纪要
时间：
地点：
参会单位及人员：
会议主要内容：
根据 （会议精神、呈批件、委托函等依据） ,管道建设项目经理部 （谈判组织处室） 处会同 处、 处与 （谈判相对方）组织进行 （谈判项目名称） 合同谈判。经过双方平等协商与谈判，就如下内容达成一致：
一、 合同范围：
二、 质量标准与要求：
三、 合同履约期限：
四、 定价方式及合同价格：
五、 结算方式：
六、 其它：
附件1：合同价格表及计算依据（如有）
附件2：其它（如有）
纪要会签栏：
内蒙古洁源燃气有限公司：
：
：
：
（谈判相对方）：
附表1：
采购方案审批表
项目名称

项目类别
〇工程项目 〇物资采购 〇服务
估算金额
（万元）

财务部意见

采购方式
〇 竞争性谈判
〇 询价
〇 单一来源
采购负责人

承办部门意见

采购对象

谈判小组构成

谈判时间

成交原则

主管领导意见

　年 月 日
总经理意见

年 月 日

附表2：
采购结果审批表
项目名称

项目类别
〇工程项目 〇物资采购 〇服务
采购金额
（万元）

财务部门意见

采购方式
〇 竞争性谈判
〇 询价
〇 单一来源
采购负责人

承办部门意见：

采购对象

采购过程
（可附采购结果报告、采购会议纪要）
主管领导意见

年 月 日
总经理意见

年 月 日

附表3：
询价记录单
选商项目

项目概况

承办部门

主 持 人

签约依据

询价时间

地 点

序号
交易商
询价内容及应答
1

2

3

...

评审与推荐

（写明推荐理由和拟推荐单位）
询价小组
成员签字

时 间： 年 月 日