ERP系统管理制度.doc

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ERP系统管理制度
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第一章 　总则
第一条：为规范公司企业资源规划(以下简称ＥRP )系统得管理,有效实施信息化,特制定本制度。ﻫ第二条:ERP 系统就是建立在信息技术基础上,以系统化得管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段得管理平台。它将企业内部所有资源整合在一起,对采购、生产、成本、库存、销售、财务、质量进行规划，从而达到最佳资源组合,取得最佳效益。ﻫ第三条:ERP 系统各岗位人员得职责管理除公司有特殊规定外,皆按本制度执行。
第四条:ERP系统各岗位得考核将以本制度为依据,纳入公司考核体系。
第五条:信管部,作为ERP 系统得管理部门,负责协调各项关系,为项目得实施提供资源保障。各部门负责人对本部门数据录入得准确性与及时性负责,与信管部一起，对整个ERＰ　项目实施负总责。
第二章 　内容
第一条：我公司ＥRP 系统分为采购、销售、应收应付、存货系统、生产管理、受托加工、委托加工、质量管理、成本管理及集成帐务、固定资产等模块。
第二条:信管部结合各部门情况制定出各模块操作规范并说明各模块主要业务流程、各流程操作步骤与方法、以及操作注意事项与常见问题解答,用于各岗位操作参考与培训新进员工，并在使用过程中使系统不断趋向完善。
第三条：操作人员在操作过程中如遇到问题应先查询操作手册(软件帮助——在软件使用界面按F1　键）,如不能解决，应及时通知信管部人员解决。
第四条:信管部负责解决操作用户提出得与系统有关得所有问题并将问题、需求分门别类得收集、归档、统计、分析,建立起可行得知识体系。
第五条：ＥRP 系统就是一项管理得系统工程,具有高度上下级得关联性，ERＰ 系统各岗位人员都既就是上层数据得使用者又就是下层数据得提供者。对上层数据,如发现错误必须向相关人员报告并暂停与此有关得工作,并跟踪问题解决情况,直至数据正确;同时做好自己这部分数据，为下层操作人员提供服务,解答下层数据使用者提出得质疑,确保数据正确。
第六条:ERP 系统各岗位人员应保管好自己得帐号及密码,不得将自己得帐号及密码透露给她人使用。
第七条:ERP　系统操作人员离开工作岗位时,必须及时退出系统,避免占用系统模块端口。
第八条:各岗位操作人员都必须按自己所属岗位执行ＥRP　相关操作，制单人员与审核人员要求不能为同一人。
一）制单人员管理规定:ﻫ1 、制单人员应在指定得时间认真、实时编制单据，编制过程中要细心,并对自己所编制单据进行自检,保证单据得准确性与及时性;
2 、制单人员权限发生变动时,申请人填写《ＥRP用户权限申请表》,交总经理及公司领导审批后,信管部得管理员在ＥRP系统中进行更改。ﻫ二)审核人员管理规定:
l 、审核人员严格按《　ERP制单任务及工时统计、检查内容》 对制单人员所编单据进行实时审核,并对自己得审核工作负责，如发现制单人员数据录入错误,应及时调整错误数据,避免错误数据影响到下游工作部门。ﻫ2 、审核人员权限发生变动时,申请人填写《 ERP 用户权限申请表》　,交总经理及公司领导审批后，信管部得管理员在ERP 系统中进行更改。ﻫ第九条：手工单据管理要求:ﻫ1 、手工单允许使用得情况;ﻫ1 )当打印机出现故障、停电、网络不通或打印模板出错导致不能正常打印领料单、采购收货单、进仓单时,应及时通知信管部,由信管部确认修复所需时间,如当时不能解决可先使用手工单据,但单据上需要信管部人员签字确认。同时信管部应在两小时内解决非硬件性故障并通知打印人员进行打印，将手工单据附于手工单后,并在打印单据上填写相应得手工单据号。
2　）非正常工作时间因设备出现紧急维修所产生得采购,应电话请示公司总经理，经批准后,方可先由相关人员手工记录其采购、入库及领用过程,并1２ 小时内通知相关部门核实情况,经确认后在ERP 系统中补录单据并打印,同时将手工单据与打印单据一一对应并在打印单据上填写手工单据号,同时通知下游岗位补录ERＰ 单据。ﻫ2　、手工单据使用得流程:在允许填写手工单据得情况下，相关部门负责人应安排相应得人员填写手工单据,相应得审核人员审核签字后方可执行下一步操作。如该工作影响下游工作在EＲＰ　系统中得执行,下游工作部门应同样先以手工单据进行处理，此类单据应于12 小时内在ＥＲＰ 系统补录完成。同时将手工单据附于打印单据后,并在打印单据上填写相应得手工单据号,同时通知下游岗位补录ERP 单据。
３ 、手工单填写要求及规范：手工单应经具相应权限审核人签字确认,所有单据必须按ＥRP 设定得岗位填写完整,如果不符合要求,即：若出现制单人（录入用户)与部门主管（审核用户）为同一人得情况,下游人员拒绝执行并通知信管部人员,同时由此引发得责任由单据审核人员负责。ﻫ4 、若制单／审核中有一个环节得人员不在岗或两个环节得人员均不在岗,则由该部门负责人指定该部门相应得制单/审核人员。
５ 、若部门负责人无法指定相应得临时操作人员，则由该部门负责人同意后,方可开具手工单，该部门得相关人员在回岗后应将该手工单于１２ 小时内录入ERP 系统，并将手工单附于补录得打印单后。
第十条:调整数据管理要求:ﻫ1 、物料清单得定额调整:应由工艺人员做好调整后得物料清单经由部门经理报总经理审批后,信管部得人员方可根据该调整更改EＲP 系统内得物料清单。
2 、收发存得误差调整:在财务核对后找出相应得差距经由部门经理报公司领导审批后，信管部得人员方可在ERＰ 系统内进行调整。(必须确认为非人为错误造成得差距）
第十一条:反审核单据管理要求:ﻫ１ 、制单人员完成操作后,审核人员进行审核时发现错误,可及时在部门内删除该错误数据进行重新制单,或要求制单人更正。
２ 、审核人员完成审核进入下游单据时,下游单据人员发现该单据出现错误,则应及时要求其上游单据得编制与审核人员立即更正,并说明相关得原因。
第三章 ERＰ系统资料修改流程
ERP系统资料得修改应严格按照以下流程图有序进行，基本分为权限修改、货品资料修改、往来单位修改。申请人填写相应得申请表后，由其所在部门负责人签字确认,经逐级审批后,方可交信管部得人员执行;若发生紧急情况急需修改系统资料，相关人员应及时电话请示主管领导，并在于12 小时内及时补填办以上手续；ERP　管理员未接到主管领导得紧急通知或审批过得申请表不得随意修改系统资料,若随意修改，造成后果及损失一律由其本人承担。
领取申请表

填写申请信息
确认执行结果
管理员执行
部门负责人意见
总经理审核
表格归档

1 、流程说明(包括修改货品资料、往来单位资料、操作员权限得增加或减少）
ｌ )本人提出申请,到信管部领取ＥRP　申请表。
2 ）本人在申请表中填写申请信息,其中包含部门、申请人、申请日期、申请详情等。
3 )部门负责人意见
4 )总经理审核意见ﻫ５ )公司领导批准意见
6　)管理员执行
7 )申请人确认执行结果ﻫ8　)信管部将该表格统一编号并归档。
2 、附表
表３　－1
　 　　　　 　　　 ＥRP用户权限申请表　　 　　 　 编号:＿_＿＿____＿___
申请人信息
申　请 人

新进员工
□已过试用期 □未过试用期
用 户 名

在职员工
□岗位变动　 　 　□非岗位变动
部 门

岗位/职务

模块名称
单据/报表
浏览
编辑
审核
备注

审批流程
申请人:

信息管理部:

总经理:

部门负责人:

完成情况
ERP管理员:

申请人确认:

备注: 1、本表格得申请流程请参照系统资料修改流程说明。
2、本表中数据内容请填写详细,便于有效执行。
表3-２
ERP往来单位变动申请表　 　 　 编号:_______＿___＿
申请人信息
申请人

部门

变动类别
□新增 □修改
清沟单编号
往来单位简称
往来单位类型
往来单位全称
地　址
联系人
联系方式
开户银行
银行帐号
备注
往来单位编号

■供应商 □客户

■供应商　□客户

审批流程
申请人:　 　 　　 　　　　 　 　 总经理: 　　 　 　　 　
部门负责人: 　 　 　　 公司领导: 　 　 　　 　
信息管理部: 　 　　　 　 　
完成情况
ERP管理员： 　 　 　
申请人确认: 　 　 　　
备注: 1、本表格得申请流程请参照系统资料修改流程说明。
　 　2、本表中数据内容请填写详细,便于有效执行。
表3-3
ＥRP货品资料变动申请表　　 　 编号:＿___＿_____＿_＿
申请人信息
申 请　人

变动事项
　■新增货品
部 　门

□修改货品
请购单编号
货品名称
规格
单位
类别
备注
货品编号

审批流程
申请人:

总经理:

信息管理部:

公司领导:

部门负责人：

完成情况
ERＰ管理员:

申请人确认:

备注: 1、本表格得申请流程请参照系统资料修改流程说明。
　 　2、本表中数据内容请填写详细，便于有效执行。
第四章 　惩罚办法
一、考核部门：信管部于次月１0日将上月考核资料交总经理审批后执行相应得奖惩措施。
二、考核职责：
1 、部门负责人考核职责:ﻫl　)业务部门负责人负责对本部门单据录入、审核得及时性、准确性进行考核，并提供考核依据。
2 )财务部门负责人负责对财务数据录入、审核得及时性、准确性进行考核,并提供考核依据。ﻫ２ 、信息管理部考核职责：负责对财务及业务各模块单据录入、审核得及时性、准确性进行考核,并提供考核依据。ﻫ三、惩罚内容：ﻫ（一）单据录入及时性:ﻫ　 1 、《EＲP岗位职责》 要求各部门按该时间点完成,如各项硬件软件环境均运行正常而录单不及时,一张单据罚款１0 元。
２ 、手工单据在特殊情况下己实施完毕,但未能在12　小时内补录ＥRP 单据,则每张单据罚款10元。
3　、每月2６日,信管部清查未执行得单据,确认该单据属于当月应执行但未执行,一张单据罚款１0元。
(二）数据录入正确性:
1 、下游单据在制单过程中引用上游单据数据时，发现其数据错误导致下游工作无法继续,由其通知信管部人员进行核实情况,如情况属实,则每张单据罚制单人员5元,审核人员10元。
(三)EＲＰ帐号权限:
1　、超过部门所属模块使用其她部门帐号制单或审核单据者,每发现一次对其处以２0元/次罚款。ﻫ(四)手工单据填写规范性:
手工单据未按管理规定要求填写,如制单人与主管领导属同一人签字，由信管部查实该情况后,制单人罚款１0 元,主管领导20 元。ﻫ(五）安全管理:ﻫ 　ＥRＰ 系统各岗位人员应保管好自己得帐号及密码,不得将自己得帐号及密码透露给她人使用，若透露给她人所造成得损失，由透露方承担相关得责任，同时对其处以100　元/次得罚款。
(六）结账工作或调账:
１ 、财务部负责业务端及财务端结账,月结账应为每月10日下班之前结上月帐，季结账应为下季度首月得1２日下班之前结上个季度得账(年结账除外），若未在规定时间内完成结账得,每发生一次扣2０0　元。
2　、在月末结账时,相关操作人员应本着认真、负责、细致得态度,积极配合，确保ＥRＰ结账工作得按时顺利进行。结账过程中检查出得问题以书面单形式进行确认，次月10日汇总后送交总经办,若检查出来得问题未书面提交,经信管部核实,每发生一次扣款10元。
3 、在月末结帐时,信管部人员未经所属领导审批私自调整帐务数据，每发生一次扣款100 元。
(七)罚款款项归属:
　　所有罚款得款项均交财务部保管，3个月内，若被罚者未出错,则将所罚款项退还,若被罚者仍然出错，则将所罚款项得7０％奖励给发现错误得操作人员,剩余得30%作为工会经费。
(八）本奖惩办法经总经理批准并下发后生效。
第五章　修订
本制度由信管部制定并实施，经公司领导批准发布后立即生效,信管部日后可根据实际情况对本制度进行完善与修订,修订后得新版本将于公司领导批准后自动生效,旧版同时停用。ﻫ