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OA系统运行管理制度

第一章 总则

一、 目的：
1. 加强OA系统运行管理，保证系统有序、安全运行。
2. 理清流程、分清责任、明确权限及办理时限，提高工作效率、减少推诿扯皮。
3. 建立信息集成平台，增强领导监控能力。
4. 强力推行无纸化办公，实现OA系统价值的最大化。
二、 适用范围：本制度适用于 公司所有员工。
三、 职责：
(一) 行政人事部
1. 负责OA系统的建设、维护和服务支撑工作。
2. 负责OA系统规章制度制定，以及对制度执行情况进行检查、考核。
3. 负责OA系统流程设计、修改。
(二) 公司领导（各部门部长、分管副总、总经理）
1. 支持OA系统建设，在公司强力推行无纸化办公、减少纸质文稿审批。
2. 按时限及表单要求审批各项业务流程；对发起的业务流程把关，严禁不合理、不合规的流程进入下道工序。
3. 对分管的业务流程实施检查、考核，确保每项流程按时完成，杜绝超期办理。
(三) OA系统管理员
1. 维护OA系统运行，不破坏系统安全，不私自串改、删除他人账户信息。
2. 及时处理OA系统运行过程中的各种问题，必要时组织操作培训。
3. 对固定业务流程检查，对超期办理、违规签批的行为进行监督。
(四) 其他使用人员
1. 流程发起人：按时限要求提交各项业务流程，并对办理业务流程的后续节点进行跟踪、催办。
2. 按时处理待办事项，尽量保证待办流程数量为0。
3. 系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照岗位职责、工作权限、时限要求，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。
4. 线上审批要以线下沟通为基础，各部门在发起业务流程前应事先充分沟通。
四、 运行基础：
(一) 用户开户与注销
1. 开通：按工作需要，需开通OA账户的需经部门部长同意后由系统管理员开通。
2. 注销：人员离职后一周内，行政人事部通知系统管理员完成离职人员账户注销。
(二) 账户安全
1. 系统使用人员的账号初始密码为000000，使用人员登陆后必须修改密码，并避免他人使用。若密码丢失，由本人提出申请，部门负责人或上级领导同意后，系统管理员恢复初始密码。
(三) 使用规范
1. 登陆地址：http://222.173.171.190:75/C6/
2. 在线要求：为保证各项业务办理及响应时间，以下为强制要求。
A. 有办公电脑、或有共用的办公电脑的用户每天至少登陆OA系统2次（上午1次，下午1次），休息时间不作要求；
B. 配备手机OA的用户，在休息时间也要登陆OA处理待办事项，要求每天至少登陆2次；
C. 其他因办公条件限制，不能保证每天登陆OA系统的用户，至少要每周登陆1次OA，对待办流程进行处理。
3. OA系统使用实行实名制，任何人不得在OA系统上发布与公司工作无关的内容，言论应遵守公司各项规章制度。

第二章 业务流程管理

五、流程管理：
(一) 管理原则
1. 层级管理：按岗位职责与职务级别层层审批，严禁跳跃主管领导、分管领导，各级领导批阅OA除了审查正文还需对流程把关，流程设置要符合管理原则。
2. 跟踪督办：是谁发起由谁跟踪，为谁服务就由谁督办，归谁管理由谁负责，经公司领导批阅的OA由对口部门跟踪落实，要明确时限、落实到人，不能有遗漏。
3. 统一管理：由行政人事部统一制定、统一模板、统一办理时限。
(二) 流程的办理时限
1. 流程办理的各个节点时限超出设置的时限即为超时。
2. 流程发起在签批过程中另涉及其他业务，需制定方案、开展调查、核算成本的，办理时限可再增加1-2个工作日。若预估在增加2个工作日后仍不能完成的，应在意见栏说明原因，写明完成时限后让流程继续流转（或写明原因后暂存待办），并在承诺的截止日期前对流程完成处理。
3. 配备了手机OA的用户，在请假休息时也要对签批时限进行考核。
（三）关于申请单与请购单的要求
1. 属于办公用品的请填写申请单，属于办公设备的请填写请购单，详细条目见下：
办公用品：各种纸、笔、文件夹/柜、登记表、档案盒、档案袋、桌椅、劳保用品（需要申请的）、礼品（酒、电饭煲等）、电脑维修、更换及购买电脑配件等。
办公设备：申请电脑、打印机、空调等各种设备以及金额较大的各种办公设备。
六、签批要求：
(一) 表态说明
1. “已阅”：仅指已阅读或知悉相关内容。
2. “不同意”：指对当前处理内容不同意，或有其他意见，选择不同意要注明原因。
3. “同意”：对当前处理的内容全部同意，且无其他异议。
（二）流程签批把关
1、标题不详细,不能简单概述正文内容的流程，在会签时要予以回退。
2、流程设置不符合层级管理原则的，在会签时要予以回退。
3、正文陈述不清楚，诉求不明，意见不明，表述不清的流程，在会签时要予以回退。
4、发起人不正确的流程，在会签时要予以回退。

第三章 考核管理
七、考核：
1. 超时办理，每次扣款XX元。
2. 出现违规签批，每次扣款XX元。
3. 未按时限要求发起流程，每次扣款XX元。
4. 主管领导、分管领导对业务流程把关不严，让不合理、不合规的流程进入下道工序的，每次扣款XX元。
5. 在线时长或次数未达要求，一周内超过1次的每，每次扣款XX元。
6. 危害系统安全，侦测、盗用他人账号和密码等信息，刺探服务器配置和数据库信息，上传病毒文件，每次罚款XX元；造成OA系统运行中断或其他损失的由公司另行处理。
7. 违反制度其他规定，或未尽到制度规定的相应职责，视情节轻重处XX元处罚。

第六章 附则

八、本制度由行政人事部负责解释与补充。
九、本制度自发布之日起生效。
十、前期规定与本制度不一致处，以本制度规定为准。

XXXXXXXX公司
2018年2月5日