采购部管理制度与工作流程.doc

采购管理制度与工作流程

一、 目的：
为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。
二、 适用范围：
适用于本公司采购管理。
三、内容：
1、 总则
为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
2、 采购基本流程
采购需求（公司各部门）---采购计划（采购员）---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---计划对账---财务结算 。

采购流程图如下图所示：
采购需求

财务部确认付款条件及帐期

总经理/财务
总经理审批
采购计划
审批
寻找供应商
采购部

总监
寻价、比价、议价
采购洽谈

董事长审批
验收
不合格
入仓
退货
计划对账
合同的签订
交货验收
验收合格
下单
建立供应商资料

财务结算

1） 采购计划：采购员应根据需求部门请购单和公司需求计划制订采购计划。
2） 供应商的选择和考核：
供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。
3）询价、比价、议价
4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。
5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。
6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。
7）财务结算：货物入库后，财务结算。
采购订购
3、申请商品采购流程图采购部审批（有合同）
采购部审批（无合同）
总经理/财务审批
请购部门
提出需求

1）请购部门提出采购需求，填写物质采购计划表
2）采购部制定采购计划，由采购部负责人报总经理、财务审批；
3）审批通过后，由采购主管下单。
4、申请付款流程图
总经理/财务部审批
采购部审批
采购人对账
采购

财务部付款

1） 采购商品入仓后，做应付款计划
2） 采购员根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致，不一致的找出原因，调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款；
3） 采购部审批到期应付款
4） 总经理批准付款
5、商品到货验收流程
进仓
仓管验货
成本会计审核入库单
仓管打入库单

1） 仓库根据供应商送货单验收产品
2） 验收后打入库单，核对入库单金额是否与送货单金额一致，一致后方可审核入库，不一致需报采购审核，采购在当日给予答复
同意
退单
6、退货流程
不同意
请购部门退货
供应商
仓库
采购部审核

报 损
需求部门

1） 请购部门填写退货申请单，写明原因
2） 采购部根据供应商合同和合作情况，审核退货申请
3） 审核通过可退回仓库，仓库每周以供应商为单位做退货单
4） 不能退回供应商的，做报损处理，报损比例不得超过0.5%

采购管理制度
一、 建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表。
二、 建立、建全比价制度，保证采购产品的质优价廉。
三、 每月底将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划。
四、 签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知请购部门或请购人。
五、 所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。
六、 验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。
七、请购单及其提报规定
1) 请购单应按照要素填写完整、清晰 ，由公司领导审核批准后报采购部门；
2) 固定资产申购按照（固定资产购置申请表）的格式进行填写提报；
3) 其他材料设备及工程项目申购按照（物资采购申请表.）的格式填写提报；
4) 日常零星采购按照公司印制的按照（物资采购审批单）的格式填写提报；
5) 请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份；
6) 涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；
7) 如遇公司急需的物资，公司领导不在的情况，可以xx或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。
8) 如果是指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须做出书面说明。
9）请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
八、公司物资请购单的提报部门
（1）公司经营所需的医药物资、劳务、固定资产、及其他项目由医务部门提报；
（2）公司生活及办公的物资、固定资产、后勤服务或其他生活及办公项目由行政部门提报；
（3）公司各部门专用的物资由各部门自行提报。
请购单的接收及分发规定
九、请购的接收要点
1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；
2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整、不清晰得不采购，相关说明和技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；
3）通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存；
4）对于不符合规定和撤销的请购物资，应及时通知请购部门。
2、请购单的分发规定
1）对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；
2）对于紧急请购项目应优先处理；
3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；
4）重要的项目采购前，应征的公司相关领导的建议。

五、采购部职责（现阶段公司无采购部）
采购部工作职责
1.制定并完善采购制度和采购流程：
（1）根据公司的长期计划，拟定采购部门的工作方针和目标；
（2）负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法，确保贯彻执行；
2.制定并实施采购计划：
（1）根据公司的拓展规模以及年度的经营目标，制订有效的采购目标和采购计划；
（2）审核采购需求，统筹策划和确定采购内容，制订采购计划；
（3）组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求，熟悉各种产品的供应渠道和市场变化情况，据此编制采购预算和采购计划；
（4）根据采购管理程序，负责采购项目的谈判、签约，检查合同的执行和落实情况；
（6）督导检查仓库的验收、入库、出库及管理工作，确保采销质量；
3.采购成本预算和控制：
（1）编制月度和周采购预算，实施采购的预防控制和过程控制，有效降低成本；
（2）采购价格审核、预算、报价，达到有效的成本控制；
（4）对采购合同履行过程进行管理、监督检查，及时支付相关款项；
4.选择并管理供应商：
（1）根据公司的销售需求，选定价格合理、产品质量可靠、信誉好、服务优质的供应厂商，建立长期战略同盟；
（2）建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及市场价格状况和走势的综合评估系统；
（3）不断开发新的供应渠道和供应商，加强对新老客户的走访和调查；
（4）制定供应商管理办法，加强对供应商的管理、考核，确保供应商提供产品的优良性；
采购部负责人岗位职责
1、直配供应商的引进及维护
2、采购部日常管理，主要包括：
（1）部门工作安排（日、周、月）
（2）供应商谈判，
（3）相关流程制定和调整
（4）突发事件的处理
3、订单的审核，参考安全库存
4、应付款的管控
5、库存金额的管控以及消耗
6、审核并调整周月采购需求和计划
6、与其他部门的协调
7、库配需求的统计和采购计划的制定
8、日常订单的制定和跟进
9、退货处理
10、库配供应商的谈判、引进和维护
11、批发毛利率与毛利额周、月报表
13、货品残损率周、月报表；
14、库存商品缺货率汇总日反馈报表（公司标准比例不可超20%）；
采购员岗位职责
1、系统信息更新
2、仓库库存的掌控
3、资料的整理（供应商合同，报价单、资质、调价归档）
4、直配供应商的沟通和维护
5、直配供应商引进制度的制定和落实
6、库存情况周、月报表
7、供应商应付款的统计、结算与协调
8、直配商应收款和应付款的统计、结算和监控
9、相关表格的制作和归档