费用报销与借款管理制度.doc

费用报销与借款
审 管理制度

文件编号： CW18-10-02
版 本： V1.0
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生效日期： 2018.12.01
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1 目的
规范公司的费用销费行为及流程，达到降低成本费用以及资金有效使用的目的，特制定本制度。
2 范围
适用于公司差旅费报销付款、费用报销付款、员工借款付款之管理。
3 定义
差旅费报销
长途交通费
指县县以上（含）发生的长途交通费，如：飞机票（含机场巴士费用）、火车票、轮船票、长途汽车票
交通补贴
指公司给予市内交通车票、县镇交通车票、镇镇交通车票等在内的交通费的包干补贴
费用报销
销售费用
指运费、广告费、参展费、招投标费、彩页印刷等。
研发经费
指产品研发过程中需要对外支付的各项费用，包括样品费、检测费、计量费等。
管理费用
办公费、房租水电费、电话费、汽车费、招待费、招聘费、培训费、福利支出等。
财务费用
指手续费、汇兑损益、利息支出等。
员工借款
因公借款
公司员工因工作原因需要出差外地或其他公务之需要，方可向公司借款；
个人借款
公司员工确实有个人经济困难的，特批后，可向公司借款；
4 职责
申请付款人
按规定填写各类报销及付款申请单据。
各部门
审核报销及付款业务的真实性。
财务部
1、复核报销及付款是否真实，是否符合规定；
2、根据审批后的单据予以付款；
3、归档以上审批后的单据，并进行帐务处理；
董事长
最终审批各项费用
5 内容
5.1差旅费报销：
5.1.1差旅费分为：长途交通费、出差补贴（包括交通补贴和膳食补贴）、住宿费。
5.1.2 差旅费用标准：
5.1.2.1国内差旅给付标准 (币别：人民币)
国内差旅费报销标准：
级别
费用类别
总裁、董事长
副总裁
总监、副总监
部门经理、主管
普通员工
长途交通费
实支
实支
实支
实支
实支
住宿标准（元）
省会、特区、直辖市
实支
250
210
170
160
其他
实支
200
140
120
110
膳食及交通补贴（元）
实支
60
60
60
60
5.1.2.2国际差旅报销标准 (币别：人民币)
城市，国家
住宿费标准
膳食及交通标准（元人民币/天）
出境地
房间标准
元人民币
/间/天
Dubai, UAE
杜拜，阿联酋
单人间
1090
200
香港
Dar-Es-Salaam,Tanzania
达累斯萨拉姆,坦桑尼亚
双人间
1100
200
香港
Istanbul,Turkey
伊斯坦布尔,土耳其
单人间
700
320
香港
Tashkent, Uzbekistan
塔什干，乌兹别克斯坦
双人间
860
200
乌鲁木齐
Hanoi, Vietnam
河内，越南
双人间
620
200
广州
Sao Paulo,Brazil
圣保罗，巴西
双人间
620
320
香港
Bangkok,Thailand
曼谷,泰国
双人间
780
200
香港
Cairo,Egypt
开罗,埃及
双人间
700
320
香港
Dusseldorf, Germany
杜塞尔多夫，德国
双人间
1250
320
香港
Moscow, Russia
莫斯科，俄罗斯
单人间
940
320
北京
注：① 以上国际差旅中，乘船至香港过境时其中船票部分的退税金额为HK$120.00/人，国际出差人应将退返的税金部分在报销时予以注明，并全额交还公司；
② 由香港过境补助为60.00/次，如果香港过境日期与离开/到达深圳日期及国际航班起飞/回程降落日期一致，则补助标准以60.00/次为准，不再重复计算该日国内给付的膳食补助及国外给付的膳食及交通补贴；
③ 以上住宿标准为当地住宿之最高标准，当实际发生费用低于住宿标准者，按照实际发生予以报销，实际住宿费用超过以上住宿标准，以住宿标准金额报销；
④若出差的城市未包括在上述表格之内，则于国际业务部门给出报销标准的建议，由财务部审核后经董事长批准后执行。
5.1.3差旅费相关说明:
5.1.3.1长途交通费说明:
（1）长途交通费原则上必须以电脑打印票据认定(特殊地区无电脑打印车票，出差人必须在车票上注明清楚出差起始地点和出差日期并在车票背面签字)，无相应单据者或使用公司交通工具者交通费一律不予以报销；
（2）公司主管级以下（含）因业务外出，原则上应搭乘火车（最高标准为硬卧）、汽车、轮船（经济仓）等公共交通工具（含驻外人员）；
（3） 公司主管级以上（不含）总监级以下（含），原则上选择对公司最有利的交通工具；
（4）公司副总裁及以上（含）出差，交通工具可自行决定；
（5）乘坐火车，从晚上8时至次日晨7时之间，在车上过夜6小时以上的，可购硬席卧铺票，且可同时报销50%的住宿费（按普通城市标准），不用提供住宿发票；
（6）工作日出差人员就近回家省亲办事的按请假处理，需走请假审批手续，其间多发生的车船费用，个人自理，若少于正常车船费的，按实报销。回家省亲期间不报销出差补贴和住宿费。
（7）长期在外出差的客服类人员（一年内出差超过180天以上），每年度可报销四次单程回家车票；
（8）特殊情况，需要提升交通工具的，应事先征得董事长同意，应在钉钉《通用审批》，逐级报董事长审批，并抄送财务部，报销时将钉钉审批完的页面打印附报销单后面。
备注：飞机需选择经济舱，火车需选择硬卧以下，高铁需选择二等座，高于此标准者财务不予报销。
5.1.3.2住宿费说明:
（1）对于出差者因商务单位有提供住宿的，不支付住宿补费；
（2）对于因参加外训或到外地参加活动由举办单位统一安排食宿，不支付住宿补贴；
（3）如本公司备有住宿场所时，不支付住宿补贴，在家或是亲友家住宿不发生住宿费的，可按标准报销50%住宿费；
（4）国内出差人员在报销住宿补贴时，需提供与出差地点、出差时间相符真实有效的发票，报销天数以实际住宿天数为准；
（5）不同报销级别人员一起出差的，可按同行最高标准限额据实报销；
（6）出差期间请假或是调休的，不报销该期间的住宿费和出差补贴，但客服类人员在出差当地调休可报销住宿费（限两天），不报出差补贴，回家调休不报住宿及补贴；
（7）出差人员如果出差城市和地区如因节假日、任何盛典导致当地酒店价格上涨，应事先征得董事长同意，应在钉钉《通用审批》，逐级报董事长审批，并抄送财务部付款会计，报销时将钉钉审批完的页面打印附报销单后面；
（8）国内出差期间合计发生的住宿费低于报销标准的，节约部分给予出差人员50%补贴；
（9）国内出差，可预估在同一地点出差时间较长的，可选择短租公寓等较为经济的住宿方式，节约部分给予出差人员50%补贴；
（10）国际出差，限额内据实报销。
5.1.3.3膳食及交通补贴说明：
（1）膳食及交通补贴共60元，包括膳食补贴40元，市内交通补贴20元；
（2）膳食及交通补贴计算时以离开驻地城市长途交通票据记载时间到返回驻地长途交通票据记载时间为准，如出差人到武汉乘火车出差，离开深圳时间为2006年1月5日22：00，返回到达深圳时间为2006年1月8日09：00，则计算膳食补贴天数为4天；
（3）客服类人员在外出差期间，当天有工作安排才有出差补贴（60元/天），公交票不另外报销；
（4）膳食及交通补贴在报销的过程中不需提供相关票据；
（5）出差人员出差到达目的地至住地往返可自行选择合适的交通工具，据实报销，不扣减当天市内交通补贴。
5.1.4 差旅费报销的其他相关规定：
5.1.4.1特殊费用的规定：
（1）出差期间发生招待费的，应事先通过钉钉《通用审批》逐级审批至董事长，并抄送财务，报销时应打印审批表附在报销单后面；
（2）出差补贴包括了20元交通补贴，原则上不再另报销交通费。若特殊情况需要搭乘出租车等费用较高的交通工具，且费用显著高于交通补贴时，应事先经得部门负责人批准，并提供真实有效的发票按实报销，当天不再另报交通补贴；
（3）出差期间发生其他费用的，应事先经得公司批准，单次金额在100元以下且累计300元以下，由部门负责人批准；单次金额在200元以下且累计在500元以下，由分管副总裁或是总裁批准；单次金额超过200元，或是累计超过500元，由董事长批准。申请人应事先通过钉钉《通用审批》提交审批并抄送财务部。报销时需打印审批单附在单据后面。
5.2 其他费用报销:
5.2.1费用的事前报批：
（1）预算内费用，若预算已经过公司批准，则无需另外事前报批；
（2）或是预算内项目，但超出原预算金额的，应事前报批；
（3）预算外费用在发生前需要事先报批，单次金额在100元以下且月累计300元以下，由部门负责人批准；单次金额在200元以下且月累计在500元以下，由分管副总裁或是总裁批准；单次金额超过200元，或是累计超过500元，由董事长批准。申请人应事先通过钉钉《通用审批》提交审批并抄送财务部。报销时需打印审批单附在单据后面。
5.2.2报销费用的类别：
（1）销售部门发生的运费、广告费、参展费、招投标费、彩页印刷费等；
（2）公司发生的办公费、房租水电费、行政事业费、固定资产维护费、汽车费、通讯费、活动经费、审计费、人员工资、招聘费、培训费、体检费等；
（3）产品开发费、产品注册费、检测费、计量费、年审费等；
（4）招待费用；
（5）其他杂费。
备注：从公司账上直接扣款的费用无需报销，如下列费用，只须报批：
（1）各月应发的员工社会保险以及公司座机电话费；
（2）各种应交税费（不包括印花税、车船使用税）。
5.2.4 福利性费用报销：
福利性费用的报销的标准另外规定，由行政人力资源部拟定名单，经董事长批准后抄送财务部。
5.3 员工借款及备用金:
5.3.1借款用途的规定：
5.3.1.1因公借款及备用用途的规定：借款必须是用于工作之需要，不得将借款用作私用；5.3.1.2个人借款用途的规定：借款必须是用于个人经济困难，不得套用公司借款。
5.3.2借款额度的规定：
5.3.2.1因公借款额度的规定：
（1）驻外销售人员的最高借款额度定为3000元/人，特殊情况，需要超出借款额的借款人员，必须申请特批，说明借款的用途和需要借款的原因，报总裁审批后，方可借款；
（2）非驻外人员需要出差的，可视出差的时间、出差的地点、出差的目的来申请相应的借款额度；
（3）其他因公借款额度的规定，根据公务之需要，视实际情况，申请相应的借款额度。
（4）部门备用金根据需要申请，额度不超过10000元，备用金具体管理人由部门负责人指定，部门负责人承担连带责任。
5.3.2.2个人借款额度的规定：最高限额不超过个人月固定工资额度，由其上级领导提供担保；
5.3.4借款的偿还：
（1）借款人员在报销时应先冲减借款。
（2）备用金、驻外人员等需长期保留的借款，报销时可不冲减或是部分冲减，保持余额和规定的限额相近。
（3）个人借款申请书或是借条等凭据，财务将装订入凭证，不归还借款人，借款人以报销单冲抵借款的，会在报销单上注明冲借款，以现金归还的，财务将会开具收据。
（4）财务会定其编制对账单与借款人核对，至少每年一次。
（5）年度结束时，借款人应结清借款，及时处理报销单，若报销的费用不够冲抵借款的应归还现金，备用金也需先归还，再借出。
5.4单据填写及附件规定：
5.4.1出差填写差旅费报销单，其他费用填写费用报销单，借款填写借款申请单，直接支付给第三方的填写付款申请单。
5.4.2填写要求:所有单据必须用黑色钢笔填写，字迹清楚，不得涂改,大小写一致；
5.4.3粘贴要求:报销单据应按照报销性质等进行粘贴,如发票与收据应分开粘贴报销；
5.4.4票据要求:所有报销发票应以实际发生的发票为依据，报销发票不得相互冲抵；
5.4.5报销差旅费时若在报销单上写不全内容的，应另填写《差旅费报销清单》，客户部等长期出差人员还应附上工作报告。
5.4.6各种请示、请购等事前批准类文件应附在报销单后，如差旅费报销单后面应付出差申请，办公用品后面应附请购单或请购单汇总表等。
5.4.7若报销的费用需由其他部门承担的，则应在单据上列明或是另做表格列明，并经费用承担部门签字确认。
5.5审批流程及时间
5.5.1审批流程
逐级审批至分管总裁/副总裁，然后交财务部复核后，呈董事长审批。
5.5.2报销时间
各类费用应于费用发生后5个工作日内交财务审核，长期驻外的或是月底费用，于次月10日内交财务审核。
5.5.3付款时间
经审批完成的单据，财务于每周一和周四安排付款。
5.6制度之相容性规定：
5.6.1若在相关文件描述的与本制度相抵触，则以本制度为准;
5.6.2本制度未提及而在相关文件中有明确规定时，则以该规定为准;
5.6.3本制度及相关文件均未涉及的，须上报董事长决定。
5.7奖惩说明：
（1）公司对货币资金支付的审批，建立以 “谁批准，谁负责”为原则的责任追究制度，费用发生部门审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，而引起的不良后果，由审核人、批准人本人负连带责任；
（2）报销人营私舞弊、弄虚作假，不予报销不真实不合理部分。对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额20%--100%但不低于100元的罚款，并通报人事处理，对于情节严重的，考虑移至司法机关处理。
（3）审核、审批负责人，在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对其给予违规报销金额10%--50%但不低于200元的罚款。
（4）财务人员在收到报销单据后应复核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附附件是否合法合规等，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由；财务审核人员审核不严使公司造成损失的，对财务审核人员按违规报销金额5%--15%的罚款。
6记录和表格
记 录
编 号
保存地点
期 限
空白表格
《差旅费报销单》
——
财务中心
10年
财务中心
《出差审批表》
----
行政中心/财务中心
1年
钉钉
《差旅费报销清单》
----
财务中心
10年
财务中心
《费用报销单》
——
财务中心
10年
财务中心
《付款申请单》
——
财务中心
10年
财务中心
《借款申请单》
——
财务中心
10年
财务中心

7 参考文件和资料（无）
8 本文件自二O一八年十二月一日起生效。
9 本文件解释权归属财务中心。