项目部文件管理制度.doc
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1、项目部文件管理制度为了规范施工项目部文件管理,理顺各类文件的收集、整理和归档职责,做到文件往来清晰有据、检索方便、可追朔性强,特制订项目部文件管理制度。一、项目文件分类及收集归档分工序号文件分类收集整理归 档(标识编目保管)备注1总承包人项目规划文件资料员资料员2合同协议类文件资料员资料员3总分包资质备案文件施工员(组)资料员4计划进展类文件计划员资料员5工程日志施工员(组)资料员6会议纪要资料员资料员纪要签发、签收、传阅7申请/报告类文件资料员资料员批复文件8工作联系单/备忘录类文件资料员资料员9总包通知资料员资料员回复文件10造价费用文件造价员(师)资料员11安全管理文件安全员(组)资料员
2、12现场采购文件材料员(组)资料员13图纸资料员资料员14施工文件施工员(组)资料员汇总、统计15竣工验收文件施工经理资料员16文件收/发放记录资料员资料员二、项目文件分类说明1、总承包人项目规划文件。包括:项目管理实施规划、项目协调程序、质量计划、安全/HSE管理规划、进度控制规定等。这类文件由项目部各职能组或专业技术人员根据项目情况编制,内部审核后报业主确认,作为项目指导控制类文件。2、合同协议类文件。包括:总承包合同、分包施工合同、补充协议、纪要。3、总分包资质备案文件。包括:分包资格报审、现场管理体系核查。该类文件需要向业主/监理报审。4、计划进展类文件。包括:(1)、开工报告。包括总
3、承包商向业主/监理提交的开工报告及分包商向总承包商提交的开工报告。开工报告是确定工期、合同履行的重要依据。(2)、施工总进度计划,季、月计划和三周滚动进度计划,上述进度计划报审表。(3)、工程暂停/复工令,工程延期审批。(4)、项目施工(月)进展报告。5、工程施工日志。工程施工日志由各职能组负责人组织每日编写,施工经理负责督促检查,按月汇集成册后交项目秘书归档。工程施工日志表格使用项目所在地规定的通用表格。6、会议纪要。按照管理关系和形成纪要方可按以下分别存放、归档。业主/总包会议纪要,纪要由业主方形成;总包/业主会议纪要,纪要由总包方形成;监理/总包会议纪要,纪要由监理方形成;总包/分包会议
4、纪要,纪要由总包方形成;其他,纪要由组织方形成。纪要应由现场负责人统一签发,项目秘书收集保管。7、申请/报告类文件。主要是对业主、监理、质量监督站、检测机构等形成的文件。跟踪该类文件的审批、回复,文件存放需要闭合。8、工作联系单/工程备忘录类文件。按照管理关系和形成文件方,可按以下分别存放、归档。跟踪该类文件的审批、回复,文件存放需要闭合。(1)、总包/业主工作联系单/工程备忘录,文件由总包方形成。(2)、总包/分包工作联系单/工程备忘录,文件由总包方形成。(3)、总包与其他相关方的工作联系单/工程备忘录,文件由总包方形成。(4)、分包/总包工作联系单/工程备忘录,文件由分包方形成。9、总包通
5、知。对施工分包商/设备材料供应商的指令性管理文件,由项目经理/施工经理统一签发,必须有分包商的回复文件,文件存放需要闭合。10、造价费用控制文件。应由造价员(师)组织整理,包括对业主的资金计划、付款申请及审批,对分包商的进度款审批,变更费用控制文件,竣工结算。其中现场签证、报价确认单等与施工管理密切相关工作。11、安全管理文件。安全管理文件主要包括但不限于以下:(1)、总包人安全管理规划、方案,管理规定。(2)、分包人安全资质、人员资格资料备案审查文件。(3)、安全专项方案及报审文件。(4)、总包人现场核查记录文件。(5)、总包人内部人员培训文件。(6)、总包人安全检查文件。(7)、总包人安全
6、管理总结文件。12、现场采购文件。应由采购组整理,还需及时将业主采购的设备/构配件/材料的质量保证资料,做详细统计,以备工程验收需要。13、图纸。除按合同规定向有关方提供的施工图纸外,工程项目部现场应至少保存两套完整的施工图纸,由项目资料员按专业统一编目保管。图纸原则上不外借,内部借阅需报项目经理批准,并办理借阅手续。借阅人对所借图纸的完整性、安全性负责。14、现场施工文件。包括:(1)、综合部分(施工组负责整理、汇总)。包括:A、设计交底、图纸会审,设计变更、洽商。按照专业分类,编制资料统计表,标明专业、已发单位。B、施工组织设计、施工方案及审批文件。编制资料统计表,标明专业、分包单位。C、
7、设备/构件/材料报验资料。包括:报验申请表、数量清单、质量证明文件及复试报告。编制资料统计表,标明专业、涉及部位、采购单位、数量清单、质量证明文件及复试报告份数。业主采购设备/构件/材料的资料按前述“12”执行。(2)、土建(建筑与结构)工程部分:包括测量定位资料、地基资料、施工试验记录、隐蔽工程检查记录、施工记录、质量检验记录、质量事故处理记录等。由各专业组形成整理、专业组负责人审核、施工组汇总。当为分包项目时,分包人负责按照要求形成整理,总包专业负责人审核、施工组汇总。(3)、安装工程部分:包括非标设备(件)制安、工业设备、工业管道、电气装置、自动化仪表等安装工程的质量检验及报验表、质控表
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