合同管理制度及流程图.doc

合同授权审批制度

第1章 总则
一、为明确企业合同审批权限，规范企业合同订立行为，加强对合同使用的监督，防范和降低因合同的签订给企业带来的风险，特制定本制度。
二、规范企业合同的拟定、审批及签章工作，以符合《中华人民共和国公司法》和《中华人民共和国合同法》等法律法规及规范性文件有关规定，确保合同的顺利履行，维护企业的合法权益。
第2章 适用范围
一、本制度所称合同指企业与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的合同或协议。
二、本制度适用于企业所有的书面合同审批，包括冠以合同、合约、协议、契约、意向书等名称的规范性文件的审批。
三、本制度中所称部门指代表企业洽谈、签订合同的各业务、职能部门。
四、本制度中所称业务经办人是合同谈判、签订及履行的第一责任人，并有责任保证合同最终文本与经各级审批后的合同文本在条款内容上的一致性。
第3章 授权审批职责
一、合同分类
1．一般性合同：合同标的在xx元资金支出或xx元资金收入以下的合同。
2．重大合同：合同标的超出xx元资金支出或xx元资金收入的合同。
二、企业对外签订合同均由总经理代表企业行使职权。
三、总经理职责。
1．审批企业所有格式合同和各部门的合同文本。
2．负责企业对外重大合同的签章，并审核超出各部门负责人审核权限的合同。
3．授权业务经办人员代表企业签订合同。
四、法律顾问职责
1．草拟企业主营业务格式合同或企业重大、特殊合同。
2．监督、指导各部门起草及修订合同文本。
第4章 授权审批流程
一、原则上，在业务谈判、双方达成一致意见后，各部门应尽可能使用企业制定的格式合同或部门合同文本。
二、法律顾问草拟的格式合同应经法务部经理、总经理审核批准后形成正式书面，变更程序亦同。
三、各部门草拟的合同文本应经法律顾问审查、法务部经理审核、总经理审批，然后形成正式书面，变更程序亦同。
四、业务经办人员与合同对方拟定的一般性合同，须经所属部门负责人初审、法律顾问审查后正式订立合同，变更程序亦同。
五、业务经办人员与合同对方拟定的重大合同，须经所属部门负责人初审、法律顾问审查、总经理审批后方能订立正式合同，变更程序亦同。
第5章 附则
一、本制度报总经理办公室审议批准后生效。
二、本制度自2014年××月××日实施。

合同会审制度

第1章 总则
一、为防范和控制合同可能的风险，加强对合同制定的监督，规范企业合同制定行为，制定本制度。
二、本制度适用于企业各类格式合同、部门合同文本的制定，以及对业务经办人员与合同对方拟定的合同的会审。
三、本制度所称会审，指合同在拟稿以后、正式生效之前，由合同关键条款涉及的其他专业部门（如技术、财务、销售等相关部门）会同企业法务部对合同文本进行审核。
第2章 合同的会审内容及要点
一、合同拟定
1．法律顾问会同各部门起草企业格式合同、各部门拟定本部门合同文本以及业务经办人与合同对方拟定合同的，分别由法律顾问、各部门负责人及业务经办人负责合同在会审过程中的传递。
2．合同拟定者须按企业规定在“合同会审单”上填写合同会审部门及人员名称。
3．合同拟定者负责合同连同“合同会审单”在整个会审过程的传递，直到合同盖上合同专用章后结束。
二、合同会审主体及内容
1．法务顾问主要负责对合同对方当事人身份和资格的审查及合同争议解决方式的审核。
2．财务部主要负责合同对方资信情况、价款支付等的审查。
3．法务顾问和财务部负责违约责任条款的审查，包括违约金的赔偿及经济损失的计算等。
三、合同会审要点
1．合法性。包括合同的主体、内容和形式是否合法；合同订立程序是否符合规定，会审意见是否齐备；资金的来源、使用及结算方式是否合法，资产动用的审批手续是否齐备等。
2．经济性。主要指合同内容是否符合企业的经济利益。
3．可行性。包括签约方是否具有资信及履约能力，是否具备签约资格；担保方式是否可靠；担保资产权属是否明确等。
4．严密性。包括合同条款及有关附件是否完整齐备；文字表述是否准确；附加条件是否适当合法；合同约定的权利义务是否明确；数量、价款、金额等标示是否准确。
第3章 合同会审管理规定
一、参与合同会审的部门应根据会审职责安排人员按时参加会审工作。
二、会审人员应对合同中相关内容认真仔细审查，发现疑问之处，应及时与合同拟定部门进行沟通。
三、会审中发现合同中确有不妥之处的，应责成合同拟定部门修改或重拟，直至确认无误。
四、各会审部门对合同的会审工作时间累计不得超过5个工作日。
五、会审通过的合同报总经理审批后，应统一进行分类连续编号，并由合同档案管理人员专人保管。
本制度经总经理批准后自××××年××月××日实施。

合同专用章管理制度
第1章 总则
一、为加强对企业合同的专用章管理，规范企业合同专用章的使用及保管，制定本制度。
二、本制度适用于企业合同专用章的使用、保管等。
第2章 合同专用章的使用
一、合同专用章由人事行政部指定专人保管。
二、企业因业务发展需要对外签订合同由企业总经理或其授权的人签章，同时加盖合同专用章。
三、合同专用章仅限用于有关合同的签订，未经总经理或法务顾问核准，不得在其他文件上使用。
四、业务经办人代表企业与合同对方签订合同的，需填写“合同专用章用印审批单”，经总经理审查同意后方可用印，并做好用印登记。
五、印章管理人员对用印范围和用印手续严格审查，并对用印情况进行登记，不应为以下合同提供合同专用章。
1．未经编号的合同。
2．缺少审核及报签文件的合同。
3．属于代签但缺少授权委托书的合同。
六、原则上，合同专用章不得携带外出使用。确因工作需要，必须带合同专用章到异地使用的，应经总经理批准，并到印章管理员处办理借用手续。
第3章 合同专用章的保管
一、合同用印后，印章管理人员应及时收回合同专用章。
二、未经领导批准，不得将合同专用章交给他人保管。印章管理人员因故临时请假，应经总经理批准后指定临时保管人员，并做好交接记录。
三、合同专用章存放在配锁的办公抽屉里，节假日放在安全处。
四、合同专用章内容需要变更时，应停止使用并交综合管理部予以封存或销毁。
五、合同专用章散失、损毁、被盗时，印章管理人员应及时报告领导予以处理，同时，登报挂失作废。
六、对于违反本规定，给企业造成损失的，应当依法追究其法律责任。
本制度自××××年××月××日起实施。

合同的归档、借阅管理
第1章 合同的归档
一、所有签署和盖章后的合同原件由谈判部门在第一时间交由人事行政部存档，并办理交接登记手续。原部门可备份一份复印件。 
二、所有合同按签署部门、合同类型、签署时间进行编号分类归档。 
第2章 合同的借阅
一、人事行政部合同管理人员根据借阅权限进行合同借阅管理，并作好借阅登记。 
二、合同借阅时间原则上须在借阅当日内归还，人事行政部合同管理人员进行合同借阅归还确认登记。  
第3章 合同管理职责界定 
一、公司合同由人事行政部统一管理；
二、人事行政部负责归档合同文本及日常合同的借阅服务； 
三、人事行政部负责合同归档情况的检查。

1、合同签订流程图
总裁
法律顾问
选择合同标的物的合作者
财务人员
合同协议对方
各部门负责人
调查拟签约对象资格
提供资料
调查拟签约对象的法律资格
调查拟签约对象的资信状况
初审
协商具体条款，拟定合同文本
审核
审核
确定拟签约对象名单
双方进行业务谈判
签定合同
审核

审核
部门
步骤

调查拟签约对象资格

确定拟签约对象

业务谈判并签订合同

2、合同的解除与变更流程图
法律
顾问
总裁
部门
步骤
合同
对方
业务经办人
合同档案管理员
各部门负责人

订立合同
履行中发现合同条款欠妥
申请变更或解除合同

审核
审核
提出变更或解除合同意见
审批
向合同对方提出变更或解除合同
协商变更或解除合同
达成合同变更或解除的协议
审核
审核
审批
签订合同变更或解除的书面协议
保管合同变更或解除的书面协议及资料

提出变更或
解除合同申请

变更或
解除合同

保管协议及资料