采购业务流程及管理制度.doc

浙江虹达特种橡胶制品有限公司

采购作业流程和管理制度

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总则
第一条 采购部门的划分
1．生产原材料采购：由采购部门负责办理批准然后采购员购买。
2．日常办公用品采购：由采购部门负责办理批准然后采购员购买。
3．对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。

第二条 采购作业方式
一般情况，采购部门依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：
1．集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。
2．长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。
3.未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有材料供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。
4.询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予认可价格；由此引起后果由责任人负全责。
5.采购作业合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。
6.工程等大额材料合同签订由分管采购副总经理以上级别人员办理。

第三条 采购作业处理期限
采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知有关部门以便参考，如果有变更时，应立即修正。

第四条 询价、比价、议价
(一)经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以xx或其他联络方式向供应厂商议价。
(二)凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经主管签字确认后上报。
(三)采购经办人员接到“材料采购单”后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。
(四)采购部门接到请购部门（生产部、总经理办）以xx联络的紧急采购情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。

第五条 审核及批准
附注：凡是列入固定资产管理的采购项目应该以“财产支出”批准权限进行上报。

第六条 订购
(一)采购经办人员接到经批准的“材料采购单”后，应以“订购单”向厂商订购，并以xx或传真确定交货(到货)日期，同时要求供应商在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”，材料需按款号标明分包包装。
(二)若属分批交货者，采购经办人员应在“材料采购单”上署名“分批交货”以供识别。
(三)采购经办人员使用暂借款采购时，应在“材料采购单”上署名“暂借款采购”，以供识别。
第六条 物流与运输
1、 采购部负责所采购物料以及公司成品发货的物流运输工作
2、对于所采购物料，根据数量、种类和生产使用情况采用集中运输或者分批送货。
3、运输工具的选择：由采购部根据实际情况据顶采用何种交通工具进行运输。
4、对于由供应商负责运送的货物，采购部应与供应商保持联系，保证所采购物料在运输过程中的安全和顺畅。

第七条 整理付款
1．材料仓库应按照已办妥收料的入库单单，经与供应商送货核对无误后，于第二日将原始单送会计部门。
2．缺交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。
3．超交应经主管批准后，才能依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。

第八条 价格复核与市场行情资料提供
1．采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。
2．采购部门应就企业内所需要的材料，提供市场行情资料，作为材料批准价格的参考。

第九条 质量复核
采购部应就企业内所使用的材料质量予以复核(如材料选用、质量检验等)。

第十条 异常处理
审查作业中，若发现异常情况，采购单位审查部门应立即附异常情况报告资料，通知有关部门处理。

附则

第十一条本办法经总经理批准后实施，增设修订亦同。

采购主、辅料管理制度补充

1、根据计划单采购主、辅、料。
2、现款采购：采购员必须凭有经理签字的借款单向财务部借款，采购回来后，采购员持货品、购货发票或收据到仓库办理入库手续，由仓库保管员验收并开出入库单，（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途签字）。入库单必须通过采购员、保管员、会计签字后。随同购货发票或收据才能由经理签字。然后到财务部办理报销手续。
3、订单采购：供应商货到后，由采购员到仓库办理入库手续，由仓库保管员验收并开出入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途）。入库单必须通过采购员、保管员签字。并将第二联传递会计作往来帐。供应商需要结款时，应凭入库单，随同购货发票或收据由经理签字，然后到财务部办理结算手续。

采购部架构图

总经理
采购经理
采购专员
仓库管理员

部门目标：
在保证质量的前提下，以最优惠的价格与优质的服务采购，从而保证公司对所有材料的需求。
部门职责：
1、制定材料的战略采购计划
2、建立供应商的管理机制
3、供应商市场制定分析、评估
4、实施采购计划
5、制定账务管理办法
6、制定费用计算办法
7、制定员工绩效管理：
8、统计、分析

采 购 经 理 岗 位 职 责
职位名称：采购经理
所属部门： 采购部
直接上级：总经理
直接下级：采购专员
岗位职责：
一、 采购计划与预算
1、 根据公司总体计划和预算，结合业务量，组织编制采购计划与预算，报领导审批后组织执行。
2、 根据公司业务的实际情况，及时调整采购计划，确保采购任务的按时完成。
二、 物资采购过程管理
1、 组织采购人员进行市场调查，向供应商发出询价单，及时收集整理价格信息，并编写询价报告，向企业领导请示。
2、 组织相关人员与选定的供货商洽谈，达成一致意向后签订供货合同，并监督、督促供货商严格履行合同。
3、 负责整个采购过程的监督管理，保证物资采购及时。
三、 采购物资验收
1、 组织相关人员，会同质量管理部，对采购物资进行清点验收。
2、 合格后办理相入库、结算等手续，如发现问题，按合同规定进行相应处理。
四、 采购渠道拓展与供应商管理
1、 负责建立物资采购的供应体系，多方面开拓供应渠道，并进行开拓供应渠道，并进行妥善管理。
2、 与供应商保持良好的合作关系，并与供应商就价格、交货期、数量等问题进行沟通。
3、 负责组织对供应商进行全面评价，对不合格供应商提出处理方案。
五、 采购成本控制
1、 根据企业采购计划的安排，以及对物资市场价格变动趋势的分析，编制每一采购项目预算。
2、 根据预算企业采购计划的安排，以及对物资市场价格变动趋势的分析，编制每一采购项目预算。
六、 部门管理
1、 负责对本部门所属员工的业务指导、绩效考核等工作。
2、 处理部门内部日常事务。
3、 负责本部门各项工作的开展、人员调配、工作安排等工作。
考核重点：
一、 各项采购任务的及时完成情况
二、 各项物资采购的及时到位情况
三、 采购物资质量合格率
四、 物资供应的稳定与及时程度
五、 采购成本的有效控制程度
六、 各项工作计划的及时完成情况及员工绩效考核结果

采购员岗位职责

职位名称：采购专员
所属部门： 采购部
直接上级：采购经理
工作目标：
要求将公司的生产所需的保质、保量安全及时的满足
权力与责任：
1、严格遵守公司的各项规章制度和有关规定；
2、根据生产计划和资金情况，编制采购计划；
3、全面负责生产所用的原料、包装材料的采购工作；
4、掌握好实际库存和在途物料情况；
5、合理安排采购顺序，对紧缺物料及需长距离采购的原料应提前安排采购划及时购进；
6、对主要原料供应商进行考查；
7、负责签订购货合同；
8、严格执行原料包装材料入库检验制度；
9、随时掌握原料，包装材料市场行情负责；
工作职责：
1、采购管理制度、采购作业流程、委外加工作业流程的执行与完善；

2、考察供货商的产品质量、供货能力、企业质量保证能力、企业信誉等方面，在现有供应商基础上不断寻求新的供应商，以确保供应资源的丰富与宽阔的选择范围，负责新增供应商的寻访、调查，并组织相关部门进行评估、审查。

3、按照要求保质保量地组织好原料采购供应工作，并随时掌握合同履行情况，合同中必须注明我公司对产品质量要求的条款，如需更改合同，在请示后，得到批准方可执行；

4、负责收集新材料的应用信息，做好市场分析，随时掌握国家相关产品的标准和政策变化，做好政策分析，为公司决策提供有价值信息；
5、对供应商进行询价、比价、议价，并上报相关信息（交货周期、日产能、最低订购量、包装要求、品质标准、价格条件等）；

6、市场行情的调查、动态资讯收集、整理，及时上报，以便及时调整采购策略；

7、依业务订单适时、适品、适量的采购，并跟催采购进度，确保订购物料按时、按量、保质送达我司仓库，协调销售、生产的有效进行。订单变更与撤消、品质要求变更与供方之间的及时信息传递，确保供方满足我公司之需求。

8、与供应商采购异常、退、换货、补偿事宜的处理，确保我司利益；
加强与供应商的沟通与联络，确保货源充足，供货质量稳定，交货时间准确；做到遵纪守法、秉公办事、大公无私、廉洁自律的职业道德，做到诚实虚心、尽职尽责、不断学习业务知识，提高业务工作能力的敬业精神；

仓库管理员岗位职责

职位名称：仓库管理员
所属部门： 采购部
直接上级：采购经理
素质要求：
1． 有管理类和财经类相关知识，熟悉货仓管理业务；
2． 熟悉橡胶制造工厂物资情况，对橡胶制造工厂物资运作流程、帐目、物资储藏、搬运工具保养等教熟悉；
3． 有熟练的电脑基础，具备现代化货仓管理才能；
4． 工作认真负责，严格按要求办事。

岗位职责：
1． 做好仓库日常管理事务。
2． 做好各种安全防患工作，确保货仓安全不出事故。
3． 了解工厂每月、每日的情况，根据所需库存储备制定申购计划。
4． 熟悉所管物品的性能、特点及方法，按品种、规格、型号、分门类进行摆放，做到整齐有序。
5． 入库前的物品要清点数量、检查质量，对不符合标准的物品不予验收，并及时向上级主管报告，杜绝少数、不合格品入库。
6． 对进货情况和库存物品、原料的消耗及库存必须做到心中有数。
7． 凡入库的物品一律填写出、入库单，对指定用途的物质，应通知使用部门派人验收质量；对生产原材料、小五金工具，监督仓库员验收数量。
8． 先进先出原则保质保量分发各类物品，物品出仓必须由部门主管签字开领料单方可发货，严禁先出货，后补手续的错误做法，严禁白条发货，对超出保管期或出现滞存情况，及时报执行经理并提出处理意见；
9． 保证所开的货料单据（包括只拨单、入库单、领料单、调拨单等）的准确性和完整性，定期返到财务部以备会计及时核算，以上所有单据必须由相关人员签名；
10. 每日下班前需根据所开的货料单据进行电脑计帐；
11. 不定期盘点所有货物，做到帐物相符。
12. 月终会同出纳进行存货盘点，并按时间将准确的月终盘点报送到财务部门；
13. 对出纳前日发放的赠券进行稽核，发现问题及时与出纳进行核对并上报财务部；
14. 完成上司临时交办的工作。