公务员礼仪修养之语言礼仪规范6.doc

---------------------------------------------------------------范文最新推荐------------------------------------------------------

公务员礼仪修养之语言礼仪规范6

 
 
    三、特殊的公函
    除了上述一般的公务信函之外，基层公务员还会在工作中经常遇到一些有特定目的和使用场合的公函，例如祝贺信、感谢信、慰问信、邀请信等。每一种特定公函都有相应的写作规范和使用要求，基层公务员应当予以严格遵守。
    （一）祝贺函
    祝贺函简称贺信，即在对方取得重大成绩、有了喜庆之事时向对方表示祝贺的信函。
    1.格式要求。祝贺信函一般由标题、称谓、正文、落款四部分构成。标题即在首行正中位置书写的“贺信”两字。称谓即被祝贺单位或个人的名称。落款即发函者的署名及发函日期。
    祝贺信函的正文由三部分构成：一是以简要的篇幅向对方表示热烈祝贺，写清向谁祝贺、为什么祝贺等。二是祝贺的内容，即所贺之事的重大意义。三是发函者的希望和祝愿。上级写给下级的可写希望、要求；写给会议的，则可用“祝大会圆满成功”等话语。
    2.注意事项。祝贺信函的语言要充满热情、喜悦之意和温暖、愉快之感，并给人以鼓励和希望。颂扬与赞美之词要恰如其分，不能过分夸大或拔高。祝贺信函的发送要及时，要赶在有关活动的前边。
    （二）慰问函
    慰问函是机关单位或个人对某人、某集体表示慰问而写的信件。在对方取得突出成绩时，或在对方遇到困难、遭到不幸时，均可以写慰问信表示慰勉、鼓励、安慰和同情。
     1.格式要求。慰问函的构成同祝贺信基本相同，在格式上也很相似，只是正文内容有所区别。
    慰问函的正文由两部分构成：一是慰问的背景和原因，并致以诚恳亲切、充满关怀之情的慰问之语。
    二是对对方辛劳的工作或所受的遭遇表示深切的同情和慰勉，或对对方所取得的重大贡献和所具有的某种精神表示褒扬和嘉奖。
    2.注意事项。要根据不同对象用不同的写作素材及慰勉用语。感情要真挚热情，充满亲切之情。文字简练，篇幅须短小。
    （三）邀请函
    邀请函又叫请柬，也称请帖，是单位、团体或个人邀请有关人员出席隆重的会议、典礼，参加某些重大活动时发出的礼仪性书信。它不仅表示礼貌庄重，也有凭证作用。
    1.格式要求。请柬一般由标题、称谓、正文、落款四部分组成。
    标题即用大字书写的“请柬”两字，在第一行中间，或者占用一页，当作封面。
    称谓即被请者的单位名称或姓名，另起一行或一页顶格书写，姓名之后写上职务、职称等，如“同志”、“先生”、“教授”、“经理”、“主任”等。
    正文应写清活动时间、地点、内容、要求，并用“敬请参加”、“敬候光临”、“敬请届时光临”等语结束。
    落款即发函者的署名与发函日期。
    2.请柬的形式要美观大方，不可用书信纸或单位的信函纸草草了事，而应用红纸或特制的请柬填写。所用语言应恳切、热诚，文字须准确、简练、文雅。
    条据礼仪
    条据，即人们在工作与生活中为证明或说明某种事由而留给他人的便条。条据即是便条的正式称谓。
    基层公务员出于工作需要，经常会给别人留下，或者要求别人给自己留下某种条据。条据是基层公务员接触较多的一种应用文体。
    条据虽然短小，但却有着很多具体的规范和要求。这些规范和要求即本节所述的条据礼仪。条据礼仪的总体要求，就是要根据不同的类别遵守相应的写作和使用规范，在说明事实、维护己方利益的同时对收据者表示谦恭友好、不卑不亢的态度。
    基层公务员日常接触的条据可按用途和目的的不同划分为凭据性条据和说明性条据两大类。各类条据既有着各不相同的具体规则，也有许多大致相同，需要共同遵守的基本要求。

“第一印象是最重要的印象”，别人对您最初的评价是基于您的装束、谈吐和举动。您要有适当的仪表，公司产品是一流的产品，您就要用一流的仪表去销售它。与客户相对，不管是立、是坐、还是行，一定要具备一种吸引对方的魅力。

　　立 姿：

　　错误的站立姿势

　　1、垂头

　　2、垂下巴

　　3、含胸

　　4、腹部松驰

　　5、肚腩凸出

　　6、臂部凸出

　　7、耸肩

　　8、驼背

　　9、曲腿

　　10、斜腰

　　11、依靠物体

　　12、双手抱在胸前

　　正确的站立姿势

　　1、头正、颈直、两眼平视前方，表情自然明朗，收下颏、闭嘴。

　　2、挺胸、双肩平，微向后张，使上体自然挺拨，上身肌肉微微放松。

　　3、收腹。收腹可以使胸部突起，也可以使臀部上抬，同时大腿肌肉会出现紧张感，这样会给人以“力度感”。

　　4、收臀部，使臀部略为上翘。

　　5、两臂自然下垂，男士手背在身后，或垂于体侧。

　　6、两腿挺直，膝盖相碰，脚跟略为分开，对男士来讲，双腿张开与肩宽。

　　7、身体重心通过两腿中间、脚的前端的位置上。

　　坐 姿：

　　不美坐姿

　　1、脊背弯曲。

　　2、头伸过于向下。

　　3、耸肩

　　4、瘫坐在椅子上。

　　5、翘二郎腿时频繁摇腿。

　　6、双脚大分叉或呈八字形：双脚交叉；足尖翘起：半脱鞋；两脚在地上蹭来蹭去。

　　7、坐时手中不停地摆弄东西，如头发、饰品、手指、戒指之类。

　　正确坐姿

　　1、坐下之前应轻轻拉椅子，用右腿抵住椅背，轻轻用右手拉出，切忌开出大声。

　　2、坐下的动作不要太快或太慢、太重或太轻，太快显得有失教养，太慢则显得无时间观念；太重给人粗鲁不雅的印象；太轻给人谨小慎微的感觉。应大方自然。不卑不亢轻轻落座。

　　3、坐下后上半身应与桌子保持一个拳头左右的距离，坐满椅子的2/3，不要只坐一个边或深陷椅中。

　　4、坐下后上身应保持直立，不要前倾或后仰，更不要搭拉肩膀、驼背、含胸等，给人以萎靡不振的印象。

　　5、肩部放松、手自然下垂，交握在膝上，五指并拢，或一手放在沙发或椅子扶干上，另一只手放在膝上。

　　6、两腿、膝并拢，一般不要翘腿，千万不要抖动肢尖；两脚踝内侧互相并拢，两足尖约距10cm左右。

　　7、坐着与人交谈时，双眼应平视对方，但时间不易过长或过短；也可使用手势，但不可过多或过大。

　　走 姿：

　　错误的走姿

　　1、速度过快或过慢

　　2、笨重

　　3、身体摆动不优美，上身摆动过大

　　4、含胸

　　5、歪脖

　　6、斜腰

　　7、挺腹

　　8、扭动臂部幅度过大

　　◇正确的走姿

　　1、速度适中，不要过快或过慢，过快给人轻浮印象，过慢则显得没有时间观念，没有活力。

　　2、头正颈直，两眼平视前方，面色爽朗。

　　3、上身挺直，挺胸收腹。

　　4、两臂收紧，自然前后摆动，前摆稍向里折约35度，后摆向后约15度。

　　5、男性脚步应稳重、大方、有力。

　　6、身份重心在脚掌前部，两腿跟走在一条直线上，脚尖偏离中心线约10度。

　　眼神礼仪

　　眼睛是大脑的延伸，大脑的思想动向、内心想法等都可以从眼睛中看出来。

　　第一、不能对关系不熟或一般的人长时间凝视，否则将被视为一种无礼行为。

　　第二、与新客户的谈话，眼神礼仪是：眼睛看对方眼睛或嘴巴的“三角区”标准注视时间是交谈时间的30%-60%，这叫“社交注视”。

　　第三、眼睛注视对方的时间超过整个交谈时间的60%，属于超时注视，一般使用这种眼神看人是失礼的。

　　第四、眼睛注视对方的时间低于整个交谈时间的30%，属低时型注视，一般也是失礼的注视，表明他的内心自卑或企业掩饰什么或对人对话都不感兴趣。

　　第五、眼睛转动的幅度与快慢都不要太快或太慢，眼睛转动稍快表示聪明、有活力，但如果太快由表示不诚实、不成熟、给人轻浮、不庄重的印象，如“挤眉弄眼”、“贼眉鼠眼”指的就是这种情况，但是，眼睛也不能转得太慢，否则就是“死鱼眼睛”。

　　第六、恰当使用亲密注视，和亲近的人谈话，可以注视他的整个上身，叫：“亲密注视”。

　　　手势礼仪

　　很多手势都可以反映人的修养、性格。所以销售人员要注意手势的幅度、次数、力度等。

　　手势礼仪之一，大小适度。在社交场合，应注意手势的大水幅度。手势的上界一般不应超过对方的视线，下界不低于自己的胸区，左右摆的范围不要太宽，应在人的胸前或右方进行。一般场合，手势动作幅度不宜过大，次数不宜过多，不宜重复。

　　手势礼仪之二，自然亲切，与人交往时，多用柔和曲线的手势，少用生硬的直线条手势，以求拉近心理距离。

　　手势礼仪之三：避免不良手势：

　　1、与人交谈时，讲到自己不要用手指自己的鼻尖，而应用手掌按在胸口上。

　　2、谈到别人时，不可用手指别人，更忌讳背后对人指点等不礼貌的手势。

　　3、初见新客户时，避免抓头发、玩饰物、掏鼻孔、剔牙齿、抬腕看表、高兴时拉袖子等粗鲁的手势动作。

　　4、避免交谈时指手划脚、手势动作过多过大。

　　手势礼仪之四，标准礼仪握手应是：

　　1、场全：一般在见面和离别时用。冬季握手应摘下手套，以示尊重对方。一般应站着握手，除非生病或特殊场合，但也要欠身握手，以示敬意。

　　2、谁先伸手：一般来说，和妇女、长者、主人、领导人、名人打交道时，为了尊重他们，把是否愿意握手的主动权赋予了他们。但如果另一方先伸了手，妇女、长者、主人、领导人、名人等为了礼貌起见也应伸出手来握。见面时对方不伸手，则应向对方点头或鞠躬以示敬意。见面的对方如果是自己的长辈或贵宾，先伸了手，则应该快步走近，用双方握住对方的手，以示敬意，并问候对方“您好”，“见到您很高兴”等。

　　3、握手方式：和新客户握手时，应伸出右手，掌心向左虎口向上，以轻触对方为准（如果男士和女士握手，则男士应轻轻握住女士的手指部分）。时间1-3秒钟，轻轻摇动1-3下。

　　4、握手力量轻重：根据双方交往程度确定。和新客户握手应轻握，但不可绵软无力；和老客户应握重些，表明礼貌、热情。

　　5、握手时表情应自然、面带微笑，眼睛注视对方。

　　总之公司销售人员应尽量避免不良动作。

　　公司销售人员着装要求：

　　进行销售工作时，男士应穿深色西装、结领带、穿白衬衫和西裤。女士最好穿白衬衫和裙子。总的着装要求是：

　　公司销售人员应按公司规定着装。

　　1、在销售工作中，衣着要适合自己的身材，要整洁、自然、大方，穿在身上自我感觉舒服。

　　2、服装应当适合自己的年龄。

　　3、服装应适合自己的职业和身份。

　　服饰应体现一种礼貌。在销售工程中，应选择符合环境和礼节的服饰。

　　西装是目前世界各地最常见、最标准的销售人员用服。西装与衬衫、领带、皮鞋、袜子、裤带等是一个统一的整体，它们彼此之间的统一协调，能使穿着者显得稳重高雅，自然潇洒。

　　来源：万策智业网

 

    会议礼仪
    会议，通常是指将特定范围的人员召集在一起，对某些专门问题进行研究、讨论，有时还需作出决定的一种社会活动的形式。在处理日常性行政事务时，各级政府部门往往召开各种会议。
    不论是召集、组织会议，还是参加会议，为会议服务，基层公务员都有一些基本守则、规矩必须遵守。此类与会议相关的守则、规矩，就包括会议礼仪。会议礼仪的关键性内容有会务性工作、会场的排座、会风的端正等三项。
    一、会务性工作
    但凡正规的会议，均须进行缜密而细致的组织工作。具体而言，会议的组织工作，在其进行前、进行时与进行后又各有不同的要求。凡此种种，均可称为会务工作。负责会务工作的基层公务员，在其具体工作之中，一定要遵守常规，讲究礼仪，细致严谨，作好准备。
    （一）会议之前
     在会议的种种组织工作中，以会前的组织工作最为关键。它在大体上包括以下四个不同的方面。
    1.会议的筹备。举行任何会议，皆须先行确定其主题（包括会议名称）。这是会前有关领导集体已经确定了的。负责筹备会议的工作人员，则应围绕会议主题，将领导议定的会议的规模、时间、议程等组织落实。通常要组成专门班子，明确分工，责任到人。
    2.通知的拟发。按常规，举行正式会议均应提前向与会者下发会议通知。它是指由会议的主办单位发给所有与会单位或全体与会者的书面文件，同时还包括向有关单位或嘉宾发的邀请函件。基层公务员在这方面主要应做好两件事。
    其一，拟好通知。会议通知一般应由标题、主题、会期、出席对象、报到时间、报到地点以及与会要求等七项要点组成。拟写通知时，应保证其完整而规范。
    其二，及时送达。下发会议通知，应设法保证其及时送达，不得耽搁延误。
    3.文件的起草。会议上所用的各种文件材料，一般应在会前准备妥当。需要认真准备的会议文件，主要有会议的议程、开幕词、闭幕词、主题报告、大会决议、典型材料、背景介绍等。有的文件应在与会者报到时就要下发。
    4.常规性准备。负责会务工作时，往往有必要对一些会议所涉及的具体细节问题，做好充分的准备工作。
    其一，做好会场的布置。对于会议举行的场地要有所选择，对于会场的桌椅要根据需要作好安排，对于开会时所需的各种音响、照明、投影、摄像、摄影、录音、空调、通风设备和多媒体设备等，应提前进行调试检查。
    其二，根据会议的规定，与外界搞好沟通。比如向有关新闻部门、公安保卫部门进行通报。
    其三，会议用品的采办。有时，一些会议用品，如纸张、本册、笔具、文件夹、姓名卡、座位签以及饮料、声像用具，还需要补充、采购。
    （二）会议期间
     负责会议具体工作的基层公务员，一丝不苟地做好下列工作。
    1.例行服务。会议举行期间，一般应安排专人在会场内外负责迎送、引导、陪同与会人员。对与会的贵宾以及老、弱、病、残、孕者，少数民族人士、宗教界人士、港澳台同胞、海外华人和外国人，往往还须进行重点照顾。对于与会者的正当要求，应有求必应。
    2.会议签到。为掌握到会人数，严肃会议纪律，凡大型会议或重要会议，通常要求与会者在入场时签名报到。会议签到的通行方式有三：一是签名报到，二是交券报到，三是刷卡报到。负责此项工作的人员，应及时向会议的负责人进行通报。
    3.餐饮安排。举行较长时间的会议，一般会为与会者安排会间的工作餐。与此同时，还应为与会者提供卫生可口的饮料。会上所提供的饮料，最好便于与会者自助饮用，不提倡为其频频斟茶续水。那样做往往既不卫生、安全，又有可能妨碍对方。如果必要，还应为外来的与会者在住宿、交通方面提供力所能及、符合规定的方便条件。
    4.现场记录。凡重要的会议，均应进行现场记录，其具体方式有笔记、打印、录入、录音、录像等。可单用某一种，也可交叉使用。
    负责手写笔记会议记录时，对会议名称、出席人数、时间地点、发言内容、讨论事项、临时动议、表决选举等基本内容要力求做到完整、准确、清晰。
    5.编写简报。有些重要会议，往往在会议期间要编写会议简报。编写会议简报的基本要求是快、准、简。快，是要求其讲究时效；准，是要求其准确无误；简，则是要求文字精炼。

 

19 / 19