非公开招标采购方式管理办法.doc

****商业系统
非招标采购方式管理办法

第一章 总 则
第一条 为进一步规范****商业系统采购管理，推进非招标方式采购工作制度化、规范化，依据《**企业采购管理规定》（**办〔2012〕***号）、《****商业系统“应招尽招”“真招实招”实施细则》（**办〔2016〕**号），制订本办法。
第二条 本办法适用于****商业系统各独立法人单位及控股企业采用非招标方式采购物资、工程和服务。
第三条 非招标采购方式，是指竞争性谈判、单一来源和询价采购方式。
第四条 采购方式的选择应符合《**企业采购管理规定》要求。
第五条 非招标方式采购，可以自行组织实施，也可以委托招标代理机构组织实施。
第二章 竞争性谈判
第六条 竞争性谈判过程包括制定谈判文件、发布邀请、接受报名、确定邀请参加谈判的供应商、成立谈判小组、谈判、确定成交供应商等主要环节。
第七条 采购实施部门对采购行为承担主体责任，负责市场调研、采购需求分析、合同起草、签约履约、信息发布、验收、档案保管等工作。
第八条 采购实施部门负责起草谈判文件，文件应包括采购需求、供应商资格条件、谈判邀请、谈判程序、谈判方法、成交标准、价格构成或者报价要求、响应文件编制要求、过程中可能实质性变动的内容、响应文件提交的截止时间、合同草案条款以及谈判时间及地点等。
谈判文件应当结合项目实际给予潜在谈判对象充分的编制响应文件的时间；应当要求谈判报价按照规定格式密封报价。
谈判文件经实施部门集体审查后，送相关职能部门履行审核程序，填写《招标文件审批表》。
第九条 采购实施部门负责发布谈判邀请信息。谈判邀请信息至少要在行业网站公告，公告期不得低于3个工作日。
报名不足3家的，发布二次公告；仍不足3家的，由推荐产生；其中采购实施部门代表推荐的参与谈判的供应商数量不超过总数的一半，采购实施部门通过公开形式向本单位职工征求意见的，不在此限制之内。
第十条 采购实施部门负责接受报名工作，并填写《报名信息初审表》。
第十一条 在监督部门的监督下，采购办从符合资格条件的供应商名单中，通过随机方式选择不少于3家拟邀请供应商，抽取结果要记录在《非招标方式采购记录表》（附件1）。
第十二条 采购实施部门负责向拟邀请参加竞争性谈判的供应商提供谈判文件。
第十三条 一般在谈判当日，采购办牵头组织采购实施部门、有关专家组成谈判小组，谈判小组组长一般由谈判小组推举产生。谈判小组由3人以上（含3人）的单数组成，其中采购实施部门代表不能超过成员总数的三分之一。事关职工切身利益的采购事项，应邀请职工代表参与谈判或监督。
谈判小组应在谈判现场宣读谈判纪律，填写谈判记录。
第十四条 谈判小组在谈判文件约定的时间、地点集体接收参加谈判的供应商提交的谈判文件，对谈判文件的密封性进行检查。
第十五条 谈判小组举行闭门会议，商定谈判目标，对响应文件进行评审，确认是否符合采购需求、是否满足质量和服务要求，填写报价记录。未实质性响应的按无效处理，谈判小组应当告知有关供应商。
第十六条 谈判小组所有成员集中与每一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。
谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。
第十七条 谈判及报价的轮数根据谈判进展情况确定，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内提交最终报价，一般情况下，提交最终报价的供应商不得少于3家。
第十八条 谈判小组成员应当按照客观、公正、审慎的原则，依据谈判文件，对谈判结果独立表达评审意见。谈判小组认为报价明显低于市场价的，应当要求报价人给出合理解释，并签署承诺书。
第十九条 谈判结束后，谈判小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，填写《非招标方式采购记录表》，公示3个工作日无异议，由实施部门填写《中选供应商确认单》。
第二十条 监督部门进行全过程监督。
第二十一条 符合资格条件的供应商、对谈判文件进行实质性响应的供应商数量少于谈判文件规定的，或者经谈判小组认为不具备竞争性的、谈判无效的或失败的，应重新组织采购。
第二十二条 采购实施部门将成交结果通知所有参加谈判的供应商。同时向本单位职工公开，接受监督，公开时间不少于3个工作日。
第二十三条 从已经建立的供应商库中通过竞争性谈判方式确定供应商的，由供应商管理部门参照本细则，按照公开、公平、公正、机会均等的原则，制定具体的操作流程，加强管理。
第三章 询 价
第二十四条 询价方式包括书面询价、现场询价、自营电商平台询价3种。对于采购金额不大，货物规格、标准统一，市场现货货源充足且价格变化幅度较小的物资采购可以采用现场询价方式、自营电商平台询价方式。
第二十五条 书面询价过程主要包括制定询价文件、发布邀请、接受报名、确定被询价的供应商名单、成立询价小组、询价、确定成交供应商等主要环节。
第二十六条 采购实施部门承担询价工作的主体责任。采用书面询价方式的，主要程序、要求、确定成交供应商的原则与竞争性谈判一致。
第二十七条 询价文件中应当要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。
第二十八条 询价过程中，询价小组不得同供应商就其报价进行谈判。
第二十九条 采用现场询价的，不再编制询价文件、发布邀请、接受报名、确定被询价的供应商范围，而由实施部门牵头成立询价小组，在市场上确定3家以上询价对象，组织询价，填写《现场询价记录表》（附件2）和《中选供应商确认单》。现场询价之前实施部门应当查询“**省政府采购网上商城”等采购平台或电商平台，以查询到的结果作为询价参考。
第三十条 在自营电商平台询价的，由采购实施部门组织人员进行网络询价，询价页面截图编入询价档案，填写《自营电商平台询价记录表》（附件3）和《中选供应商确认单》。
第四章 单一来源采购
第三十一条 单一来源采购过程包括单一来源谈判公示、确定邀请参加谈判的供应商、制定谈判文件、成立谈判小组、谈判、确定成交供应商等主要环节。
第三十二条 采购实施部门承担单一来源采购工作的主体责任。单一来源采购的主要程序和要求与竞争性谈判一致。
第三十三条 采购实施部门负责发布单一来源谈判公示。至少要在行业内部网站公示，公示时间不少于3个工作日。
公示内容包括：项目名称和内容，拟采购事项的说明，采用单一来源采购方式的原因说明，拟定的唯一供应商名称、地址,实施部门联系人、联系xx，管理部门联系人、联系xx。
第三十四条 公示期满，未接到有效质疑，或有效质疑处理完毕后，确定单一来源谈判对象。实施部门负责向单一来源谈判对象发出谈判邀请。
第三十五条 谈判小组按照谈判文件，与单一来源采购供应商进行谈判。在保证采购货物、工程和服务质量前提下，与供应商商定合理价格。
第五章 其 他
第三十六条 委托代理机构办理的，按照其监督管理部门规定程序办理。
进入地方政府交易平台的项目，按其规定办理。
第三十七条 各单位、各供应商库的管理部门要按照本办法，结合工作实际制订实施细则，完善相关配套实施办法。
第三十八条 非招标采购活动要在“采购管理信息系统”运行。
第三十九条 本办法由**省**公司综合计划处负责解释。
第四十条 本办法自印发之日起施行。

附件：1.非招标方式采购记录表（表样）
2.现场询价记录表（表样）
3.自营电商平台询价记录表（表样）

附件1
非招标方式采购记录表（表样）

项目名称

预算金额

采购计划批复文号、金额

采购方式

实施部门确认的符合资格条件的供应商名单：

监督人员签字：
采购办随机抽取确定的谈判、询价供应商名单：1、2、3、4、5

监督人员签字：
单一来源供应商：
实施部门负责人签字： 采购办负责人签字：
实施部门推荐的谈判（询价）小组成员：
实施部门负责人签字：
随机抽取的谈判（询价）小组成员：

经办人签字： 监督人员签字：
报价记录：第一次：1、2、3、4、5
第二次：1、2、3、4、5…….
记录人：
谈判（询价）记录：
记录人：
谈判（询价）小组推荐意见：

签字：
监督人：
备注：此表格编入项目档案，由实施部门妥善保管。
附件2
现场询价记录表（表样）

项目名称

预算金额

采购计划批复文号、金额

采购方式

采购的主要内容、数量：

本次采购属于采购金额不大，货物规格、标准统一，市场现货货源充足且价格变化幅度较小的货物采购，建议采用现场询价方式。
实施部门负责人签字： 采购办负责人签字：
实施部门派出的现场询价小组成员：

实施部门负责人签字：
采购办派出（抽取）的现场询价小组成员：

采购办负责人签字：
询价记录：

记录人：
现场询价小组推荐意见：

签字： 监督人：
备注：此表格编入项目档案，由实施部门妥善保管。
附件3
自营电商平台询价记录表（表样）

项目名称

预算金额

采购计划批复文号、金额

采购方式

采购的主要内容、数量：

本次采购属于采购金额不大，货物规格、标准统一，市场现货货源充足且价格变化幅度较小的货物采购，建议采用自营电商平台询价方式。
实施部门负责人签字： 采购办负责人签字：
询价记录：

记录人：
采购实施部门意见：

部门负责人：
备注：1、在自营电商平台询价页面的截图要作为附件打印保存，编入档案；
2、此表格编入项目档案，由实施部门妥善保管。