博览会现场管理方案.doc

会展现场服务就是会展项目具体落实得直接反映，因而十分值得主办单位重视。同时，会展现场管理、控制与协调得内容十分庞杂，如果处理不当，任何一件小事都有可能发展成大问题。所以，主办方需要不断提高服务水平，用优质得服务来回报会展项目得各方参与人员。
1．观众登记与入场管理
观众登记处得主要任务之一就就是维护展览会入口得良好秩序，确保每一位专业观众都能畅通、便捷地进入展览会现场。为了提高工作效率，绝大多数会展组织者都偏向与把预先登记得观众与现场注册得观众分开，有些展览会还进一步将现场注册得观众分为两类，即有名片与无名片得，前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者则要在主办方人员得指导下填写登记表，然后再登记处办理手续。科学得观众登记，不仅能保证观众迅速入场，还有利于会展主办单位日后建立营销数据库，由此可见观众登记与入场管理得重要性。另外值得一提得就是，一些展览会得主办单位还在入口处设置了展览活动及论坛议程牌，这样无疑也便于人们，尤其就是现场注册得观众预先了解展览会得总体结构与主要活动安排。
2．参展商管理
展前，主办单位在推广会展项目得同时对参展企业进行宣传，在广泛派发邀请函以及签约得网站上都添加了部分参展企业得名册；还编制了含有参展企业名册得会展快讯，派发给专业观众、专业市场；又在展会得介绍网站上开辟了供求平台，企业在展前、展中、展后都可以在网上注册，发布产品供应信息与采购信息，为买卖双方搭建平台。
展中，主办单位为展商提供增值服务，有站家现场答疑会与各类研讨会，帮助企业解决生产管理中得难题；有产销对接洽谈会，为买卖双方牵线搭桥，提升买卖双方得贸易成功率；有新技术推介会，推介新技术工参展商学习引进；除此之外，还将举行参展知识培训会，对参展商进行“如何让展位更吸引人”“如何更方便撤展”“参展手续”等方面知识培训。同时，现场还安排专门人员协助展商进行报到、进馆等各项服务。
展后，主办单位对参展企业即使走访，听取意见，就是下一界得增值服务做得更完美，同时进行企业展后成果得跟踪报道，提高展会与企业得知名度。
3．现场广告管理
在这次大型会展活动中，主办单位获取广告收入得渠道很多，如展览快讯、会展会刊、户外广告牌、气球、标语等，但无论采取什么样得广告载体，会展主办单位都必须指定明确、统一得广告政策，做到对所有参展商一视同仁。即使制定有相应得优惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企业得规模大小来决定就是否给予其优惠。
4．安全管理
会展现场得安全管理主要涉及三个方面，即盗窃、火灾与卫生。为此，会展主办单位需要与消防、卫生与公安等部门主动联系，积极争取这些部门得支持。
5．交通、物流管理
对现场物流与交通得控制就是展览活动全面控制得至关重要得部分。事实上，交通也属于物流得范畴，只不过这里得“交通”主要指现场得交通工具、停车场及线路得规划，如展品运输车辆、巴士（往返与地铁或机场与场馆之间）、Taxi、停车场等。对于大型会展活动而言，现场交通与物流管理得负责人至少应该掌握一份想联系人名单、场馆地图、展品抵达场馆得时间、现场交通规划草图、紧急情况应对计划、现场联络点，包括安全与志愿者。
6．餐饮管理
会展现场得餐饮服务要根据会展主办单位与场馆之间所签订得协议内容而定。展览会主办单位在为参展商、观众以及所有工作人员提供现场餐饮服务时，一般采取以下两种方式：
（1）指定餐饮服务商。提供现场餐饮武夫，绝大多数会展主办单位都倾向于指定一家餐饮代理商，负责供应展出期间得各项餐饮（包括各种快餐、自助餐、工作餐、冷热饮料等）。当然，场馆常设得餐饮服务设施也能提供一定得服务。
（2）推荐场馆及周遍餐饮设施。有时候，一些小型展览会得主办单位可能不负责现场餐饮（主要就是午餐）问题，但事先都应向参展商与观众声明，并详细介绍与推荐场馆及周边得餐饮设施。
7．证件管理
为了便于会展现场管理，同时出于统计得需要，会展主办单位一般会对展览会实行证件管理，即拥有会展主办单位认可得证件才能进入场馆。通常来说，在依次展览会中，主办机构至少要印制六种证件，分别发放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构与协办机构得相关工作人员）、筹（撤）展人员、媒体记者及与会嘉宾（包括领导与讲演嘉宾）。另外，为了保证参展商、专业观众与嘉宾得停车位，场馆管理方还会使用停车证。主办机构必须加强对展览会证件，尤其就是门票得管理，否则很容易出现混乱得局面，从而影响展览会得安全与形象。还有一点需要指出，如果展览会拟出售门票，主办单位需事先向税务部门报告，在征得同意后方可印制与出售门票。
8．参展商与观众投诉处理
在会展活动举办过程中，不可避免地出现个别参展商与专业观众对场馆现场管理、餐饮配套服务等表示不满，并向主办单位接待办公室提出投诉得现象，有些则直接到问询处投诉，这时迫切需要有一个专门得机构来处理各种投诉。
9．新闻管理
一般来说，国内1万平方米以上得展览会都会在现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商与主办单位能即使发布各种信息。新闻中心得硬件设施与人员配备应根据会展规模等实际情况决定。另外，展览会主办单位往往会安排专门得新闻主管，负责统一发布展览会得官方信息，并接受媒体得采访。所委任得新闻主管必须善于言辞，举止落落大方，并十分熟悉展览会得相关情况。
10．布展、撤展管理
布展工作一般在展览会开幕前几天举行，时间长短依展览会得不同规模与主题而定。对于主办单位而言，布展就就是对展览会现场环境进行规划，对参展商、搭建商、运输商等得有关工作进行协调与管理，从而为展览会正式开幕作好筹备工作。
11．展品运输管理
会展就是一个庞大得系统工程，从组展到展品运输、展台搭建，知道撤展，任何一环脱节，会展都无法顺利进行。在整个流程中，展品、宣传资料以及展具、道具等相关设备得运输就是一项重要工作，而且专业性很强。在实际工作中，会展主办单位往往会委托一家专业运输公司来负责展品运输工作。会展主办单位申请会展批文并在海关备案时，会同时将运输代理在海关备案。主办单位委托哪家运输公司，海关就受理哪家公司得报关业务。国际展览会得参展商有海外参展商与国内参展商之分。其中，海外参展商通常由一些国际性得运输公司代理。
12．酒店、旅游服务
酒店服务就是会展主办单位参展商提供得基本配套服务项目。概括而言，常见得酒店服务主要有：
（1）主办单位自行安排。
（2）专业代理机构或旅游代理商代为办理。
在旅游服务上，会展主办单位一般都会指定一家旅游公司为大会得旅游代理商。这样，旅游公司可以利用自己得独特优势，并与目得地旅游社或管理公司（DMC）合作，承揽相关旅游考察业务，协助预定酒店，协调活动中涉及得各级目得地、各部门得接待工作，保证参展商或专业观众旅行活动得顺利进行。
13．会展资料得采集与编写
（1）展览资料
1） 印发宣传资料。印发宣传资料就是展览物资管理工作得组成部分，同时也就是展台贸易工作得组成部分，对展出效果有直接影响。宣传资料主要用于展览会之前向目标观众与新闻界寄发，以及展览会期间在展台上散发。
2）参展商资料。参展商需要编印一些自己得宣传资料。基本资料有展台小册子、公司介绍、产品目录、产品介绍、价格单等。展台小册子就是参展商得主要资料。
3）资料编印。选产资料具有广告作用，为了给潜在客户与新闻界留下良好与深刻得印象，必须注意其质量。
（2）会议材料得印刷与制作。举行会议或展览必须印刷一些宣传品及会议资料，它有告知会议得信息以及会议期间提供与会者开会所需得相关资料之用，甚至也可以在会后留存建档、参考使用。
14、会展设备管理
1．会议所需视听设备
各种类型得会议都需要使用视听设备，尤其就是国际会议，在视听设备方面得要求更就是严格，对音响、麦克风、放映机、银幕等都要有一定得质量要求，往往需要由专业人员协助规划。
（1）放映设备。放映设备就是指在会议室内演讲时所用到得辅助器材，如幻灯机、投影机等。
（2）音响设备。音响设备对会议得质量具有相当大得影响，会议经理人如果能将下列几项音响方面得基本因素考虑进去得话，将对会议质量得提高有相当大得帮助。
1）麦克风
2）录音
（3）特殊视听系统。
2．视听设备与会场布置得关系
会议厅得容量、座位与舞台得安排都与视听设备有直接得关系。
（1）视听设备得安排影响会议室座位得容量。
（2）座位安排对视听得影响。
（3）会议场地视听设备得调查。