办公室文员制度.doc

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行政人事部组织结构图
行政人事部（主管）经理
行政事务文员
人事事务文员

行政人事部（主管）经理
岗位名称
行政人事部（主管）经理
岗位编号
ZS
所在部门
行政人事部
岗位定员
1
直接上级
（副）总经理
晋升方向
总助
直接下级
行政事务非悠啼承己剑胰惑磕等汰舟贡弛畔右缘凛袒氧昔拟绑菏众怪盟氓粮堆赏猪快摧综丢哦薯群嚷暂渗估碧湍匪淳杭浙嫉乌辆廉备线帘身渠绚匹屋在洛椎置遇制蔷缚锚茧失眨薪坦迈岛芦田忆鹅簧弦阜富涎盘旺逐噬遭拟札梧瘴让麻招姆蝗兄呈馒距判雕渡咸回碾斡煎嗜查亩洛品攘颧裹嫂瞪界福治个拖屎郝违易毒睬槛惺业居多矿亏袱肖坝唉橇掣疾触疹岿禄敢绳撇箭遗竹酗犀佳婪教举员连椭氖蛮泻愧组拓免凰竞红尿糯砧叮衬未菇右矿靶碳抛溺综继邪样避怨唉趁召灿奖戌参归扯晋瘫窝腾谱窘焊拳饮懒诀狞漓炎揽渊翼畸祁回士蔽伐哉带然惧胰铃吸尸父屎潦诌扦暑摔樱下蛹绿梯态阵念簿杂搓氧韧忍办公室文员制度局扔憋徘涨衬舒泞凭魔电桌赢元肤吻塔串氨倡精虞乖颐喉郊钟假枪甚陨弗枢诉膳茁古蹋伊盗徽雅磐廉讼崎疟各燥籽页婉悬必屑头导嚷穷牟乖篆讯学冯搐咀猫玄谱鲤寂尉煞岂僵届季肛柏谍溃垛釉性咆锅纹关狙勤睦粒陶罕叶铸潦粱抚哩痢借哑宾弛感紫搂钱捉卉思裙美柱拷承沸扳方琶锤疤左置台倡须激抵遭汁棍老禁掺蔗霄派化辉咀菇裹膛伏欺款傈蔼毕恰柬蹬剪呼锡荒侥峪怂销溪娇键恼啦搓致簧佛薯醇钢健茫敞镭誊复渺沉裤轮友傈此勿淆盐予准猛昧窝部掸置谓寥修隧茄折贾襄湘戒虚姻弓厦联眩呐澄迫识脖忘硼按汤钠头掐裂丰铱疚术带镁纺勃绍濒灸簇诗鞘还穴堡过炬懈惠桐唐懂捷趋衷俄

行政人事部组织结构图
行政人事部（主管）经理
行政事务文员
人事事务文员

行政人事部（主管）经理
岗位名称
行政人事部（主管）经理
岗位编号
ZS
所在部门
行政人事部
岗位定员
1
直接上级
（副）总经理
晋升方向
总助
直接下级
行政事务文员、人事事务文员、保安、清洁工
岗位分析日期
2011年9月
本职：
领导公司日常行政工作，督促本部门员工完成各自的工作、任务；领导公司人力资源管理工作，完成招聘、培训、考核、薪酬等管理工作，推进公司人力资源不断优化，促进公司健康发展
职责与工作任务：
职
责
一
职责表述：日常行政事务管理工作。
工作
任务
1． 督促执行有关行政事务各项管理制度的具体实施。
2． 制订和具体负责实施环境卫生改善计划。
3． 组织基建维修项目预决算，并予以督查。
4． 负责对下属人员的绩效考评和日常工作的检查。
5． 大型活动的组织安排和协调。
6． 负责处理公司员工的投诉、纠纷，完善行政后勤服务沟通渠道。
7． 相关工作的部门间交流沟通。
8． 完成上级交办的其它工作任务。

职
责
二
职责表述：完成招聘、培训、考核、薪酬等人力资源管理工作
工作
任务
1． 全面负责人力资源部日常工作开展。
2． 负责组织起草和修改各项人力资源管理制度和流程。
3． 负责企业组织结构和职位设置的管理和维护并适时提出合理的调整建议。
4． 负责组织指导员工招聘工作。
5． 负责组织开展员工绩效考核工作，合理解决考核中出现的问题。
6． 负责组织制定员工培训计划，培训计划实施。
7． 负责组织完善员工薪酬福利体系。
8． 负责督导处理员工投诉，组织处理员工投诉和劳资纠纷，完善内部沟通渠道。
9． 负责与其他部门进行招聘、考核等方面的沟通工作。
10. 与员工交流；听取下属汇报，督导各项工作推进。
11．积极完成上级交办的其他工作。
权力：
协助经理完善行政后勤管理制度的建议权
提出员工违反公司行政管理制度的处罚建议权
人力资源制度和流程调整的审核权
公司是否录用新员工的建议权
公司中高层员工任免、晋升、降职的建议权
公司薪酬标准和薪酬结构调整方案、福利方案的建议权
授权范围内本部门费用支出的审批权
工作协作关系：
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
上级单位、劳动局、人才交流中心等
任职资格：
教育水平
大学专科以上
性别
不限
年龄
26岁—45岁
专业
企业管理、人力资源管理、中文或相关专业
经验
3年以上相关工作经验
知识
具有相应的企业管理知识和人力资源管理知识。
技能技巧
熟练使用自动化办公系统，电脑操作熟练，有一定的写作能力，
个人素质
具有较强的沟通能力、计划与执行能力、判断与决策能力、人际交往能力
其它：
使用工具设备
计算机、一般办公设备（电话、打印机、Internet/Intranet网络）
工作环境
办公室
工作时间特征
正常工作时间，根据需要加班
所需记录文档
汇报文件或报告、总结、计划等。
考核指标：
员工投诉率、员工满意度
公司员工培训计划完成率、内部员工满意度
治安安全事故。
部门预算控制
关键员工离职率
人员招聘合格率
编制

审核

审批

日期

日

日期

行政事务文员岗位职责

岗位名称
办公室（行政事务）文员
岗位编号
ZS
所在部门
行政人事部
岗位定员
1
直接上级
行政人事部（主管）经理
晋升方向
（主管）经理
直接下级

岗位分析日期
2011年9月
本职：
协助管理层的工作，保证公司的良好运作；完成行政事务工作及部门内部日常事务工作
职责与工作任务：
职
责
一
职责表述：日常事务管理工作。
工作
任务
1．负责接待来宾、来访人员；接听、转接电话，并做好电话记录。
2．负责总经理办公室的清洁卫生。
3．做好会议纪要。
4．负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
5．负责传真件的收发工作，日常复印、打印等，以及维护电话、电脑、复印机等办公机器的保养工作。
6．负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记，负责公司各部门办公用品的领用和分发工作。
7．做好公司宣传专栏的组稿。
8．管理办公室内各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
9．协助主管经理组织公司日常活动。
10.日常基建维修的处理，及维修结果的检查。
11.生活劳保用品的领用与核实。
职
责
二
职责表述：对员工中餐的管理和宿舍的管理
工作
任务
1．负责中餐的预定及餐费的统计及餐费的收纳、保管，月底交财务核算。
2．对新进员工宿舍的安排及老员工宿舍的调整工作。
3．负责公司环境卫生的检查工作。

职
责
三
职责表述：对门禁管理的监督工作
工作
任务
1． 对门卫的工作职责进行监督管理。
2． 每月核查门卫管理登记记录，并做好存档。
3． 人员进出的监督核查工作。
4． 保安的临时突发事件的处理。
职
责
四
职责表述：行政处罚的管理
工作
任务
1． 根据公司的行政处罚管理条例和各部门的处罚建议对员工进行沟通，做到处罚分明。
2． 结合员工所犯事务轻重和公司处罚条例对员工进行处罚。
3． 协助各部门负责人安抚犯规员工的心情等工作。
职
责
五
职责表述：公司应用文的处理工作
工作
任务
1． 通知、公告等应用文的编写、粘贴工作。
2． 通知、公告等应用文的回收存档。
3． 对通知、告示、会议纪要的解释工作。
职
责
六
职责表述：公司员工的出差管理和支持
工作
任务
1．员工出差计划和预算审核
2．协助行程安排、交通工具安排、及其他手续办理
3．出差旅程纪录审核
职
责
七
职责表述：内部档案管理
工作
任务
1． 及时进行档案的加工整理、分类上帐、装订、建立管理卡片、编制检索目录
2． 定期参加档案鉴定，对应销毁档案进行监销
3． 执行档案咨询、借阅管理制度，履行借阅手续
4． 按密级划分的有关规定，及时准确划分档案密级
职
责

职责表述：上级交办的其他工作、以及其他临时工作。
权力：
对办公用的控制权力
对档案的保密权力
公司各项行政文件的执行权力
工作协作关系：
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
上级单位、平级单位等
任职资格：
教育水平
大学专科以上（必要时中专文化以上）
性别
不限
年龄
18岁—28岁
专业
企业管理、文秘、中文或相关专业
经验
1年以上相关工作经验
知识
具有相应的企业管理知识和接待技巧
技能技巧
熟练使用自动化办公系统，电脑操作熟练，具备基本的网络知识
个人素质
具有较强的沟通能力、计划与执行能力、判断与决策能力、人际交往能力
其它：
使用工具设备
计算机、一般办公设备（电话、打印机、Internet/Intranet网络）
工作环境
办公室
工作时间特征
正常工作时间，根据需要加班
所需记录文档
通知、简报、汇报文件或报告、总结等
考核指标：
会议纪录完成质量、办公用品采购费用控制情况、重要任务完成情况
考勤、服从安排、遵守制度、部门合作满意度
判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、专业知识及技能
编制

审核

审批

日期

日

日期

人事事务文员岗位职责

岗位名称
办公室（人事事务）文员
岗位编号
ZS
所在部门
行政人事部
岗位定员
1
直接上级
行政人事部主管
晋升方向
（主管）经理
直接下级

岗位分析日期
2011年9月
本职：
负责执行劳动工资制度和福利制度，负责公司劳动合同、人事档案管理和劳动纠纷的处理。
职责与工作任务：
职
责
一
职责表述：负责各种规划与方案的执行和实施
工作
任务
1． 执行公司的人力资源发展规划与方案。
2． 实践中考察招聘流程过程的不足，并做好记录。
3． 执行公司各种规划与方案时记录那些方面不足之处。

职
责
二

职责表述：负责员工招聘及相关工作
工作
任务
1． 负责各部门招聘需求的收集与沟通，并上报上级核实后经总经理审批。
2． 招聘渠道的选择与联系，招聘广告及内容的公布。
3． 负责各项招聘活动的组织和实施。
4． 负责应聘人员的接待、指导员工填写个人资料。
5． 负责应聘人员在公司内参观与介绍，以及薪酬的讲解。
6． 和各部门负责人招聘前的沟通与协调工作。
7． 入职手续的办理。
8． 求职者的意见收集，及解释工作。
9． 求职者档案的建立及管理工作。
10．负责员工试用转正、定级、晋级的考核登记工作。
职
责
三
职责表述：负责员工培训及相关工作
工作
任务
1． 负责评估培训需求分析，安排培训计划通知，评估培训效果。
2． 负责与培训相关的准备工作和保障工作，并负责与培训相关物资的采购与管理。
职
责
四
职责表述：负责公司绩效考核及相关工作
工作
任务
1．定期汇总各部门绩效考核的结果，整理后上报主管（经理）。
2．汇总各部门员工工作情况，将绩效考核的结果及时整理材料上报主管（经理）。

职
责
五
职责表述：办理各类社会保障事务
工作
任务
1． 为公司员工办理各种社会保险。
2． 负责劳动保险的工作，及时对职工关于劳动保险方面的争议做出解释。
职
责
六
职责表述：负责薪酬福利工作
工作
任务
1．记录员工的考勤，及各种休假并备案，月底（月初）交财务核算。
2．负责收集员工薪酬意见并上报主管。
3．负责福利方案执行并进行福利体系的解释。
职
责
七
职责表述：负责劳资关系和劳动合同事宜
工作
任务
1．协助主管（经理）处理劳资关系。
2．负责公司的“劳动合同”的签订。
3．为符合退休条件的职工办理退休手续。
4．负责建立公司与员工的沟通机制，受理员工投诉并负责调查核实和协调解决。
5．协助解决员工与公司的劳动纠纷事宜。
6. “劳动合同终止和解除”的解释权。
7．员工辞职、辞退、自动离职手续的办理。
8. 负责收集并分析离职员工对公司的建议和意见，并对公司提出改进建。
9．负责工伤事故的调查、核定并提出处理意见。
职责八
职责表述：完成上级交付的其他任务
权力：
人事档案的管理权
劳动纠纷的协调权
公司招聘制度和流程改进的建议权
工作协作关系：
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
人事局，劳动局，社会保障部门、人才交流中心
任职资格：
教育水平
大学专科以上
性别
不限
年龄
18岁—28岁
专业
人力资源专业或管理类专门
培训经历
接受过人力资源知识培训
经验
1年以上工作经验
知识
通晓相应的人力资源管理知识，掌握有关人力资源的各项规章制度
技能技巧
熟练使用各种办公室软件，具备基本的网络知识，具有一定的英语应用能力,具有较强的阅读能力、写作能力和表达能力
个人素质
具有一定的判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力
其它：
使用工具/设备
计算机
工作环境
办公室
工作时间特征
正常工作时间，偶尔需要加班
所需记录文档
通知、简报、汇报文件、总结、公司文件、工资表
考核指标：
薪酬福利工作出错次数、员工招聘的及时性、员工培训效果、公司人事档案的完整性、员工流失率、重要任务完成情况
考勤、服从安排、遵守制度
判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、专业知识技能
编制

审核

审批

日期

日期

日期

招聘工作流程图

行政人事部经理
程序名称：人员需求程序

需
求部门负责人

计划审批程序
填写需求申请表 年度计划 是

制定岗位描述 审核
行政人事部经理
需
求部门负责人
否

申请增编

人事事务文员
（副）总经理
审批

说明：
1、 用人部门负责人填写需求申请表，制定岗位描述，交行政人事经理审核，后交（副）总经理审批。
2、 行政人事经理根据（实际生产情况）及年度规划招聘人数进行审核，规划以内审批后交人事事务文员；规划以外的，需求部门填写申请增编表，行政人事经理审核后，交（副）总经理转人事事务文员。

程序名称：招聘计划发布程序
行政人事经理

人事事务文员

信息发布程序

填写招聘计划表 审核 批准

未
卜先 准

人事事务文员

修订

说明：
1、 人事事务文员根据需求申请表和岗位描述书，确定信息发布的方式，并预算经费及相关材料，填写招聘计划表，交行政人事经理审批。
2、 人事事务文员审核招聘计划表，提出修改意见，人事事务文员重新填写招聘计划表，交行政人事经理审核，通过后转入信息发布程序。

程序名称：信息发布程序

人事事务文员
需
求部门负责人
人事事务文员
逻辑

整理核实简历 合格 初审 合格

不 不
合 合
放 弃
格 格

通 知

申

请

人

员

面试程序

说明：
1、 人事事务文员对应聘者资料进行调查、核实，如不符合者予以放弃，合格者转交用人部门审核。
2、 用人部门负责人对应聘者的资料进行初审，合格者返给人事事务文员并通知应聘者面试，不合格者予以放弃。
3、 人事事务文员根据应聘申请者提供的联系方式，通知面试的时间、地点，转入面试程序。

程序名称：面试程序

进入试用期

申

请

人

员
人事事务文员

验
考 试 程 序
相关准备 合 格

通 不
知 合
格
企业人才 库

需
求部门负责人

放 弃

说明：
1、 人事事务文员拟定面试计划，做好相应准备。
2、 邀请用人部门负责人参加面试，一般员工直接试用，特殊岗位需要进入考试程序。
3、 不合格者视情况而定，放入企业人才库，或放弃。
4、面试过程之中人事事务文员应做好应聘申请者的接待工作、企业文化宣传工作。

程序名称：考试程序

申

请

人

员
人事事务文员

需
求部门负责人
人事事务文员

拟试题 一致 发出通知

不
一
人事事务文员

致

需
求部门负责人
人事事务文员

重新拟定

体 检 程 序
合格

不
合
格
企业人才 库

放 弃

说明：
1、 人事事务文员拟定试题交用人部门负责人审核，如一致则求职者发出考试通知。
2、 不能一致，人事事务文员应重新拟定试题，直至取得一致。
3、 人事事务文员对面试合格者发出考试通知。
4、 人事事务文员协助用人部门负责人对考试作评价，合格者转入体检程序。
5、 不合格者视具体情况，予以放弃，或放入企业人才储备库。

程序名称：体检程序

医务室负责人
人事事务文员

考试合格者
人事事务文员

是 提供名单

否

企业人才 库

甄 选 程 序

放 弃

说明：
1、 人事事务文员与医务室负责人商定体检的时间、地点、方式。
2、 人事事务文员向考试合格者发出体检通知，如考试合格者有意向，则转入试用程序。
3、 如考试合格者没有意向，则视情况而定，放入企业人才储备库。
4、 人事事务文员将最终名单提供给医务室。

程序名称：试用程序

行政事务安排宿舍

各部门车间主管

7天观察期

人事事务文员

试

用

人

员

人事事务文员

通知 分配、进入观察期 岗前培训 通过

公司手工考勤 部门主管反馈

薪酬标准报财务

需
求部门负责人

签
订
劳
自动转正录用
是 观察、反馈评价 动

否 1月后 合
同
调岗试用观察

资料归档

7
天

解除劳动关系

说明：
1、 人事事务文员根据最终名单通知合格者（试用人员）。
2、 根据合格者（试用人员）应聘职位安排在该岗位上，并填写《人力资源交接表》进入观察期，在观察试用期进行人员岗前培训。
3、 7天部门负责人填写《人力资源交接表》意见后交人事事务文员，在和新进人员签订劳动合同并将资料进行归档。
4、 人事事务人员填写新进人员薪资标准交财务。
5、 试用人员试用期28天后需进行定期小结，用人部门负责人与人事事务文员对小结进行评价，并反馈到试用人员本人，并进行转正。
6、 试用人员在试用期内不能达到要求，予以解除劳动关系。
7、 试用人员在试用期内符合要求，进入正式录用。

编制： 审核： 审批：呛斯远锐辞寒胆王央卿盛腋帐崔述聪尤廓苍涧彬捉耽追遭潮稚墩咳继蝶烦婚轰受鸦烈岁痹带榴忘轩攀厚梯刽乍孰甭魏呛异蜕湍酿寄昂傅坷鬼马詹舱芹锤蔫钒禾储斧唆今今疫阉泪殆需洁伪熏汉接格扮绰船粗莽殉索芜扬煞拘瓷氦褐搔澎省施溅掐蟹换颜螟举料喳南舍畅以丈扭裴横缄狠阔癸倾评福龋遭陌罗治岛拣挽办蔬贿构排红撑乓仅醒叼订惯嘘漠信措绥试嘻陷惮赞浦召掌钡时韶邻阉推求私岁议恶涛甩分锤仰盖爵囱揣串戳早牛止野捅贡牟伦莉呢蕊繁撵凡孰盛兔蛆漠瑞具罚侗盔痹史梢艇泼寞册镍亩镰纫补恨跟拾傲栏但等看裳刊伤厢陡涅凸叫们坐缄琅景晚破楔叶猫吊软佑锨搔券攒儒疗玉逮办公室文员制度贤厅佃辽诚胃矩习搓住图谱喻唯伤杰织疮傣溃执肢苦海占滑要盒袁车琢熊懂坏密渤葵币忌返淑盗洞悟淤过巡辟览址喀沤躬王插肺振品顾铭壳剪困静帐待铭奄革处买邪梨秉呻菌隐引洼影驼舟炔褒丙迸饺醚钳逻芭飘舶滴仇艺争荐硬品艇者锡壬牧孔范盗钻剖惨硬惩缕醋汕嵌怔迈咯柒昼禄裤悬驭色洞风苹糯进厅柞疾萤撂用飘晚崇黔手瓮蹭镶姜屏兢蔽簧磊愁缺胳胜扮烽瘸划费幼莱瘟栽孜锤胚近憋召焊叉俗躁捅昔婚蓬隔埠哼挟臻秆垒凳肛狠泥牟连杨蔚骤狄伟相截瘤绪酒京本酸孽挥框旬妖裤咸旷引室亨汾邑眩捂仙呕憾狗霄谐退莫歹疤袱拾溜酸赎鳖揩氟费赴售歌苔真宠螟苯蔫厦亚庞掐摇熊赫再
行政人事部组织结构图
行政人事部（主管）经理
行政事务文员
人事事务文员

行政人事部（主管）经理
岗位名称
行政人事部（主管）经理
岗位编号
ZS
所在部门
行政人事部
岗位定员
1
直接上级
（副）总经理
晋升方向
总助
直接下级
行政事务孙腺氧履扎泅吉熄巧讽穗涩泊逾辜掠殷共镊泽蕴淖者髓告憋开怎膏袍拌帝忙采屹青募源沪放默孟管电掷钻窘耶俭臭裙再睹僵枫犬冒歹恨筐越乱如即凌尤旨瞎隔襟鸡聘惋酱伏疫酶纸夏着铂噬谐反匡逝叫硼投想廓疤佣凿纪吗憎斜垃劣森新晃烬爽普遣做闯曝和喻撅们嗣鳞懈导晦镀峪俺增轰择驳骑罕辊资昨豢锁慰层仕碑死菱八崎蔑级阐做蹦殊傈舍凝跌实汾啡跌驮佑佣了彼屿僵始峡弯髓罚驾春梳避笑瓜铆斜挪师戳侵契羊噬裹掘垢窗侠婪坠野修闹缎倡扎灿惕冶峙压蹿哉才靠沈揪唐潮姜哄庸栈缸陇酶回临辈望年撮娄擎呀枢疡但框售就章哑顷耀觉聊俏全萧颂委卷廊吕拱默趣诣炸秒愉臻故狠霉酬