存货内部控制制度1.doc

存货内部控制制度

存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料。主要包括各类原材料、在产品、半成品、产成品、商品、周转材料等，企业代销、代管存货、委托加工、代修存货也包含在内。为了保证生产经营活动连续不断地正常进行，必须不断地购入、耗用、销售存货，存货总是处在不断流转过程之中，具有较强流动性，是企业流动资产重要组成部分之一，是企业生产循环中最重要的一环。
存货是占用资金比重较大、品种繁多的一项重要的流动资产，存货的周转快慢，对企业的资产和损益有很大的影响。因此，完善和加强企业存货管理体系越来越重要。
（一） 岗位的分工与授权批准
职责分工、权限范围和审批程序要明确规范，机构设置和人员配备要科学合理。建立存货业务的岗位责任制，明确内部相关部门和岗位的职责、权限，确保办理存货业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。对于存货的请购、采购、验收、记账、保管、请领、审批、发放、必须由不同的人员担任，不能由一人包办，要实行钱、账、物分管。在销售放货或成品入仓的过程中，监磅员、放行员，制单员不能同为一个人执行，必须由不同人员负责。除存货管理、监督部门及仓储人员外，其他部门和人员接触存货，需经过相关部门特别授权。仓库保管员对已经确认的存货数量和质量负有相应的保管责任。因没有验质而发放给车间使用，导致问题的出现的，仓库需要负相应的责任。
（二）验收与保管控制
（1）各类来料产品入库前，仓库物管员依据《原材料、物料采购计划申请表》核对供应商提供的送货单(或相关凭证)，通知安质部IQC到现场验质，仓库物管员填写《进料检验报告》。经安质部IQC按《产品监视和测量控制程序》和相关的检验作业标准书检验合格后，在《进料检验报告》上签字。仓管员验数入库，按《标识及可追溯管理办法》要求做好相应标识（标识内容包括：物料名称、供应商名称、接收时间、送货单单号），按不同的储存要求分类整齐摆放在预定位置或货架上，仓库账务员登记在台账页(或及时输入电脑网络中) ，开具《外购物料进仓单》交相关部门或人员。为了便于财务部的处理和收货的登记，进仓单应由供应部事先做好存货编号。
（2）本厂自己生产的成品，经安质部检验合格后，交包装班组包装，包装完成后填写《成品进仓申请单》并交给仓库。仓库仓管员验数合格后，开具《成品进仓单》交相关部门或人员，各仓管人员据此及时登记在台账页(或及时输入电脑网络中)。
（3）各仓管员应每天进行巡回检查和整理，发现标识遗失或模糊不清时应通知安质部检验人员重新验质并标识；发现物品锈蚀、损坏或变质时，应通知相关部门进行处理。相关部门负责人应定期或不定期到各仓库检查督促仓管员做好贮存管理工作。加强生产现场的材料、周转材料、半成品等物资的管理，防止浪费、被盗和流失。
（4）对各种存货要实行计划控制，由财务部、供应部、仓库在年初拟定生产销售计划时规定合理的储存定额；在本年经营过程中，由仓库保管员随时对照年初拟定的储存定额，掌握存货的最高与最低储备量，及时向有关部门反映，提出调整建议，原则上不得随便偏离计划，以保证生产的正常进行和避免存货的超储积压。
（5）库存物资的任何变动都需有一定的凭证手续作为依据，管理人员和任何人员都不得在没有手续的情况下动用库存货物，不得发出、变卖和赠送存货，或用一种存货交换另一种存货。
（6）对于已售商品退货的入库，仓库应根据有关部门填写的《客户退货鉴定报告》办理入库手续，经批准后，对拟入库的商品进行验收。因产品质量问题发生的退货，应分清责任，妥善处理，对于劣质产品，可以选择修复、报废等措施。
（6） 呆滞品之管制：物品储存超出1年未曾异动即视为呆滞品，由仓管员贴上呆滞品标签。呆滞品于发料/出货前仓管员须通知安质部鉴定无品质变异时方可发料/发货。
（三） 领用与发出控制
（1） 各部门人员依据生产工作需要物料填写《领用物品通知单》并经相关部门经理审批后向仓管领料。仓管员根据先进先出原则依据有效的《领用物品通知单》发料，开具《物料领用单》，各领料人员按单验收并在《物料领用单》签字。<注：先进先出原则既是根据先购入或先入仓的商品先领用或发出的原则（贴的标识上有入仓时间）。仓管员及搬运在摆放物品时，要求把新进仓的货物摆放在以前进仓的物品后面。>
（2） 经营部根据顾客订单和《产品交付控制程序》录入《产品发货通知单》通知仓库发货，仓库仓管员收到经营部的《产品发货通知单》后，应及时安排搬运人员将需交付产品分品种(或按顾客)装车(或装柜),同时打印《发货清单》；如是样板，则开具《样板发出单》。客户需在《发货清单》上签字。
（3） 凡属本公司物料，由相关部门的主管确认需要出外维修、加工等业务的，都要经仓库办理进出厂手续。物料出厂前，经办人要和仓库人员点数，确认物料的型号规格，然后打印《物料委外发出单》，仓库主管审核并签名。供应部拿着《物料委外发出单》的蓝单到财务部，财务部开放行条，并作好记录。保安根据放行条放行。物料回厂后，供应部需要通知安质部检验质量，仓库人员进行点数和检查，对应之前的《物料委外发出单》开出《委外物料回收单》，物料进仓后开具《委外加工进仓单》并注销原记录。
（4） 若仓管员发现标识不清(或无标识)、目视异常的物品，不得出库，以杜绝错发或误用。
（5） 各仓管员应及时将已签收的出库单证登记入该产品帐页，随即结出库存余数(或及时输入电脑网络中)。
退料：凡进厂不使用或不合格的物料，安质部依据《标识及可追溯管理办法》做好标识，并依据《不合格品管制程序》填写仓库提供的《进料检验报告》通知供应部退货给供应商更换良品或扣款等处理。
（四）定期/不定期盘存
仓库需定期对存货进行检查，确保及时发现存货损坏、变质等情况。仓库仓管员应配合订单需求及每月底视需要而盘存以掌握数量之正确性。不合格品(除呆滞品外)须加以标识，且立即移至不合格的相关位置以避免被误用。经判定不得使用之不良品，各相关部门须转至“报废区”。
仓管员每月末盘点一次，核对账面实物相符。不一致时应查明原因，报财务部负责人核准后调整账面数据。财务部负责组织年底盘点，，并抽查存货盘点表，对于生产中已无转让价值的存货及其他足以证明已无实用价值和转让价值的存货，根据主管领导和相关部门批准的处理意见，同仓库保管员共同调整存货账务，以确保账实相符。存货的盘点由财务部负责组织，相关管理部门参与组成盘点小组。

相关文件：1.《产品监视和测量控制程序》
2.《标识及可追溯管理办法》
3. 《产品交付控制程序》
4. 《不合格品管制程序》

使用表单：1. 《原材料、物料采购计划申请表》
2. 《外购物料进仓单》
3. 《成品进仓单》
4.《领用物品通知单》
5．《物料领用单》
6.《产品发货通知单》
7.《发货清单》
8.《进料检验报告》
9.《物料委外发出单》
10.《委外物料回收单》
11.《委外加工进仓单》
12.《样板发出单》
13.《成品进仓申请单》
14.《进料检验报告》

物料入库流程图
仓库

安质部
包装班
备注
根据《原材料、物料采购计划申请表核对供应商的送货单

填写《进料检验报告》

验数入库

登记台账并开具《外购物料进仓单》

验数入库

登记台账并开具《成品进仓单》，

检验质量，

填写仓库提供的《进料检验报告》并签字

成品检验合格

包装，并填写《成品进仓申请单》

《外购物料进仓单》一共四联，一联由仓库保存，一联有供应部据此来申请付款，一联由财务部用来与供应部的核对，一联存根。

物料领用流程图
各部门/客户
经营部
仓库

备注
填写《领用物品通知单》并经部门经理审批后

在《发货清单》上签字
在《物料领用单》上签字

录入《产品发货通知单》

发料并开具《物料领用单》

将产品装车（或装柜），打印《发货清单》或《样板发出单》

委外维修、加工流程图：

仓库
安质部
供应部
财务部

保安
备注
确认型号规格，打印《物料委外发出单》，仓库主管审核签名

进仓后，开具《委外加工进仓单》，并注销原纪录

物料回厂，点数和检查，开出《委外物料回收单》

验质

拿着《物料委外发出单》到财务部

开放行条

放行

1、设置“银行存款日记账”，出纳员按照业务发生顺序每日进行逐笔登记。出纳员定期将公司银行存款账面余额与银行对账单核对，并按月编制银行存款余额调节表，公司财务部部长签字后报公司经理审阅。
2、除了供日常零用支付所需限额以外的现金，公司收到的各种汇票、支票等，均需及时存入银行。
3、公司任何人员不得出租、出借公司银行账户。
4、出纳员每周一向公司经理上报“银行存款收付周报表”。
5、财务部人员应加强银行存款余额、收付业务的保密工作，财务部只向公司领导提供银行存款余额情况。
6、公司银行付款由公司经办人员填写“付款审批单”，经部门负责人、财务部部长、公司经理签字后办理付款，支付支票等必须具备收款单位、经办人的收据。
7、公司收到客户货款入账或汇票无法存入银行等情况，出纳员在最短时间内通知公司经理、销售部经办人员1、设置“银行存款日记账”，出纳员按照业务发生顺序每日进行逐笔登记。出纳员定期将公司银行存款账面余额与银行对账单核对，并按月编制银行存款余额调节表，公司财务部部长签字后报公司经理审阅。
2、除了供日常零用支付所需限额以外的现金，公司收到的各种汇票、支票等，均需及时存入银行。
3、公司任何人员不得出租、出借公司银行账户。
4、出纳员每周一向公司经理上报“银行存款收付周报表”。
5、财务部人员应加强银行存款余额、收付业务的保密工作，财务部只向公司领导提供银行存款余额情况。
6、公司银行付款由公司经办人员填写“付款审批单”，经部门负责人、财务部部长、公司经理签字后办理付款，支付支票等必须具备收款单位、经办人的收据。
7、公司收到客户货款入账或汇票无法存入银行等情况，出纳员在最短时间内通知公司经理、销售部经办人员1、设置“银行存款日记账”，出纳员按照业务发生顺序每日进行逐笔登记。出纳员定期将公司银行存款账面余额与银行对账单核对，并按月编制银行存款余额调节表，公司财务部部长签字后报公司经理审阅。
2、除了供日常零用支付所需限额以外的现金，公司收到的各种汇票、支票等，均需及时存入银行。
3、公司任何人员不得出租、出借公司银行账户。
4、出纳员每周一向公司经理上报“银行存款收付周报表”。
5、财务部人员应加强银行存款余额、收付业务的保密工作，财务部只向公司领导提供银行存款余额情况。
6、公司银行付款由公司经办人员填写“付款审批单”，经部门负责人、财务部部长、公司经理签字后办理付款，支付支票等必须具备收款单位、经办人的收据。
7、公司收到客户货款入账或汇票无法存入银行等情况，出纳员在最短时间内通知公司经理、销售部经办人员苗木供应合同书

甲方：
乙方：周至县哑柏镇绿星苗圃
经甲乙双方协商同意， 　（以下简称甲方）从周至县哑柏镇绿星苗圃（以下简称乙方）购买银杏苗木，（用于渭政办发[2010]205号文件，渭南市区绿化），并就相关事宜达成以下协议：
一、 苗木数量：
二、 苗木规格：胸径15cm以上，主干通直，树头完整，枝条匀称、丰满，无病虫害，树形美观。
三、 苗木价格：每株计人民币
四、 该价格包括：苗木费、挖掘费、包装费、装车费、拉运费五项。合计人民币（ ）
五、 付款方式：任务完成后，10日内一次付清。
六、 有关事项：
1、 土球规格：苗木所带土球直径1.2米以上，厚度60cm以上，卸车前完整不破裂。
2、 包装规格：土球包装腰带无间隙宽度12cm以上，纵扎草绳间隙在2cm以下。绳杆高度40cm，缠冠高度2米。
3、 所有苗木必须是播种培育，均为本苗圃苗木，严禁从外省、外地调动，由此产生的不良后果，由乙方负责。
4、 乙方必须按照甲方时间、地点、数量要求按时送苗。（送苗地点，渭南市城区）并保证我县任务完成居全市前三名。
5、 苗木结算数量以接收方接收单上的数据为准，因不符合合同条款中苗木规格要求的，接收方拒绝接收的苗木由乙方自行处理。
六、本合同未尽事宜，甲乙双方同意协商解决。
七、合同条款违约，造成经济损失，由造成损失方全额赔偿。
八、本合同一式两份，甲乙双方各执一份，自签字盖章之日起生效 二0一0年十二月

8