房地产企业档案保管外包规范化途径研究.pdf

822023年 第29期 兰台内外档苑论坛职业拓展档案保管外包服务是指具备档案保管外包服务能力和条件的企业法人，受委托方（法人及自然人）委托，对档案实施保管及相关服务的民事行为，又称“档案寄存和代保管服务”。自改革开放初期出现商业性档案代管机构至今，我国档案保管外包服务行业发展主要经历了国外档案保管外包服务机构进入并规模化融入我国市场、国内外档案保管外包服务机构共生发展、国内档案保管外包服务企业独立发展三个阶段。良好的法律法规基础以及需求端、供给端的双向推动，为房地产企业档案保管外包的发展提供了充足的空间。一、档案保管外包业务发展现状1.国外档案外包业务发展从1980年开始，英、美国家的政府、企业逐渐接受业务外包这一理念，并开始从制度化、规范化、标准化以及安全化入手，在实际应用中不断成熟起来。到1990年，商业性文件中心的建设和快速发展，最突出的表现是解决了对半现行文件实行社会化、集约化和专业化管理。美国“铁山”（Iron Mountain Incorporated）是数千家档案数据管理机构的典范。经过30多年的发展，国外的商业性文件中心陆续组建区域性协会或国际性协会，呈现出有行业组织、行业规范、行业标准、行业监管的健康业态。据统计，2008年美国商业性文件中心协会（ACRC）会员公司已达573个，在全球52个国家和地区建立了2000多个分支机构。有85%以上的世界500强企业都采用了档案外包服务。国际文件与信息管理服务行业协会的成立，为行业的有序运转提供了组织保障，成熟规范的标准制度和行业准则，为整个行业的自律和监管提供了制度保障。2.国内档案外包业务发展我国的档案业务外包发展较晚，据统计，目前我国在入世界500强的企业中，采用档案外包业务的不到5%。我国的档案业务外包工作主要由档案中介机构来完成。现有资料显示，我国最早的档案中介机构是1992年9月成立的浙江省建德市档案事务所和湖州市档案事务所，主要经营档案用品和提供档案整理服务。创建于1993年的上海档案咨询服务中心不仅提供档案整理、档案寄存等服务，还提供档案鉴定评估、档案缩微、人才培训等服务；黑龙江省档案技术服务中心组建于2006年，主要提供档案数字化加工、档案信息资源开发、档案寄存、委托管理、技术咨询、业务培训等服务。经过30多年的发展，档案外包服务市场上不仅提供档案整理、归档、寄存、业务培训、咨询等基本事务，也为企业提供档案管理软件开发、档案数据库系统建设、档案网站建设等高科技领域技术服务。尤其是目前中国市场上已经发展出了一些像中信、银雁、东港、博泰和窍楚这样为代表的一站式全生命周期服务公司。让各企事业单位从烦琐的档案管理实务中解放出来，将精力集中到核心业务上，为企业降本增效，提升自己的档案数据分析能力。二、房地产企业档案保管外包的优势1.降低保管成本、减少资金投入鉴于档案保管外包服务机构的专业性和规模效益，根据边际成本递减理论，其支付的服务成本远低于房地产企业单独保管业务的成本，具有明显成本优势。此外，在房地产行业下行压力下，档案保管外包可以减少房地产企业在库房、人员、设备设施、技术、管理等方面的巨大资金投入，企业可将节约的资金用于生产经营等核心业务上，从而提升盈利能力。2.提升保管质量、增强风险控制房地产企业的档案管理模式基本围绕最基础的“有人管”“有地放”“有统计”的三有标准开展工作，主要由办公室的员工负责兼任或监管档案管理和保存的所有职能，缺乏专业性的档案管理知识，即便经过培训，也只是浮于形式，尤其是负责档案保管人员发生调动，档案管理的前后衔接更是不顺畅。在实际工作中，普遍存在资料堆积、存储场地局限、人手不足、缺乏系统管理流程等弊端。外包公司的档案库房严格按照档案馆标准建设，符合档案“十防”要求，可有效避免自然灾害，消防安防零隐患，具备24小时全景式监控，实行专房地产企业档案保管外包规范化途径研究文/谢爽摘要：本文从服务委托方的视角出发，分析国内房地产企业档案保管外包的优势及其存在的问题，结合国际档案保管外包发展经验，对档案保管外包的流程、监督、考核等方面提出解决策略，以期促进新时期档案保管外包行业和外包业务科学、创新、协调、可持续发展。关键词：档案；房地产；保管外包；规范化作者简介：谢爽（1982），女，汉族，北京人，馆员，本科，研究方向：企业档案管理和档案信息化。832023年 第29期 兰台内外档苑论坛职业拓展人专区专管。外包公司人员调动的衔接工作有流程保障，避免由于人员变动造成档案信息遗漏或统计误差。3.聚焦核心业务、专注知识管理档案保管外包服务机构具有先进的档案管理软硬件设备设施，以及档案专业人才队伍和较先进的档案保管技术，可提供优质的档案保管服务和高效的调档服务，对于人员稀缺的房地产企业档案管理部门，档案保管外包可使其管理重心从档案全线管理转为两端管理，即收集端和利用端管理。一方面，可以提高档案收集的完整性，丰富企业档案库藏；另一方面，档案部门可将珍贵的档案信息资源转化为编研成果、知识成果，提供给决策者和业务部门，如标准产品库的设计、建设，使档案资源在信息时代创造超乎想象的价值。4.推动档案数字化建设档案数字化是指利用扫描仪、数码相机等数字设备将纸质档案数字化，转换成计算机可识别的磁带、磁盘和光盘等数字图像或文本的过程。开展房地产企业档案保管外包，可以利用档案外包服务机构在设备设施、技术和专业知识人才等方面的优势，加快企业开展档案信息化建设，推进企业档案信息化进程。通过档案数字化，为企业建立一套档案目录数据库、全文检索数据库和多媒体数据库，实现数据共享，提高数据利用率。通过智能搜索引擎，可通过关键字快速查询相关文件的信息，提高工作效率。此外，还可以通过人工智能技术构建业务模型，把不同时期的文件数据做整理、加工、处理和分析，辅助业务决策。三、房地产企业档案保管外包存在的问题虽然档案保管外包有诸多优势，但在实际工作中，房地产企业却面临外包的前提条件确认、范围选择、外包服务机构的遴选难题，还有档案安全不保障、服务不到位等问题，需要深入研究并探讨解决。1.外包流程不规范一是保管外包范围不合理，未统筹考虑企业的业务发展需要、档案的类型和特点、企业自身资源状况以及外包费用等诸多因素来确定合理的档案保管外包范围。二是招标流于形式，招标只是走过场，并未达到根据服务能力、收费标准和信誉严格筛选服务机构的目的。2.档案安全管理参差不齐一是保管外包范围不合规、不安全，托管方不了解国家法律法规的规定，误将涉密档案或具有敏感信息的档案托管给外部服务机构。二是服务机构库房硬件存在风险，“十防”是档案库房建设的重要内容，服务机构一般在防火、防盗、防光、防尘、防有害生物以及防有害气体方面防控到位，但在防高温、防潮方面的资金、设备设施投入不足，库房温湿度不达标，影响档案寿命。三是合同履行中的风险，在保管外包合同履行过程中，服务机构因股权变动、资金紧张或者业务状况不佳等原因可能存在恶意不履行合同、因故不履行合同或履行合同不当的风险。3.沟通协调不顺畅，原件提供利用不及时一方面，委托方存在一托了之的心理，保管外包后不闻不问，双方对接人员变动也无从知晓，缺乏定期沟通协调；另一方面，档案调阅可分为线上调阅和线下调阅，线上调阅电子档通常效率较高。线下调阅一般是由服务机构调取档案实体并由专人送达，因服务机构调档人员和运输车辆有限，往往不能第一时间响应客户的原件调档需求，通常24小时后才能送达，影响委托方的正常利用。四、解决策略1.制定规范的外包流程（1）确定合理的外包范围房地产企业档案种类繁多，包括文书档案、工程档案、营销档案、会计档案、权属档案、人事档案、声像档案以及实物档案。房地产企业在严格遵守国家法律法规的基础上，应综合考虑档案的重要性、保管技术条件、数量、数字化水平和调档频度因素，再结合企业自身资源和保管外包费用来确定合理的外包范围，制定科学、可行的保管外包实施方案。以笔者所在的房地产开发企业为例（如表1所示），企业办公地点位于北京市核心区，建设大型档案室自行保管成本较高，经过对各类档案展开分析，外包范围如下：文书档案、会计档案虽然数量不多、调档频度高，但数字化水平高，线上查阅方便，建议外包；工程档案和营销档案因数量多，虽然数字化水平中等，即全部目录数字化、部分重要档案全文数字化，仍建议外包；权属档案、人事档案因重要程度高且数量少，为确保安全，建议自行保管；声像档案因保管技术环境要求高，建议外包；实物档案除用于企业形象展示和宣传的档案外，其他建议外包。表1档案保管外包范围档案类型 重要性保管技术环境要求数量数字化水平调档频度 是否外包文书档案重要中等中等高高外包工程档案重要中等多中等中等外包营销档案重要中等多高中等外包会计档案重要中等中等高高外包权属档案 很重要中等少高高不外包人事档案 很重要中等少高高不外包声像档案重要高少高低外包实物档案重要中等少高低部分外包（2）严格履行招标程序严肃招标程序的审核管理，按照国家、地方或企业842023年 第29期 兰台内外档苑论坛职业拓展规定程序规范执行，积极发挥市场机制作用，保证招标具有充分竞争性。一是考察维度，通过实地考察和资格预审文件，对外包机构的资信状况、历史业绩、承接能力、股东背景、高级管理人员背景和资金情况、档案保管场所建设情况、档案运输情况、档案保护情况以及档案装具、人员管理、信息化和档案利用服务情况、制度建设并对我方要求的响应程度等情况做一个综合审核；二是对考察单位评分并编制考察报告，根据考察情况确定3家入围机构；三是邀请入围单位展开投标，并聘请专家实施评标，根据评标结果确定中标单位；四是签订规范的保管外包合同和保密协议，合同中对合同当事人的权利义务、违约责任的规定必须明确、具体，文字表达应清楚、规范和准确，做到条款内容完整，表述准确，相关手续齐备，并请法务部门审核出具法律审核意见，对合同服务范围、质量技术标准内容不完整、表述不严谨、权责不清晰等情况要及时修改、补充、完善，最大程度地保障档案的安全以及调档的便利性和时效性。2.开展全过程监督，确保档案安全委托方应开展事前、事中、事后全过程安全监督。一是增强安全意识，坚决贯彻“涉密不外包”的原则，对外包档案仔细检查和挑选，防止涉密档案和敏感信息档案违规外包。二是在遴选服务机构时，应将服务机构拥有自有产权档案库房作为一项优势条件予以重点考虑，对于租赁库房的要深入了解其租期、业主信誉、是否拆迁等问题，原则上保管外包服务的合同周期应小于库房租赁周期。三是将库房温湿度控制水平和资金投入作为一项重要的考量因素。四是将服务机构的投资主体、财务状况、人力资源状况、经营业务状况作为重要的考量因素，并在保管服务外包过程中实施全程性关注预警。五是委托方应不定期通过询问、实地查看或视频监控查看的方式，监督库房和档案实体安全管理状况，发现问题及时通知整改，保证档案的安全。3.建立有效的沟通、协调、考核机制委托方和保管外包服务机构应坚持信息真实、客观公正、效率至上的沟通协调原则。一是委托方和服务机构应建立定期会商通报工作机制，会商议题主要针对档案保管和利用基本情况以及过程中存在的问题和档案管理相关问题的业务交流研讨，通报内容主要是针对存在问题的防范、改进措施及措施的执行情况、执行效果等。二是如发生档案丢失、缺失、被盗或者信息被泄露等紧急情况，服务机构应立即启动应急预案并及时报告委托方。三是委托方和服务机构应建立稳定的专人负责工作机制。双方选派专人负责对接、问题会商、通报事宜，所选派人员保持稳定，互相熟悉，减少无效沟通频率、缩短适应时间或者降低频繁更换人员的风险。四是实施外包服务机构季度考核机制。首先，保管外包服务机构定期撰写季度工作报告；其次，委托方对保管外包服务机构的档案运输、库房管理、调档效率和响应速度等档案服务情况开展满意度问卷调研；最后，委托方根据季度工作报告、调研结果等，对服务机构的档案管理情况展开综合考评打分，考评结果作为工作改进、奖惩、是否继续合作的依据。五、未来展望如今，随着我国经济的快速发展，档案数量迅速增加，档案管理难度越来越大，越来越多的企事业单位选择将自己的档案业务外包给档案中介机构，以达到节约成本和提高效率的目的。目前，我国社会档案数量每年以不低于46%的速度增长，档案的存量需求与管理服务缺口巨大，档案管理外包业务在中国潜力巨大，相信这种趋势也会促使我国档案外包服务行业更加专业化、规范化和标准化发展。未来，随着信息技术的发展和档案信息化进程的加快，传统实体档案数量将减少，而数字档案数量将激增。对房地产企业而言，应积极推进电子文件单轨单套制建设，尤其是建设项目档案的单轨单套制建设，推进数字档案馆室、智慧档案馆室建设。对档案保管外包企业而言，可借鉴国外发达国家数字档案托管的成熟经验，依靠大数据、人工智能以及区块链等技术，在保证档案安全的前提下，发展数字档案托管和档案资源开发利用服务。对档案行政管理部门而言，应积极推动档案信息资源共建共享，统筹开展档案存储服务，应积极履行监管主体责任，必要时可发挥档案外包协会的作用，从而保证档案保管外包业务蓬勃、可持续发展。参考文献：1李海涛，张蕴怡.我国档案保管外包服务行业发展现状、问题及对策J.档案学通讯，2020（04）：57-64.2刘春香.从“外包”成本效应的角度解读档案社会化保管的经济性J.兰台世界，2012（29）：63-64.3胡永贺.企业档案托管寄存面临的主要问题及对策J.北京档案，2021（02）：37-39.4张洋.档案保管外包服务的发展与风险防范J.兰台世界，2020（06）：95-96+100.5蔡盈芳.档案托管安全第一J.中国档案，2014（04）：28-29.（作者单位：北京首都开发股份有限公司）