档案管理制度.doc

档案管理制度
档案管理制度
一、目的
为了保证我公司档案资料归档的及时性、完整性及档案管理的规范性，特制定本公司档案管理制度。
二、适用范围
适用公司所有招标代理、投标文件资料、造价咨询资料、监理咨询资料以及人事档案管理资料。
三、职责
3.1 行政人事部负责本制度的制定和档案的收集与管理。
3.2 各部门负责人负责本部门有关业务档案的归集、整理，提交行政人事部档案管理人员。
3.3 各部门相关人员负责所从事业务的档案的归集、整理，并提交部门负责人审核，保证档案的完整性，不得遗漏和缺失，及时归档。
3.4 总工办总工程师领全面负责全线的档案管理工作，行政人事是档案管理的职能部门，并设专职档案员，在总工程师的指导下，负责对全线档案管理工作进行指导、监督、检查，组织集中整理工作。

四、管理内容
4.1 档案管理要求及原则
4.1.1 档案管理必须认真执行公司有关各项规章制度，档案管理员要增强法律意识，做到依法照章办事，努力提高政治和业务素质，尽职尽责做好档案管理工作。
4.1.2 管理应坚持集中统一管理的原则，档案管理员应积极收取各种门类和载体的档案资料，存档案室集中统一管理。
4.1.3 装订成册的档案必须按规定立卷，填好案卷目录，然后按不同业务成果类别、载体分别上架保管，并写明载体名称，以便查找利用。
4.1.4 随时保持卷面清洁、整齐、保证档案的完整齐全。
4.1.5 档案管理员必须保证档案安全。档案管理员离开档案室时，必须关停电器，拨掉电源插头，上好门锁，管好钥匙，节假日离开前必须严格检查，必要时可打封条。
4.1.6 档案管理员对所保管档案每半年要全面、仔细地检查一次，作好记录，做到账物相符。对破损和褪变的档案要进行修复和复制，并做好档案的防霉及防蛀措施。
4.1.7 档案工作要充分利用电子计算机等先进设备来加强科学管理，提高档案工作的管理水平和服务质量。
4.1.8 做好档案信息开发利用工作。档案管理员要绘制档案分类大纲和存放示意图，编制检索工具和参考资料，认真编好档案目录。档案管理员要熟悉所藏档案情况，方便快捷提供利用。
4.1.9 坚持履行档案借阅手续，经相关领导批准后方可借阅并认真做好登记及催还档案工作，严格区分开放与控制使用的档案。
4.1.10 档案管理员必须认真负责管理档案。查阅档案必须由档案管理员查找、调取。
4.1.11 档案接收、移出、销毁及档案管理员工作变动，必须进行档案交接，逐一清点核对，履行交接签收手续，及时记入《档案移交和接收登记薄》，对接收的档案，原则上应保持原卷册原貌，以分清责任。
4.1.12 对超过保管期限的档案，要按照保管期限重新组织鉴定；对于需继续保存的档案要造具《档案销毁清册》，写出报告，经领导审核同意，由专人监销。
4.1.13 档案在归档前由保存者个人负责，归档后由档案管理员负责。谁出问题谁负责。
4.1.14 相关档案应由档案管理员收集并装订成册，由档案管理员保存。
4.1.15 档案管理员和直接责任人发生玩忽职守、擅自提供抄录、损毁、丢失、泄密等事件，要追究责任，根据情节轻重按照公司相关制度规定给予行政或刑事处理。
4.2 各类型档案归档内容
4.2.1 工程量清单及控制价编制归档应收集的资料
4.2.1.1 工程造价咨询合同
4.2.1.2 三级复核表
4.2.1.3 清单及控制价编制成果文件纸质文本（注：纸质文本可不打印分部分项工程量清单计价分析表）
4.2.1.4 电子文档（光盘）存档内容应当包括但不限于：
4.2.1.4.1 工程量清单及招标控制价编制内容（全套）
4.2.1.4.2 工程量计算书（包括图算软件、自制电子表格）
4.2.1.4.3 图纸电子文档
4.2.1.5 计算过程中相关责任方（如委托方、设计方等）的来往函件、答疑等。
4.2.1.6 若同一项目有修改，应将所有修改编制文件一并存档，应将每次定稿内容（并附修改原因）移交档案室存档保管。
4.2.1.7 财评报告复印件
4.2.1.8 其他应归档资料
4.2.1.9 项目经理及经办人签字表
4.2.2 工程结算编制归档应收集的资料
4.2.2.1 工程造价咨询合同
4.2.2.2 结算编制成果文件及电子文档（含报告正文、结算书等）、三级复核表。
4.2.2.3 其他资料：
（1）工程相关责任方（如委托方，设计方，监理等）的来往函件，会议纪要
（2）计算底稿（含电子文档）
（3）影响工程造价的相关重要签证
（4）其他应该归档资料
4.2.2.4 项目经理及经办人签字表
4.2.3 财政评审归档应收集的资料
4.2.3.1 工程造价咨询合同
4.2.3.2 三级复核表
4.2.3.3 清单及控制价报告（注：纸质文档可不打印分部分项工程量清单计价分析表）
4.2.3.4 电子文档(光盘)内容应当包括但不限于：
（1）经评审的概算书或工程量清单及招标控制价编制内容（全套）
（2）工程量计算书（包括图算软件、自制电子表格）
（3）、图纸电子文档
4.2.3.5 计算过程中相关责任方（如委托方、设计方等）的来往函件、答疑等。
4.2.3.6 若同一项目有修改，应将所有修改编制文件一并存档，应将每次定稿内容（并附修改原因）移交档案室存档保管。
4.2.3.7 财评报告复印件
4.2.3.8 其他应归档资料
4.2.3.9 项目经理及经办人签字表
4.2.4 工程结算审计归档应收集的资料
4.2.4.1 工程造价咨询合同
4.2.4.2 审核报告及电子文档（含报告正文，定案表，结算书，重要签证等），三级复核表。
4.2.4.3 其他资料：
（1）工程相关责任方（如委托方，设计方，监理等）的来往函件，会议纪要
（2）计算底稿（含电子文档）
（3）影响工程造价的相关重要签证
（4）其他应该归档资料
4.2.4.4 项目经理及经办人签字表
4.2.4.5 项目负责人认为有必要留底的所有资料。
4.3 招标代理项目归档应收集的资料 如一表：
招标代理项目资料归档情况表
序号
分项名称
备注
1
比选邀请函（日报网下载）

2
《中选通知书》原件

3
项目立项批文

4
招标核准批文

5
备案后的《招标代理合同》原件

6
预算控制价财政评审报告

7
备案后的《招标公告》（含网络打印版或报纸）

8
备案后《招标文件》原件

9
备案工程量清单原件

10
报名表（投标人报名资料、报名统计表）

11
备案后的补疑文件及签收表、回函

12
备案评标报告原件

13
备案后《中标候选人公示》原件（含网络打印版）

14
备案后《中标通知书》原件

15
中标单位的投标文件（含电子文档）

16
业主盖章的《履约情况表》原件

17
备案施工合同

注：招标代理项目资料按以上目录顺序由负责此项目的项目负责人装订交档案管理员。

4.4 归档资料的整理要求
4.4.1 归档文件应按“件”为单位装订。
4.4.2 所有档案资料均为A4纸型（210×297ｍｍ）规格：幅面大于Ａ4的，按Ａ4纸型的尺寸加以折叠，并尽量减少折叠层次，折叠应尽量位于字迹间隙处，图纸应将图签折于显眼位置，尽量减少文件受损，便于阅读；小于Ａ4尺寸的，粘贴在Ａ4幅面的纸上，并留出装订线。
4.4.3 装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件或手抄稿在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文件处理单在前，文件在后；正文在前，发文稿纸在后。
4.4.4 归档文件装订前，应去除原装订文件的金属物和易变脆的塑料物。  
装订要采用对档案文件无损的材料和方法，如夹装、线装等方法。装订要牢固，做到文件不损页；不倒页，不压字。装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，文件尽量大小一致。采用左侧装订，要将左、下侧对齐并打印封面及目录。
4.4.5 封面各个项目应填写清楚、准确；卷内文件材料按规定次序排列、编号。
4.4.6 报告上档案架
档案管理员应根据不同类型的业务成果报告分区、分门别类按文号的顺序将报告进行上架归档保存。
4.5 归档日期要求及处罚规定
4.5.1 造价相关报告档案
4.5.1.1 负责该项目的项目负责人应在出具正式报告当日内移交公司档案管理员保管。所移交档案资料齐全、完整，方可提取该项目的提成工资。若未及时交纳从报告出具之日第二天算起每超过一天处10元的罚款，并累计计算，直到档案完整移交为止。
4.5.1.2 对于特殊情况应在出具报告之日第二天算起三日内移交齐所应该归档的资料，并以书面《情况说明书》告知总工程师，否则从第四日算起每超过一天处10元的罚款，并累计计算，直到档案完整移交为止。
4.5.2 招标代理项目档案资料
4.5.2.1 负责该招标代理项目的项目负责人应在发出中标通书之日内移交公司档案管理员保管。所移交档案资料齐全、完整，方可提取该项目的提成工资。若未及时交纳从报告出具之日第二天算起每超过一天处10元的罚款，并累计计算，直到档案完整移交为止。
4.5.2.2 对于特殊情况应在发出中标通书之日第二天算起三日内移交齐所应该归档的资料，并以书面《情况说明书》告知招标部经理，否则从第四日算起每超过一天处10元的罚款，并累计计算，直到档案完整移交为止。
4.6 监理档案管理
4.6.1 档案管理目标
4.6.1.1 保证项目建设的施工原始记录、单项质量评定、监理抽检记录与工程建设同步完成，每年底或每个施工阶段按照整理办法组织集中整理归档；
4.6.1.2 保证工程建设档案的形成能够准确地反映施工全过程，记录真实，能够作为计量、支付、设计变更批复的依据和凭证；
4.6.1.3 在工程交工验收时，将整理并符合编制要求的档案提交验收委员会。
4.6.2 档案管理内容
工程档案管理主要分为：收集、鉴定、整理、编目、保管、装订、移交。
4.6.2.1 档案的收集工作是指按照档案管理的有关规定，通过切实可行的措施和方法，把具有保存和利用价值的文件资料集中到档案管理部门；收集工作贯穿整个工程建设的全过程，是保证档案管理工作顺利进行的第一步，档案的收集既要遵循建设过程的形成规律，还要保证其完整、准确，收集范围；
4.6.2.2 档案的鉴定工作是指按照施工工艺，施工、评定等行业规范对收集的材料进行检查，保证材料填写规范、完整、页面整洁，符合工程档案的一般要求；
4.6.2.3 档案的整理工作是指对收集到的材料，按照其形成规律和特点，进行科学、系统排列及组卷的过程；整理工作要遵循档案形成规律和分类标准，保证档案材料之间的有机联系，最终形成统一整体；
4.6.2.4 档案的编目是用来固定案卷内文件的位置，揭示其内容，便于查找和利用；包含编档号、编目录等各项工作；
4.6.2.5 档案的保管、装订、移交指在项目建设过程中对档案的日常保护和管理。项目建设过程也是工程档案收集的过程，在此期间收集的档案材料由各形成单位自行妥善保管，在项目交工验收时，按照整理要求形成系统后，再进行装订，统一移交项目管理单位归档保存。
4.6.3 施工阶段监理资料的内容：
4.6.3.1 施工合同文件及委托监理合同；
4.6.3.2 勘察设计文件；
4.6.3.3 监理规划；
4.6.3.4 监理实施细则；
4.6.3.5 分包单位资格报审表；
4.6.3.6 设计交底与图纸会审纪要；
4.6.3.7 施工组织设计（方案）报审表；
4.6.3.8 工程开工/复工报审表及工程停工令；
4.6.3.9 测量核验资料；
4.6.3.10 工程进度计划；
4.6.3.11 工程材料、构配件、设备的质量证明文件；
4.6.3.12 检查试验资料；
4.6.3.13 工程变更资料；
4.6.3.14 隐蔽工程验收资料；
4.6.3.15 工程计量单和工程款支付证书；
4.6.3.16 监理工程师通知单；
4.6.3.17 监理工作联系单；
4.6.3.18 报验申请表；
4.6.3.19 会议纪要；
4.6.3.20 往来函件；
4.6.3.21 监理日记；
4.6.3.22 监理月报；
4.6.3.23 质量缺陷与事故的处理文件；
4.6.3.24 分部工程、单位工程等验收资料；
4.6.3.25 索赔文件资料；
4.6.3.26 竣工结算审核意见书；
4.6.3.27工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告；
4.6.3.28 监理工作总结；
4.6.4 归档的监理资料内容
4.6.4.1 委托监理合同；
4.6.4.2 监理规划、监理细则；
4.6.4.3 监理日记；
4.6.4.4 监理月报；
4.6.4.5 监理指令文件（监理工程师通知单，监理工程师通知回复单，备忘录，工程停工令，工程开工/复工报审表等）
4.6.4.6 与业主、被监理单位、设计单位往来函件、文件；
4.6.4.7 会议纪要；
4.6.4.8 工程计量单、工程款支付证书、竣工结算审核意见书；
4.6.4.9 施工组织设计、施工方案审核签证资料；
4.6.4.10 监理总结报告、工程质量评估报告；
4.6.4.11 工程质量安全事故调查处理文件；
4.6.4.12 工程验收资料（分部工程验收记录，单位工程竣工验收记录，单位工程质量控制资料核查记录，单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录，单位工程观感质量检查记录，单位工程竣工报验单，竣工验收报告，工程质量保修书等方面的资料）；
4.6.4.13 分包单位资格报审资料；
4.6.4.14 索赔文件资料；
4.6.4.15 报验申请表（原材料/构配件/设备、检验批、分项、定位放样、沉降观察、施工试验等）；
4.6.4.16 工程变更单；
4.6.4.17 监理工作联系单；
4.6.4.18 总监巡视检查记录；
4.6.4.19 旁站记录；
4.6.4.20 工程进度资料；
4.6.4.21 主要的监理台帐；
4.6.5 监理资料的管理要求
1、公司监理资料管理实行总工程师负责制；
2、监理档案应按单位工程和施工的时间先后顺序整理，分类立卷装订，每页要有编号，每卷要有目录；
3、每个单位工程的监理档案封面应注明工程名称、合同号、建设单位、总包单位、建设日期、完成日期和总监理工程师审核签字；
4、在工程（合同）完成后一个月内由资料管理人员整理装订后，移交公司档案办理交接手续；
5、一般工程监理档案在工程保修期满后保存一年，重要的工程监理档案保存可延长
至三年。保存期间需要查阅时，应办理借阅和归还手续；
6、监理档案，应真实可靠，字迹要清楚，签字要齐全，不得弄虚造假、擅自涂改原始记录。
4.6.6 施工阶段监理资料的归档方法
4.6.7 施工阶段监理资料按五部分归档：
■ 合同管理资料 ■ 质量控制资料 ■ 投资控制资料
■ 进度控制资料 ■ 监理工作管理
4.6.7.1 合同管理资料
编 号
归 档 资 料 名 称
1
监理委托合同
2
分包单位资格报审资料
3
施工组织设计报审表
4
索赔文件资料（申请书、批复意见）
5
工程变更单
6
工程竣工验收资料
7
工程质量保修书或移交证书
4.6.7.2．进度控制资料

编 号
归 档 资 料 名 称
1
施工进度计划报审单及审核批复意见
2
工程开工/复工报审表及批复意见
3
有关工程进度方面的专题报告及建议
注：工程进度资料通常指：施工进度计划（年、月、旬、周）申报表及监理方的审批意见，进度计划与工程实际完成情况的比较分析报告，施工计划变更申请及监理方的批复意见，延长工期申请及批复意见，人员、材料、机械设备的进场计划及监理方的审批意见，工程开工/复工申请及监理方的批复意见。
4.6.7.3 工程质量控制资料
编 号
归 档 资 料 名 称
1
施工方案报审表及监理工程师审批意见
2
工程质量安全事故调查处理文件（事故调查报告、事故处理意见书、事故评估报告等）
3
原材料、构配件、设备报验申请表（含批复意见）
4
检验批、分项工程报验单（含批复意见）
5
工程定位放线报验单及监理工程师复核意见
6
分部工程验收记录（工程验收记录）
7
旁站记录
8
施工试验报审单及监理方的见证意见
9
工程质量评估报告
注：因归档需要，在有关的报验申请表中，应注明部位、内容，监理方的审批意见明确、依据充分。
工程质量评估报告中已包含了质量保证资料（施工技术资料）的核查情况、检验批/分项/分部工程的质量统计情况、混凝土/砂浆试块的评定结果等方面的资料。因而，在归档资料中不再单独列项。
4.6.7.4 投资控制资料
编 号
归 档 资 料 名 称
1
工程计量单及审核意见
2
工程款支付证书
3
竣工结算审核意见书
注：如果监理方不参与工程竣工结算工作，则上表中第3项就不存在。
4.6.7.5 监理工作管理资料
编 号
归 档 资 料 名 称
1
监理规划
2
监理实施细则
3
监理日记
4
监理月报
5
监理指令文件
6
总监巡视检查记录
7
与业主、被监理单位、设计单位的往来函件
8
会议纪要
9
监理总结报告
10
主要的监理台帐
注：主要的监理台帐按公司“关于现场监理工作台帐记录的规定”处理。
为保证监理资料的完整、分类有序，工程开工前总监应与建设单位、承包单位对资料的分类、格式（包括用纸尺寸）、份数达成一致意见。
监理资料的组卷及归档，各地区各部门有不同的要求。因此，项目开工前，项目监理组应主动与当地档案部门进行联系，明确具体要求。竣工资料要求，应与建设单位、质监站取得共识，以使资料管理符合有关规定和要求。
5.1归档资料的归档、借阅、归还流程。
5.1.1公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。流程如附录一。
5.1.2
6.1对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。
7.1、附则
7.1.1各项目部及分公司的档案亦参照执行。本制度从公布之日起执行。
7.1.2行政人事部负责本制度的解释

附录
一、 归档流程。
二、 借阅、归还流程

拟制：雷理 审核 批准： 生效日期：

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