办公用品采购管理制度.doc

办公用品采购管理制度

一、 总则
1、为加强公司办公用品管理，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度；
2、本制度适用于公司全体员工。
二、办公用品分类
本制度所指的办公用品主要包括：各种办公室所需耗材、办公设备、办公家具、电脑及配件、其他零星物品以及机器设备、运输工具、大额资产等固定资产。
1、办公室家具：如桌椅、文件柜、饮水机、电风扇等；
2、办公设备及办公用具：如电脑、计算机、投影仪、打印机等；
3、日常办公用品、耗材：如笔记本、笔、打印纸等；
4、其他
三、采购原则
1、所有办公用品的采购、发放、管理工作，由行政部统一负责。
2、负责办公用品的采购和日常管理，当库存低于一定数额时，行政部应及时补充。
3、行政部经理负责对办公用品的采购流程以及价格、供应商等情况进行严格审核，并直接负责大宗办公用品的洽谈和采购；
4、财务主管负责对办公用品采购价格的审计，并定期审核办公用品台账；
5、总经理对行政部的办公用品采购管理实施严格监督，发现问题应及时纠偏。
6、采购人员严格按照采购审批计划进行采购，不得随意增加采购品种和数量，凡是没有列入采购计划的或未经批准的办公物品，任何人不得擅自购买，否则后果自负。
四、采购办法
1、所申购物资总价格在500元以下的办公用品，由行政经理审核后直接采购；
2、总价格在500元以上的，经由总经理签字确认后采购。
五、采购审批程序
1、总价格在500元以下的物品；
申购人填写《物品申购单》→部门负责人审批→行政经理审批→行政人员采购
2、总价格在500元以上的物品；
申购人填写《物品申购单》→部门负责人审批→总经理审批→行政人员采购
3、行政专员依据各部门的办公用品领用计划，及时查对库存，对确有缺项的，应及时编制办公用品购置计划，后进行采购；
六、核销
1、办公用品采购后，行政部负责验收、核对，确认无误后登记入库；
2、采购物资时，行政人员须向供应商索取正规发票和物品清单，如供应商未能开具正式物品清单的，行政人员须依据实际购买的物品、规格、型号、单价、数量等，自行编制采购物资清单，作为报销凭证；
3、物资采购完毕，须在10个工作日内，填写《费用报销单》，经行政部经理、总经理审核后，按实际支出报销费用。财务部门须对报销凭证予以严格审核，对于不符合申购流程和报销凭证不全者，应予拒销。
七、办公用品的保管
1、备用的办公用品由行政部统一保管，防止办公用品受潮、虫蛀、损坏、丢失，确保办公用品的功用和性能。
2、对固定资产实行保管责任制。实行使用人、领用人、保管责任人三合一的办法。谁领取，谁保管；谁使用，谁保管。
3、办公用品在使用过程中出现故障时，应及时通知行政部组织维修。
4、对因个人工作失误、非正当使用而造成办公用品出现重大耗损的，将根据个人错误的程度，由责任人承担相应的损失。
5、员工离职前应如数交回或转交所领用的非消耗性办公用品，由人事行政部确认。
八、领用和发放
1、员工领用办公用品需填写《办公用品领用登记表》并确认签字，且按照《办公用品领用登记表》发放办公用品，并做好出库登记，建立台账。
2、办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由行政专员统一调换或回收；
3、使用人在使用办公设施时，应严格按照要求进行操作，并注意日常保养维护。
4、新员工入职，每人可配备：记事本一本、签字笔一支，由行政部统一发放。
5、员工离职时，须根据有关规定与行政专员做好相关办公用品交接。
九、登记和管理
1、行政专员须建立和登记办公用品台账，做好办公用品的购置、发放和库存管理；
2、财务部须会同行政专员定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符；
3、办公用品存放过程中应避免受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能；
4、行政专员须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。
十、附则
1、本制度由行政部制定，经总经理审批后予以实施。
2、本制度解释权和修订权归行政部所有，根据实际情况，行政部将定期对本制度进行修订。
3、今后若有未尽事宜，由行政部另行发文通知。
4、本制度自颁布之日起实施。

附件1
物品申购单

申购部门

申购时间

申购物品名称及型号
数量
预算（元）
申购事由

申请人

申购部门意见

经理意见

总经理意见

董事长意见

说明：申购物品预算总金额500元以下（含500元）由经理审批，500元以上（含500元）由总经理审批；

附件1
办公用品领用登记表
序号
日期
物品名称
数量
部门
领用人
备注