会计事务所档案管理制度.doc

会计师事务所档案管理制度

第一章 总 则
一、 为了规范本所业务资料的分类、整理、立卷、归档工作，实现档案管理科学化、制度化，根据《安徽省会计师事务所业务档案管理办法（试行）》的有关规定，结合本所的实际情况，制定本制度。
二、 本所的业务资料，主要指执业人员，在执行各项咨询业务中形成的工作底稿和出具的报告书。办理培训形成的资料，也列入业务资料范围。
本所的一般文件和会计核算资料（包括会计凭证、帐簿、报表），不属于业务资料范围，应分别按文书档案和会计档案管理的有关规定进行管理。
三、 业务档案管理的基本内容是，按照规范化、科学化的要求，对业务资料进行分类、归集、整理、立卷、编目、保管、利用、鉴定与销毁，并形成制度。
四、 业务档案由本所统一管理，并接受各有关部门和档案业务管理部门的业务指导和监督。
第二章 业务资料的分类
五、 本所办理各项业务形成的工作底稿，应分别业务性质，划分为综合类、业务类、备查类三类，并结合实际，制定分类工作底稿的具体目录和索引系统，便于整理、利用。
六、 本所的培训业务，包括受托和自办的各种培训班。办理前述培训形成的资料，主要包括委托培训的协议、教学大纲、自编教材、试题、参考答案，评分办法、学员名册、成绩单和培训工作总结等，应分别不同培训项目和期次进行归类。
第三章 业务档案的形成
七、 执业人员在完成一项咨询业务后的两个月内，应由主办人员（或由承办部门指定人员）对业务资料进行分类、归集、整理，并按一个委托单位一项业务立一个案卷的要求立卷，不得将多个委托单位同一项业务合立成一个案卷。
八、 立卷人员对咨询业务资料进行分类、归集、整理、立卷时，应按下列顺序排列：综合类工作底稿，业务类工作底稿，备查类工作底稿。业务类工作底稿，凡编有序号的，按序号排列，没有编序号的按形成报告的内容的顺序排列。
对培训形成的资料，按协议、教学大纲、自编教材、各科试题、参考答案、评分办法、学员名册、成绩单、培训工作总结等顺序排列。
九、 为便于对业务档案调阅、鉴定和销毁，案卷可采用袋装式。立卷人员在对业务资料进行分类、归集、整理、立卷后，可分类进行简易装订，并在每页右上角顺序编上页号，再外套档案袋。档案袋上必须填写下列项目（代案卷目录）：
1. 委托单位名称：一律填写全称；
2. 委托单位经济性质：企业单位按国有、集体、私营、股份制、外商投资等分别填写，行政事业单位按行政、事业分别填写；
3. 业务项目：按验资、会计报表审计、专项审计、投资评估、资产评估、工程造价、项目可行性研究等分别填写。其中：验资须填明设立验资、变更验资或年检验资；专项审计须填明具体项目，如承包经营终结审计、厂长（经理）离任审计、工程造价审核、经济案件证据鉴定、财务大检查、小金库检查、破产清算、企业合并、分立事宜中的审计业务等；
4. 报告书发文时间和编号；
5. 承办部门和主办人员；
6. 收费金额；
7. 目录及起止页号：综合类工作底稿中需长期保存的底稿和备查类工作底稿，须逐个填明项目和起止页号，业务类工作底稿和综合类工作底稿中的其他部分，只须填明总的起止页号，不需逐项填写。
业务档案也可采用订本式、盒装，一个档案盒可装几本案卷。但立卷必须严格按第八条的规定办理，以便分别调阅。
十、 立卷人员对不同培训项目和期次的培训资料，应按第九条第二款的排列顺序进行整理立卷，并在每项右上角顺序编上页号，再外套档案袋，并填写有关项目，其中目录及起止页号须逐项填写。
十一、 立卷人员在对业务资料进行整理立卷时，对不属于归档范围的资料（如临时记录和草稿等）以及重复的资料，应予以删除；对纸张不规格、破损、卷角或皱折的资料，应进行技术加工处理：
1． 纸张超出规格的，在不影响资料完整和字迹的前提下，可酌情剪裁，不能剪裁的，可加以折叠；
2． 破损、卷角、折皱、装订线过窄和纸张小于规格的，要用白纸予以裱衬。
第四章 业务档案的保管和利用
十二、 本所应确定专人管理业务档案。档案管理人员因工作需要发生变动时，应向接办的人员办理交接手续。
十三、 承办部门在对业务资料整理立卷形成档案后，应及时送交档案管理人员保管，如因故需短期存放时，最长不得超过一个月。
十四、 业务档案必须设专橱存放，并进行科学管理，做到分类明确，排列有序，便于查找和利用。要加强对档案管理人员的安全教育，并采取必要的措施（包括备有必要的设施），确保业务档案的安全和完整，防止虫蛀、潮湿、损坏和散失。
十五、 要建立业务档案保密制度，对工作底稿中涉及的商业秘密保密。要设置借阅档案登记簿，本所注册会计师和其他执业人员需要借阅时，要办理登记手续，按期归还。司法机关、国家有部门和其他会计师事务所依照法律和其他有关规定需要查阅业务档案的，必须持有正式介绍信，经所领导批准后方可查阅，但一律不得借出。
十六、 查阅业务档案，查阅人不得对案卷涂改、圈划、抽取、撤换，原则上不得复印和复制，确需复印复制的，应经所领导批准。
十七、 业务档案为永久性档案和当期档案。
1． 永久性档案是指记录内容相对稳定、具有长期使用价值的档案。包括备查类工作底稿和报告书（含附件）、未审会计报表以及综合工作底稿中的业务约定书等。
2． 当期档案是指记录内容经常变化、只供近期使用的档案。包括业务类工作底稿和综合类工作底稿中的其他部分，以及会计培训档案。
十八、 业务档案保管年限如下：
1． 当期档案自报告书签发之日起保存十年，其中培训档案自培训结业之日起保存五年；
2． 永久性档案长期保存；
3． 委托单位撤销和不再由本所执业的单位，其永久性档案的保管年限与最近一年当期档案的保管年限相同。
4． 资产评估业务档案的保管期限，按《资产评估操作规范意见（试行）》第132条的规定办理。
第五章 业务档案的鉴定和销毁
十九、 业务档案保管期满需要销毁时，应由本所档案管理人员提出销毁意见，编造档案销毁清册，经原承办部门会同鉴定。参加鉴定人员认真进行鉴定后应在档案销毁清册上签名盖章，然后报本所领导批准销毁。
二十、 本所按规定销毁业务档案时，应报请主管部门派员监销。监销人员在对档案销毁清册认真审查核对后，应在清册上签名盖章。档案销毁清册应存入档案长期保存。
第六章 附 则
二十二、本制度自公布之日起执行。
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