文件管理制度-.doc

发行版本页 码发行日期文件状态公司文件管理制度文件编号制定部门1、目的：为规范公司文件的发放、使用、回收、作废等过程，防止作废文件非预期使用，特制定本规定。2、适用范围：适用于公司内部使用的检验规程、程序文件、管理文件、质量文件等，以及各部门制定的内部使用文件。3、职责：3.1办公室负责各类管理文件及相关外来文件的管理；3.2 各部门负责本部门内部使用的各类文件、合同的管理。4、管理要求4.1文件的发放4.1.1 各类文件在经过规定流程要求的审核、批准后由办公室负责发放。根据文件的性质分为：受控文件和临时文件。受控文件是公司内正式、长期执行文件；临时文件为公司内非正式、阶段性执行文件，临时文件的有效期不超过3个月。4.1.2 受控文件发放前应在文件首页上加盖红色“受控文件”章，填写分发号和发放日期；临时文件发放前在文件上加盖蓝色“临时文件”章，填写分发号和发放日期。4.1.3文件编号应严格执行下表的规定：序号文件编制部门编号序号文件编制部门编号1董事办DS7后勤部HQ2董秘办DM8采购部CG3总经办ZB9销售部XS4财务部CW10零货库LS5办公室BG11整件库ZK6质管部ZG12信息部XX4.1.4文件发放时由文件发放部门填写“受控/临时文件收发记录表”，由文件接受部门负责人（或部门负责人指定）签字接收，实行“谁签字谁负责”的要求。修改时间修改内容批 准审 核制 定 年 月 日年 月 日年 月 日发行版本页 码发行日期文件状态文件编号制定部门4.2 受控文件的保管与使用4.2.1 各部门应由专人负责管理本部门使用的各类文件。其职责包括修订本部门“文件清单”；妥善整理、装订和保管；借阅时进行登记并及时回收；文件修改后及时发放新文件并回收作废文件等。4.2.2 受控文件应妥善使用，不应擅自修改、涂画、破损或丢失。若不慎破坏，视情况对文件负责人扣50-200元绩效；并及时向文件发放部门申请补发。4.3文件的复制4.3.1 使用部门因工作原因需要复制受控文件时，应向文件发放部门提出申请，由文件发放部门复制，各部门不应擅自复制，否则扣绩效100元/张。4.3.2 文件发放部门对所有复制的受控文件一律加盖红色“受控”章。4.3.4 复制的受控文件发放时由文件发放部门在该文件的“受控文件收发记录表”上进行登记，由接收人签字。4.4文件的更改与收回4.4.1文件由文件发放部门根据需要进行更改。需换页的更改文件的发放范围按原文件的“文件收发记录表”的登记确定，其余按4.3条款的有关规定执行。4.4.2文件更改后，换页后的原文件即为作废文件。作废文件应由文件发放部门及时收回并加盖“作废”章。4.4.3因部门合并或撤消的，原分发的文件应由文件发放部门及时收回。4.4.4文件收回时由文件发放部门填写“文件收发记录表”，由交、收双方签字。4.4.5 作废文件收回后由文件发放部门单独存放并标识，待积存到一定数量时申请一次性销毁。4.5 电子版受控文件的管理4.5.1不准擅自下载受控文件内容。4.5.2 文件发放部门应对电子版的受控文件及时更新，避免因更新不及时而带来的混乱。附件：文件收发记录表序号文件名称编号部门份数页数接收人回收人备注苗木供应合同书甲方：乙方：周至县哑柏镇绿星苗圃经甲乙双方协商同意， （以下简称甲方）从周至县哑柏镇绿星苗圃（以下简称乙方）购买银杏苗木，（用于渭政办发2010205号文件，渭南市区绿化），并就相关事宜达成以下协议：一、 苗木数量： 二、 苗木规格：胸径15cm以上，主干通直，树头完整，枝条匀称、丰满，无病虫害，树形美观。三、 苗木价格：每株计人民币四、 该价格包括：苗木费、挖掘费、包装费、装车费、拉运费五项。合计人民币（ ）五、 付款方式：任务完成后，10日内一次付清。六、 有关事项：1、 土球规格：苗木所带土球直径1.2米以上，厚度60cm以上，卸车前完整不破裂。2、 包装规格：土球包装腰带无间隙宽度12cm以上，纵扎草绳间隙在2cm以下。绳杆高度40cm，缠冠高度2米。3、 所有苗木必须是播种培育，均为本苗圃苗木，严禁从外省、外地调动，由此产生的不良后果，由乙方负责。4、 乙方必须按照甲方时间、地点、数量要求按时送苗。（送苗地点，渭南市城区）并保证我县任务完成居全市前三名。5、 苗木结算数量以接收方接收单上的数据为准，因不符合合同条款中苗木规格要求的，接收方拒绝接收的苗木由乙方自行处理。六、本合同未尽事宜，甲乙双方同意协商解决。七、合同条款违约，造成经济损失，由造成损失方全额赔偿。八、本合同一式两份，甲乙双方各执一份，自签字盖章之日起生效 二0一0年十二月