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集团采购管理制度

第一条 为了加强对采购业务的管理，规范采购行为，降低费用、提高经济效益，结合本公司具体情况，特制定本制度。
第二条 本制度所称的采购，是指集团在固定资产、低值易耗品、材料物资（含自改、自建工程项目用料）、办公用品、媒体采购、室内外美陈用品、各项活动奖品、劳保用品及福利用品等方面的采购行为。
第三条 本制度适用于集团各中心、各职能部门及各直属公司。
第四条 管理职责：
(一)采购管理部的管理职责
1、建立科学的采购体系、总结、学习成型的管理经验，通过不断加强供应商管理，从而不断降低采购成本、提高采购质量、保证供应及时率，建立采购信息平台，签订有效采购合同,规避采购风险，最终提高采购竞争优势，为企业增加经济效益。
2、收集市场商品供求信息，建立信息库，扩大供应源，分析商品价格走势，确保采购好质优价廉的商品。
3、依据《采购授权管理奖惩办法》，会同有关部门对各使用部门的采购计划进行审核，根据审核结果制定采购方案。动员全员参与到“节支增效”中来。
4、对大宗物资的采购实行招标，对其他物资进行询价、比价采购。
5、对大额、重要的采购项目，负责与供货方签订采购合同。
6、严格按照请购部门要求的时间、数量和质量进行物资采购，满足集团经营的需要。
7、保证采购所取得的票据真实、及时、合法。
8、负责整理与采购相关的文件，并进行整理归档。采购价格上网公示。
9、办公用品的采购及发放。
（二）请购部门的管理职责：
1、负责制订采购计划，保证采购计划的合理性、准确性，按时上报采购部门。
2、使用部门请购时，应充分了解库存数量，请购单上要有指定的库管员签字，尽量减少库存，做到即买即用。
3、对采购的物品进行验收。
4、使用部门对质量、技术有特殊要求时，应与采购部门一起购买。
第五条 计划财务部的职责：
1、审核采购计划，把握资金总体投向。
2、审核《请购单》，确保采购按计划进行。
3、按规定办理结算付款手续。
4、按规定办理财务报销手续。
第六条 审批程序
（一） 采购计划的审批
集团各职能部门、各中心根据一个月所需物资制定计划，经各部门经理、分管的中心总裁签字后于每月22日前将下月资金计划报集团计划财务部审核，由集团计划财务部报首席运营官签批，签批后的资金计划下发集团计划财务部、审计部、采购管理部及资金使用部门备案。
（二）《请购单》审批程序
1、所有采购必须填写《请购单》。
2、《请购单》由请购部门填写。
（1）有特殊要求且可计划的、需供应商特别生产加工的物资，如：多联打印纸等需提前一周将请购单送交采购管理部。
（2）批量需求或大型活动需用物品需提前一周将《请购单》送交采购管理部。
（3）请购部门填写《请购单》时须认真填写《请购单》上每一项内容，商品规格、型号、具体要求等填写清楚；各级管理部门审批手续齐全。
3、《请购单》的签批流程
请购单应由有关授权人员签字确认。其签批流程为：请购人→ 仓库保管员（购买材料）→ 部门经理→ 中心总裁 →采购人员（持请购单、比价单）→计划财务部的资金预算部。
仓库管理员接到请购单后，应将请购物资的实际库存数量同请购部门需要的数量进行比较，当所需数量超过库存数量就应同意采购。
请购人员对所购物品价格不清楚时，可咨询采购部门，通报价格后，请购部门将其标注在请购单上，以便计划财务部对资金计划的控制。如果未咨询采购部门，标注价格低于市场价格，采购部门无法采购时，请购部门须重新填写请购单。
第七条 询价的程序
（一） 对集团经常性所需物资，应当进行常年性的动态询价。
（二）对非经常性所需物资，操作方法见第十四条授权管理。
（三） 采购价格应包括以下几个方面：
1、开发票价格；
2、运杂费价格；
3、安装调试价格；
4、其它需质检部门检验或化验的费用；
第八条 采购价格及供应商的确定
（一）所购物品是由采购管理部通过招标或议标确定的长期合作供应商的，审计部可对供应商的价格进行抽查。
（二）如所购物品为零星采购范畴，操作方法见第十四条授权管理。
第九条 付款采购
采购部门持按规定签批的采购单、比价单、借款单到计划财务部办理借款手续，对在同一商家购货金额5,000元以上或单位价值在1,000元以上的，原则上应用支票方式结算。
第十条 购入物品验收流程
采购人员须将采购回来的物资交由请购部门验收，验收后办理相关手续,以确立请购部门对购入物资应负的保管责任。
1、请购部门应比较所收物资与请购单上的要求是否相符。如物资的质量、规格、数量等，然后再盘点物资并检查物资有无损坏，对质量、技术有特殊要求的验收部门应找专家进行验收并签署意见。
2、如为材料采购,须由仓库保管员验收，并办理入库手续。
3、验收单由请购部门填写，一式四份。一份由请购部门留存；一份由仓库保管部门留存；一份给采购部门留存；一份由请购部门交财务部。
4、固定资产、低值易耗品的验收入库参照《固定资产管理制度》及《低值易耗品管理制度》。
5、验收部门如发现商品的质量、规格、技术性能等与请购要求不符，应拒绝签字并通知采购部门办理退货；如数量短缺的应要求补足。
第十一条报销
所购物资经请购部门签收后，采购部门应当持验收单、借款单及发票（发票上应详细注明所购商品的数量、单价、金额、规格、型号及供应商地址；如遇特殊情况，应附有说明或供应商开具的商品明细）按规定及时到计划财务部办理报销手续。
第十二条采购信息档案的管理。
（一）凡是集团采购的物资，应按适当的标准详细登记采购明细账，注明所购商品的时间、数量、单价、金额、规格、型号、备注等内容。采购到的物资于一周之内在公司的局域网上公示，增加采购的透明度。
（二）建立质量台账，对使用部门反馈不合格品进行登记。
（三）将采购合同、标书、产品说明书、保修书等相关文件归档管理。
（四）将采购计划表、请购单统一归档管理。
第十三条产品维修与工程材料采购
（一）由采购管理部所购产品，由其负责质保期内的维修；质保期外的维修由各部门负责并自行组织报销。
（二）对于维修价格，各部门可咨询采购管理部。
（三）自改、自建工程项目的材料采购，必须经审计部审核确认后方可执行采购任务。
第十四条授权管理
零星采购内容主要针对集团物业总公司而制定，由采购管理部授权其独立采购。除此以外的采购内容由采购管理部负责采购。其它部门可使用经理基金进行零星、紧急采购。
网络产品采购由采购管理部授权网络部进行采购。
（一）零星采购范畴：除采购管理部通过招标或议标确定的供应商产品以外的、单项金额在300元以下请购总金额1000元以下的产品（包含紧急采购）。
紧急采购：因不可预见而突然发生，如果不及时购买、修复或建造，可能会造成损失的后果。但不包括有工程预算的工程采购内容 。如果在工程预算外请购，须由审核部确认后，方可执行紧急采购流程内容。
零星采购具体操作方法：
（1）、采购管理部把确定的供应商产品价格目录发至各物业部门，使其确定零星采购内容。
（2）、各物业部门填写《请购单》（一式三联，一联本部门留存，一联交库管员，一联交财务）——部门经理签字确认____各主管财务主任签字确认（控制资金计划）——仓库管理员签字（无库存）同意采购——物业部门自行采购（货比三家或咨询采购管理部）——入库验收（库管员填写入库单）——物业部门自行组织报销（当月）。
（3）、请购单必须保存完好，采购管理部不定期抽检，对价格、质量、数量进行监督管理。对于发现的问题，按第十五条罚则处理。
（4）、紧急采购可作为一种特殊的采购形式来进行。各市场、各部门的负责人作为第一责任人，享有2000元以下的紧急采购审批权限。超过2000元的，需通过首席运营官审批后执行。紧急采购可不必在采购管理部指定供应商处采购，以快速采购到位及时解决问题为主要原则。自行组织报销，但要标注紧急采购字样。
（二）网络产品采购：除复印机、打印机及耗材以外的（拟租赁）电脑设备、设施及耗材（不含纸张）。
网络产品采购具体操作方法：
（1）、由采购管理部通过招标或议标确定供应商，并签定合同。产品价格目录发送网络部一份。
（2）、各部门填写《请购单》（一式三份，本部门一份，网络部一份，财务部一份）到网络部——网络部审批（不同意退回）——财务部确认——网络部通知供应商送货——网络部验收——网络部组织报销（当月）
（3）、请购单必须保存完好，采购管理部不定期抽检，对价格、质量、数量进行监督管理。对于发现的问题，按第十五条罚则处理。
第十五条罚则
（一）采购价格明显高于市场平均价格，给公司带来经济损失的，根据抽查结果确定第一、第二责任人的相关责任。高于市场差价部分按六\四比例由第一和第二责任人承担。第二次出现差价，除补齐外，要按差价总额的10%、5%进行罚款。无特殊理由一季度出现三次，给予辞退或其他纪律处分。因工作失职或失误等非主观原因而导致差价金额超过10000元以上的，应予以调离岗位。对在采购过程中有赚取回扣的行为，一经查实，采购人员除返还回扣外，应予以除名，情节严重者，移送司法机关处理。
（二）所采购商品在质量、性能、规格等方面不符合使用部门的《请购单》要求，采购人员应做退货处理。如不能退货，由此造成的损失由采购人员承担。
（三）重复采购或恶意采购行为所支出的费用视同企业财产的损失，按《人力资源管理制度》和《财务管理制度》的相关规定，对请购部门第一责任人及领导进行相应的处罚。
（四）因使用部门的原因，导致采购的物资不使用，给公司造成较大的经济损失，按照《人力资源管理制度》及《固定资产管理制度》对部门负责人及直接责任人员进行处罚。

本制度从二零零五年一月十日起试行。
苗木供应合同书

甲方：
乙方：周至县哑柏镇绿星苗圃
经甲乙双方协商同意， 　（以下简称甲方）从周至县哑柏镇绿星苗圃（以下简称乙方）购买银杏苗木，（用于渭政办发[2010]205号文件，渭南市区绿化），并就相关事宜达成以下协议：
一、 苗木数量：
二、 苗木规格：胸径15cm以上，主干通直，树头完整，枝条匀称、丰满，无病虫害，树形美观。
三、 苗木价格：每株计人民币
四、 该价格包括：苗木费、挖掘费、包装费、装车费、拉运费五项。合计人民币（ ）
五、 付款方式：任务完成后，10日内一次付清。
六、 有关事项：
1、 土球规格：苗木所带土球直径1.2米以上，厚度60cm以上，卸车前完整不破裂。
2、 包装规格：土球包装腰带无间隙宽度12cm以上，纵扎草绳间隙在2cm以下。绳杆高度40cm，缠冠高度2米。
3、 所有苗木必须是播种培育，均为本苗圃苗木，严禁从外省、外地调动，由此产生的不良后果，由乙方负责。
4、 乙方必须按照甲方时间、地点、数量要求按时送苗。（送苗地点，渭南市城区）并保证我县任务完成居全市前三名。
5、 苗木结算数量以接收方接收单上的数据为准，因不符合合同条款中苗木规格要求的，接收方拒绝接收的苗木由乙方自行处理。
六、本合同未尽事宜，甲乙双方同意协商解决。
七、合同条款违约，造成经济损失，由造成损失方全额赔偿。
八、本合同一式两份，甲乙双方各执一份，自签字盖章之日起生效 二0一0年十二月

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