内部沟通协调管理制度.doc

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内部沟通协作管理制度

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第1条 目的
为提高工作效率，确保公司内部沟通的顺畅性和快捷化，加强各部门业务衔接，发挥协调功能，实现决策、管理的透明化与科学化，按照规范化要求，特制定本制度。
第2条 适用范围
适用于公司全体部门及员工，当公司内部涉及到会议沟通、文件沟通及其他形式沟通时均适用。
第3条 职责
3.1 人力资源部负责本制度的制定并监督执行；
3.2 各部门负责人对所在部门工作做整体规划，全权负责部门内部员工的沟通和协调工作。
第4条 内容
4.1 会议沟通
4.1.1 会议类型
（1） 年度工作总结：每年年底召开年度工作总结，各部门负责人向总经理做年度工作总结及下一年度工作计划报告；
（2） 全体员工大会：每半年举行一次，公司全体员工参加，做好全员沟通了解工作；
（3） 季度工作报告：每三个月举行季度工作报告，部门负责人负责汇总本部门阶段性工作总结和下一季度工作计划；（季度为第一方案，或者可采取月度或半年度工作报告）
（4） 部门周会/月会：各部门每周/月举行周会/月会，做好各岗位工作总结和工作计划，同时做好部门内部员工沟通协调工作；
（5） 临时性会议：因工作需要召开临时性会议，由相关权责部门依需要时动议召集。
4.1.2 会议管理
（1） 对于定期召开的常规会议，在会前应明确该次会议的主题和临时出席人员，与会人员应依据本职工作做好各种准备(包括资料、数据)；
（2） 临时性会议原则上应至少提前1小时通知参加人员；
（3） 会议参加者必须准时出席并签到，因故无法到会者,事先须向会议负责人请假并取得许可，或派代理人出席(代理人应向主持人报备)，迟到、早退者须向主持人报备,取得谅解及同意；
（4） 已列入计划的会议如需改期，或遇到特殊情况需要安排其他会议时，主办部门需至少提前1个工作日发出通知。
4.1.3 会议结果反馈
会议前指定会议记录人员，负责做好会议纪要，会议纪要在会议结束后一个工作日内，以邮件形式发送给参会人员，电子档存档留存。
4.2 正式的文件沟通
4.2.1 规章、制度类文件
规定各种规章制度、管理办法等经相关权责主管审核、批准的正式文件，有专一主题、格式化，适用期长，一般不针对具体个人、具体时间，是在相应范围内必须遵循的基础性制度。
4.2.2 签呈、报告、报表类文件
（1） 签呈：下级对上级部门进行请求指示、答复询问和对重要事项提出建议或处理办法的一种文件形式，签呈通过不同部门的信息传递，最终由受文者签字确认；
（2） 报告：按照工作安排或工作计划，用于反映工作中的基本情况、取得的经验教训、存在的问题以及今后工作设想等的文件格式，用于向领导进行工作汇报或取得上级领导的指导；
（3） 报表：用表格、图表等格式来动态显示数据，向上级进行工作报告的文件。
4.2.3 例行性工作沟通协作（以人力资源部为例）
（1） 工作日志：每天通过QQ或微信等方式，向领导汇报当天工作内容及成果；
（2） 工作周报：每周六下班前，汇总本周工作总结及下周工作计划，以邮件形式发送给上级领导；
（3） 工作协作：部门内部员工、不同岗位之间及时进行沟通，做好分工协作，当某岗位员工临时不能在岗时，其他员工配合完成其例行工作。
4.3 非正规场合、形式的沟通
4.3.1 根据总经理时间安排，每周与各部门负责人进行一次非正式的交谈沟通，人力资源部门负责进行部门间横向的协助与支持工作；
4.3.2 除工作接触外，各级主管应定期或不定期与下属进行交谈沟通，以增进彼此了解，掌握各层次人员的动态信息，帮助决策层把握方向，适当准确地制定相关政策。
4.4 项目沟通
4.4.1 对于因项目需要组建的团队，良好的项目沟通可以确保团队相关信息能及时、正确地产生、收集、发布和储存，确保项目的顺利完成；
4.4.2 项目主导部门负责项目成员间沟通桥梁的搭建，积极建立协作机制，达到各部门成员间的最大融合；
4.4.3 项目进行过程中，主导部门应按时做好《项目计划书》《项目进度表》《项目评估表》等相关文件，根据需要召开项目沟通会议，确保项目内部工作安排的合理性，工作目标的一致性。
4.5 “绿色通道”沟通
人力资源部设立“绿色通道”沟通机制，公司内部任何职级的员工，因工作、生活等各方面问题，都可以到人力资源部进行问题反映、沟通、协商；人力资源部根据初期沟通情况，决定是否向总经办进行问题汇报、跟进。
第5条 沟通协作原则
5.1 内部沟通协作是企业日常运营中必不可少的关键环节和重要基础，各级各类人员必须牢固树立一盘棋思想，立足本职，注重细节，以有效沟通为目标，分工协作，共同构建顺畅完善的沟通协作和信息传输体系；
5.2 内部沟通协调与信息传输实行双轨运行机制，一条自下而上，另一条自上而下，二者同时作用，互为补充，并相互验证，穿插监督；
5.3 按照层级管理模式，下级员工有问题应首先同主管上级取得沟通，属主管上级职责范围内且能够自行处理的，由主管上级协调解决，超出职责范围或不能自行解决的，可向更上一级反映，直至完全解决，对处理结果存在异议或难以接受的，允许越级申诉，最高可达总经理，但申诉时原则上不能连跨两级，否则作退回处理，若遇紧急事项，可随机安排办理，不受规定程序限制；
5.4 公司倡导交流无限制，沟通零距离的环境氛围，领导与员工之间，员工与员工之间可随时随地展开工作交流和思想沟通，任何人不得无故拒绝他人的咨询或求助，更不得虚与应付，放弃责任;
5.5 信息沟通传递中属公司机密的需严格按保密规定执行，不得随意扩大知晓范围。
第6条 附则
6.1 本制度经总经理办公会议通过，自颁布之日起实施；
6.2 本制度由行政人事部负责解释、修订，并监督实施。
第7条 相关记录
《会议纪要》
《会议签到表》
《签呈》
《工作周报》
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