大学毕业晚会项目管理计划书(甘特-鱼骨图等).pdf

西南科技大学城市学院大学毕业晚会项目管理计划大学毕业晚会项目管理计划项目小组成员：项目小组成员：小组成员专业：小组成员专业：项目指导教师：项目指导教师：2010 年 11 月 26 日西南科技大学城市学院目录目录1.项目背景项目背景.32.项目目标项目目标.33.角色分析角色分析.34.生命周期生命周期.45.范围管理范围管理.46.进度管理进度管理.57.资源管理资源管理.68.费用管理费用管理.89.质量管理质量管理.910.沟通管理沟通管理1011.风险管理风险管理1112.收尾管理收尾管理14西南科技大学城市学院一、项目背景一、项目背景对于即将毕业的学子而言，七月是一个收获的季节，在这个美好的时刻，他们满载着几年的知识积累，勇敢而自信的走向社会，去追求他们的未来，去实现他们的理想。几年的学习生活，让毕业生们有了深厚的岭南情谊，为了表达学院对毕业生的祝福之情，同时也为了给毕业生们一个向母院表达感激之情的平台，XXX 学工部决定举办一场毕业晚会，并将该项目的筹备工作委托给我们项目小组，为此，我们用所学的项目管理的知识做了如下项目策划。二、项目目标二、项目目标总体目标总体目标：晚会顺利进行并充分表达对毕业生的祝福时间目标时间目标：保证晚会前各项准备工作都按时完成成本目标成本目标：将晚会成本控制在赞助商提供的赞助费之内效果目标效果目标：让大家都快乐，有更多欢声笑语；让大家有感动，更珍惜岭南情谊。三、角色分析三、角色分析角色需求毕业生在晚会上能充分的表现自己对中大和岭院的感情赞助商对其产品和公司要有宣传作用院方祝福毕业生，增强他们对母院的感情晚会表演者各个配套设备完整，使演出顺利晚会工作人员各项流程和要求准确清晰，使任务明确项目小组保证项目准时完成，保证各个参与者都满意四、生命周期四、生命周期资源 项目执行阶段 项目准备阶段 项目结束阶段 五、范围管理五、范围管理时间西南科技大学城市学院下面是 WBS 表格：1 1前期总体策划前期总体策划晚会负责人与各班班长会议晚会负责人与各班班长会议前期通知2.1.1确定日期2.12.1.2会议内容预告会议召开2.2.1晚会负责人介绍基本情况2.2.2各班就晚会主题和内容提出意见2.22.2.3将各班的意见进行整理会议后2.3.1进一步征集毕业班意见2 22.32.3.2将整理好的最终意见上报学工部研究生会、团总支工作安排研究生会、团总支工作安排成立各个功能小组3.1.1明确各个功能小组的任务3.13.1.2明确各个功能小组的负责人联系赞助商3.2.1寻找有合作意向的商家3.23.2.2细节谈判联系舞台公司3.3.1筛选舞台公司3.33.3.2细节谈判节目筛选3.4.1确定筛选标准和程序3.4.2筛选过程3.43.4.3最终确定入围节目邀请嘉宾3.5.1向学工部咨询需邀请的对象3.53.5.2联系嘉宾并派发邀请函晚会举办通知3.6.1明确晚会时间和地点3 33.63.6.2其它注意事项赞助商赞助商前期宣传4.1.1找赞助商拿宣传资料4.1.2宣传产品摆放与传单散发4.1.3赞助商介绍4.14.1.4支付赞助费赞助效果反馈4.2.1宣传总结4 44.24.2.2赞助商满意度反馈西南科技大学城市学院场地布置与舞台公司场地布置与舞台公司联系学院学工部5.1.1申请活动产地5.15.1.2联系场地设备管理员提供支持联系舞台公司5.2.1舞台布置5.25.2.2舞台效果调整联系研究生会和团总支5.3.1明确场地布置时间流程5 55.35.3.2明确场地布置要求与晚会运作流程活动宣传活动宣传横幅和海报宣传6.1.1确定横幅和海报内容6.1.2确定宣传时间地点6.16.1.3相应功能小组执行传单宣传6.2.1确定传单内容6.2.2确定传单派发时间和地点6.26.2.3相应功能小组执行网络宣传6.3.1确定网络宣传的内容6.3.2通过 QQ 群、BBS 等媒介6 66.36.3.3相应功能小组执行物资准备物资准备物资采购7.1.1与各个节目负责人明确晚会物资需求计划7.1.2采购相应物品7 77.17.1.3核实物资是否满足需求并进行相应调整晚会舞台支持晚会舞台支持联系主持人8.1.1主持人化妆与服饰8.18.1.2确认主持稿晚会后勤人员8.2.1将晚会后勤人员分组8.2.2明确各小组任务8 88.28.2.3晚会应急处理会后清场会后清场物资整理9.1.1各项设备回收9.19.1.2物资核实与统计现场环境整理9 99.29.2.1将现场打扫干净西南科技大学城市学院9.2.2将各项物品摆放归位晚会总结晚会总结10.1晚会报道稿向学工部汇报10.2.1晚会总结报告10.2.2核算各种开支101010.210.2.3各种资料归档下面是 WBS 的部分截图：六、进度管理六、进度管理甘特图甘特图西南科技大学城市学院网络图（局部）网络图（局部）西南科技大学城市学院项目里程碑项目里程碑七、资源管理七、资源管理资源使用图（局部）资源使用图（局部）西南科技大学城市学院责任矩阵图（责任矩阵图（D 为主要负责，为主要负责，P 为辅助）为辅助）八、费用管理八、费用管理本项目预计支出有以下几项：（1）舞台公司费用：4700 元西南科技大学城市学院 舞台搭建：3500 元 音效设备：700 元 现场布置（气球，鲜花，小型烟花）：500 元备注 1：地点暂定为本校区内，无需场租费。（2）节目费用：1300 元 主持人 4 套服装租用费用：600 元 主持人发型化妆费用：200 元 赞助各节目服装道具费共：500 元（3）宣传费用：500 元 横幅制作费用：50 元 海报制作费用：200 元 传单印发费用：200 元 邀请函印发费用：50 元（4）应急费用:500 元综上，预计支出总计 7000 元备注 2：预计收入由预计赞助费组成，包括现金及等价物如发型化妆服务，气球横幅等布置现场用品，预计在 7000 元以上。九、质量管理九、质量管理我们认为最可能会出质量问题的环节可能有以下这几方面:邀请：邀请：1.学工部未能一次把所有需邀请对象交代清楚2.联系嘉宾并派发邀请函时出现遗漏物资准备：物资准备：1.采购数量不足2.物资质量不及格3.采购人员发生意外，物资不能及时到位宣传：宣传：1.宣传品未及时制作出来并张贴派发舞台设置：舞台设置：1.联系不到场地设备管理员2.舞台公司未能及时到位3.舞台设备临时发生意外晚会现场：晚会现场：1.主持人由于意外未能及时到位2.演出人员未能及时到场，上下节目不能及时衔接3.演出过程发生失误会后：会后：1.设备回收、物资清点、归位时发生混乱以下用鱼骨图展示导致质量问题发生的一些原因西南科技大学城市学院PDCAPDCA 质量控制：质量控制：项目质量控制是一个由事前控制、过程监控、检查对比和偏离处理等部分组成的主动控制闭环系统。我们可以通过 PDCA 来实现这个系统：1.PLAN：用质量目标表明确所要达到的质量要求2.DO：用监控记录表记录项目实施过程中的情况3.CHECK：用检查对比表来找出偏离目标的差异4.ACT：采取措施纠偏各个具体活动的负责人，负责本活动高质量的完成，再由一个人对晚会所有活动进行检查跟进与协调，确保整个晚会项目高质量地完成。我们可以用简单的质量核对表来检查和核对某些必要的步骤是否已经付诸实施检查和核对某些必要的步骤是否已经付诸实施，从而实行对质量的控制和追踪：质量核对表谁负责这件事？这件事开始做了吗？这件事完成了吗？项目实施这件事完成情况怎么样？十、沟通管理十、沟通管理(1)项目小组的沟通项目小组的沟通沟通手段：主要是电话 沟通频率：每周 3 次（必要的话随时）为了确保每一项活动的按时按量完成，项目小组每个活动的负责人必须及西南科技大学城市学院时的把活动的进展情况向项目的负责人汇报，项目负责人及时的把相关信息通发布给各个信息需求者。这种轮式的的沟通方式能够快速的解决问题，并且确保了信息传递的准确性。针对这一方式可能难以提高成员的士气，这里成员间也可以相互的沟通，但前提是项目小组的负责人必须掌握活动的进展情况，不然项目就难以控制。活动 2负责人活动 2负责人活动 1负责人项目负责人(2)赞助商的沟通赞助商的沟通沟通手段：当面、电话 沟通频率：一星期两次 为了确保活动经费的准时到位，项目外联的负责人员必须与赞助商保持沟通，确认赞助商的宣传需求，以及将项目的需求情况及时通知给赞助商。(3)与上级的沟通与上级的沟通沟通手段：电话、当面 沟通频率：一星期两次与校方的沟通需注意的是，必须准确将举办晚会这一申请，及时向上级提出，并尽快得到具体的回复。因此应采用双向沟通。向校方协商，把岭院的具体情况汇报给校方，例如具体的毕业完结时间，学生的准备时间等等。通过双方协调来尽早确定活动的举办时间，以便后面的工作展开。(4)与晚会表演者的沟通与晚会表演者的沟通沟通手段：电话，当面 沟通频率：需要时项目负责人应及时的收集晚会表演者的需求信息，如服装，道具的租借情况等，并提前及时把晚会的安排信息向各位晚会表演者传达，如彩排时间，西南科技大学城市学院地点，节目次序和晚会的具体安排。如双方在需求和安排上有何变动应及时的通知对方。(5)与学生的沟通与学生的沟通沟通手段：传单，横幅，海报 沟通频率：长时为了确保同学参加晚会的积极性和热情，项目小组应长时间的向同学们宣传晚会，这里可以通过传单，横幅，海报等方式。并及时的的把晚会举办的时间地点等信息传递给同学们。十一、风险管理十一、风险管理一、风险识别与评价一、风险识别与评价通过审视我们的 WBS，我们认为风险主要来源于以下几个方面：注：风险危害评价注：风险危害评价 1 为最低，为最低，10 为最高。为最高。风险来源风险名称风险危害评价学工部未能一次把所有需邀请对象交代清楚5邀请联系嘉宾并派发邀请函时出现遗漏6采购数量不足5物资质量不及格6物资准备采购人员发生意外，物资不能及时到位5宣传宣传品未及时制作出来并张贴派发6联系不到场地设备管理员8舞台公司未能及时到位10舞台设置舞台设备临时发生意外9主持人由于意外未能及时到位7演出人员未能及时到场，上下节目不能及时衔接7晚会现场演出过程发生失误8会后设备回收、物资清点、归位时发生混乱6二、应对措施二、应对措施风险名称应对措施学工部未能一次把所有需邀请对象交代清楚向学工部反复确认邀请对象名单联系嘉宾并派发邀请函时在发出邀请函时对照邀请对象名单进行审核西南科技大学城市学院出现遗漏采购数量不足采购比需要数量多一些的物资物资质量不及格在采购过程中仔细检查采购物资的质量采购人员发生意外，物资不能及时到位在采购过程中派三名采购人员确保物资的及时到位，并且提前进行采购宣传品未及时制作出来并张贴派发确定宣传品的的日程表，确保一切按照计划进行联系不到场地设备管理员提前联系好场地设备管理员并且舞台公司未能及时到位转移演出场地或中断改期举行舞台设备临时发生意外准备两份舞台设备主持人由于意外未能及时到位要求主持人提前到位演出人员未能及时到场，上下节目不能及时衔接上一个节目演出时，其后两个节目在后台准备，演出过程发生失误确保演出者在表演节目前已经做好充分的准备，尽量平抚其紧张情绪设备回收、物资清点、归位时发生混乱派出小组负责此项并在回收前确保每个人的职责三、补救措施三、补救措施风险名称补救措施学工部未能一次把所有需邀请对象交代清楚尽快邀请学工部未交代邀请的对象，并道歉联系嘉宾并派发邀请函时出现遗漏发现遗漏后尽快再次发出邀请函并道歉采购数量不足时间允许进行再次采购；时间不允许则向学工部紧急调配物资物资质量不及格时间允许进行再次采购；时间不允许则向学工部紧急调配物资采购人员发生意外，物资不能及时到位想办法解决意外确保物资到位，若意外无法解决派人去取物资，若无法联系则再次采购，若时间不允许则向学工部紧急调配物资宣传品未及时制作出来并张贴派发若未能制作出宣传品则抓紧时间制作或者使用替代宣传品，并在宣传品制作出来之后就抓紧时间张贴联系不到场地设备管理员运用各种关系取得设备管理员的联系方式并联系舞台公司未能及时到位催促其尽快到位并在之后抓紧时间布场舞台设备临时发生意外使用备用设备，依旧无法使用则向学工部或别西南科技大学城市学院的学院紧急调配主持人由于意外未能及时到位紧急调配人员暂时充当主持人演出人员未能及时到场，上下节目不能及时衔接由再下一个节目及时跟进演出过程发生失误由节目领演人迅速组织演员重演此节目；若重演仍出现问题，则该节目立即退场，视具体情况决定其再次重演或取消设备回收、物资清点、归位时发生混乱要求负责人维持秩序并清点物资十二、采购管理十二、采购管理采购项目清单采购项目清单采购项目规格计量单位数目估算单价估算总价需求时间采购方式横幅8.0m*0.6m条21002005.20询价采购宣传单A4张20000.153005.20询价采购节目表A4张5000.2100询价采购舞台、音响、灯光设备舞台搭建及设备，音箱设备、灯光设备及备用设备套1350035005.30询价采购充气棒60*10cm套202405.125.22询价采购手掌拍27.5*13.5cm个203605.125.22询价采购气球10cm个3000.15455.125.22询价采购打气筒手动，28cm个35155.125.22询价采购荧光棒5*200MM个300.5155.125.22询价采购哨子6 字型口哨个251255.125.22询价采购化妆费用化妆及发型个5301505.30询价采购饮用水550ml瓶501505.30询价采购服装根据需要套4301205.30询价采购道具根据需要个306180 5.125.22询价采购纪念品根据需要个2010200 5.125.22询价采购2、备选单位清单、备选单位清单十三、收尾管理十三、收尾管理(1)(1)收尾阶段要求完成的任务：收尾阶段要求完成的任务：a.会后清场：晚会节目后，由搬离组负责把红地毯，桌布等搬回原处，同时进行核实与统计；由签到签离组负责人员签离；清理组负责清理场地，将各项物品摆放归位。b.晚会总结：准备晚会报道稿进行晚会情况宣传；撰写总结报告并核算各项开西南科技大学城市学院支；将各资料整理存档。(2)(2)收尾的开始与结束：收尾的开始与结束：收尾于晚会参观人员散场结束后为开始，会后清场在晚会当天结束，晚会总结的限期是七天，所以结束在五天后；(3)(3)收尾检查：收尾检查：讲项目计划、人员、财务等相关资料整理汇总，再上交至学工部。(4)(4)项目的交接：项目的交接：在晚会结束后，应将晚会总结报告及开支核算表交给 XXX 学工部，汇报晚会情况。