管理制度编写的规范.doc

第 1 页 共 10 页 年 月 日实施 管理制度编写规范 为了统一管理文件、制度的编写格式，特制定本规定。2 适用范围适用范围 各部门对手册、程序文件、三阶管理制度（技术图纸标准、检验卡片、工艺卡片等除外）的编制。3 具体内容具体内容 3.1 页面设置 3.1.1 质量手册、程序文件页边距上、下、右、左全部为 2cm，纸型为 A4，3.1.2 三级管理制度页边距左为 2cm，上、下、右全部为 1.8cm，纸型为 B5（JIS），其它为默认。3.2 字体及段落设置：3.2.1 文本所有字体全部为宋体。3.2.2 除特殊要求外，其他字号全部为小四号字。3.2.3 输入法状态调整为中文标点，半角字符。3.2.4 段落设置：行距为固定值，设置值为 18 磅。3.3 文件标题：3.3.1 公司标识和公司名称字号为三号字，公司标识由中英文组合而成，字体加阴影，例如：皇明 Himin 温屏 Winpin。3.3.2 编制公司文件时，公司名称统一为“皇明洁能控股有限公司”或“山东温屏节能玻璃有限公司”3.3.3 正文的标题为小三号字，本行居中。3.4 版次说明及文件编号：3.4.1 质量手册、程序文件建立封面在封面上描述。见附件 1。3.4.2 三级管理制度：a)标题下行为：文件制定或修订的年月日、版次和文件编号标识，其字号为5 号字，且数字全部为阿拉伯数字,并有下划线。例 1：新建版文件 2006 年 1 月 1 日 制定 文件编号：2006 年 1 月 1 日 第 1 次修订 文件编号：第 2 页 共 10 页 年 月 日实施 b)第 2、3、4页（含附件）第一行右上角为“文件编号：”字体为五号字。3.5 页脚设置：3.5.1 质量手册、程序文件无页脚。3.5.2 三级管理制度第一行为下划线，第二行内容为：“共 页 第 页”和“年 月 日实施”字号为五号字。例如：第 2 页共 10 页 年 月 日实施 注：“文件编号：”“年 月 日实施”不用填，由图书档案中心发行时填写。3.6 文件签批栏要求：每个文件的签批栏为小四号字，在正文尾页底端，即附件（流程图、表格等）前页底端，格式如下：编制：审核/会签：批准：3.7 正文内容编写要求：3.7.1 正文顺序号的书写方法：a)第一顺序号为 1 2 3；b)第二顺序号为 1.1 1.2 1.3；c)第三顺序号为 1.1.1 1.1.2 1.1.3；d)第四顺序号为 a)b)c)；e)第五顺序号为 ；f)顺序号后无标点符号，用一个半角空格隔开。g)第一、二、三顺序号一律无缩进，第四、五顺序号向右缩进一个半角空格。3.7.2 第一顺序号和标题字体加粗后加冒号，内容另起一行。例如：“1 目的：目的：”。3.7.3 文件修订时原则上使用原文件名称和编号，若文件有以上变化时，须在 2 适用范围适用范围的内容后加注，例如：“注：本规定代替原 2008.5.13 版 S-0535制度、流程 编写规则”。3.7.4 文中所有批注内容字号均为 5 号字。3.7.5 正文中需强调的部分可用字体加粗表示。3.7.6 三级管理制度文件三级管理制度文件的倒数第二条款须为服务承诺项，即制定部门的自我 第 3 页 共 10 页 年 月 日实施 约束条款。3.7.7 三级管理制度文件三级管理制度文件的最末条款应写明本文件的编写部门，例如：“4 本规本规定由定由负责负责起草起草/编制编制/修订。修订。”。3.7.8 文件内容中避免出现人名，涉及某个人的，用岗位或职务代替，例如：应是“重要文件由总经理批准”，避免出现“重要文件由总批准”。3.8 文件附件的要求：3.8.1 涉及多部门接口的流程性制度必须有流程图。3.8.2 流程图符号说明：准备：过程：决策判断：示例见附件 1：流程图举例（制度评审下发流程图）3.8.3 制度中涉及到的表格也要加入附件，并位于流程图后。示例见附件 2：表单举例（文件评审记录及签到表）3.8.4 附件的格式为：a)页面第一行右上角为“文件编号：”字体为五号字。b)第二行为“附件 1/2/3/：”，靠左顶格，小四号字。c)页次底端格式为：第 页 共 页 年 月 日实施 4 三、四三、四阶阶文件编码流水号说明文件编码流水号说明 4.1 行政管理 文件类别 编号范围 文件类别 编号范围 行政综合管理 01010199 行政资讯管理 04010499 行政车辆管理 02010299 行政档案管理 05010599 行政财务管理 03010399 行政后勤管理 06010699 行政审计管理 07010799 行政教育、训练管理 11011199 行政法规管理 08010899 行政人力资源管理 12011299 行政质量监督管理 09010999 行政绩效考核管理 13011399 结束：存档：第 4 页 共 10 页 年 月 日实施 行政安全、保卫管理 10011099 4.2 生产管理 文件类别 编号范围 文件类别 编号范围 生产综合管理 20012100 生产热水器厂/ECS/温屏厂/光电厂管理 25012600 采购管理 21012200 生产热水器动力 26012800 生产工艺管理 22012300 生产真空管厂管理 28013000 生产统核管理 23012400 生产质量保证 30013100 物流仓储管理 24012500 生产电子厂 33013400 4.3 营建管理 40014200 4.4 外来文件 43014499 4.5 技术、研发管理 50015200 4.6 营销管理 文件类别 编号范围 文件类别 编号范围 销售综合管理 60016050 销售物流管理 64016500 销售业务管理 60516100 销售市场管理 65016600 销售终端管理 61016200 销售政策管理 66016700 销售工程管理 62016300 待定 67016800 销售客户服务管理 63016400 4.7 国际贸易管理 68016900 4.8 工艺技术类 80018200 4.9 四阶文件管理：4.9.1 四阶文件新建、换版需会知文管中心、质量系统处，由质量系统处审核、备案，文管中心负责编码。电子、书面版均需在质量系统处备份 4.9.2 四阶文件修订部门为文件使用部门。4.9.3 四阶文件、电子、书面版均需在文管中心备份 5 服务承诺服务承诺 5.1 质量系统处负责对该制度解释并组织培训。5.2 质量系统处、文管中心对各部门上交制度进行严格审查，保证受控制度的规范。6 本规定由本规定由质量系统质量系统处处和和文管文管中心中心共同共同起草起草/编制编制/修订。修订。第 5 页 共 10 页 年 月 日实施 编制：审核/会签：批准：附件附件 1：质量手册、程序文件质量手册、程序文件封面封面举例举例 第 6 页 共 10 页 年 月 日实施 *文件编号：M-*撰写单位:皇明太阳能股份有限公司 版 本:第 *版 发行日期：*年*月*日 合计页数:共 *页 附件附件 1：流程图举例：流程图举例 编 制 审 核 批 准 太阳能太阳能 第 7 页 共 10 页 年 月 日实施 文件制定部门 质量系统处 参加评审部门 全责主管 文管中心 审核 Y N 签批 Y 复印盖章下发 文件 评审 评审记录及签到存 制度编制 组织 评审 文件 修改 制定审核/会签签字 文件 呈批 第 8 页 共 10 页 年 月 日实施 文件评审记录及签到表文件评审记录及签到表 苗木供应合同书苗木供应合同书 表号：文件名称：评审组织部门：时间及地点：主持人：记录人：评审意见评审意见：请从职责分配、条款可操作性、适用性方面重点考虑（无意见以“”标示）评审部门：评审人（签字）：无意见：职责分配及描述：可操作性：适用性：其他意见：评审部门：评审人（签字）：无意见：职责分配及描述：可操作性：适用性：其他意见：评审部门：评审人（签字）：无意见：职责分配及描述：可操作性：适用性：其他意见：评审人员签到：第 9 页 共 10 页 年 月 日实施 甲方：乙方：周至县哑柏镇绿星苗圃 经甲乙双方协商同意，（以下简称甲方）从周至县哑柏镇绿星苗圃（以下简称乙方）购买银杏苗木，（用于渭政办发2010205 号文件，渭南市区绿化），并就相关事宜达成以下协议：一、苗木数量：二、苗木规格：胸径 15cm 以上，主干通直，树头完整，枝条匀称、丰满，无病虫害，树形美观。三、苗木价格：每株计人民币 四、该价格包括：苗木费、挖掘费、包装费、装车费、拉运费五项。合计人民币（）五、付款方式：任务完成后，10 日内一次付清。六、有关事项：1、土球规格：苗木所带土球直径 1.2 米以上，厚度 60cm 以上，卸车前完整不破裂。2、包装规格：土球包装腰带无间隙宽度 12cm 以上，纵扎草绳间隙在 2cm 以下。绳杆高度 40cm，缠冠高度 2 米。3、所有苗木必须是播种培育，均为本苗圃苗木，严禁从外省、外地调动，由此产生的不良后果，由乙方负责。4、乙方必须按照甲方时间、地点、数量要求按时送苗。（送苗地点，渭南市城区）并保证我县任务完成居全市前三名。5、苗木结算数量以接收方接收单上的数据为准，因不符合合同条款中苗木规格要求的，接收方拒绝接收的苗木由乙方自行处理。六、本合同未尽事宜，甲乙双方同意协商解决。七、合同条款违约，造成经济损失，由造成损失方全额赔偿。第 10 页 共 10 页 年 月 日实施 八、本合同一式两份，甲乙双方各执一份，自签字盖章之日起生效 二 0 一 0 年十二月