房地产制度管理--办公用品管理规定.doc

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3．办公用品管理规定
第一条 办公用品
（1）办公用品采购
在集团总部及各级公司，均由同级行政人事部门负责汇总、审核各部门“办公用品采购清单”，并负责统一向供货单位下单、使用管理及财务报账工作；
（2）办公用品交接及验收
1）在集团总部及各级公司，均由同级行政人事部门负责办公用品的交接及验收，行政人事部门应有两人在场，经核对办公用品数量无误，货板相符后，在对方的送货单据上签名确认，视为验收完毕；
2）验收单位应保证送货方的送货单据上有明确数量、单价、总金额、售后服务单、质量保修单及使用说明书等资料，才可根据验收情况签名确认。
（3）办公用品账务及使用管理
1）在集团总部及各级公司，由同级行政人事部门设置“办公用品进出存明细表”，使用部门应到行政人事部门做进仓及领用登记，办公用品进仓后方可领用；
2）行政人事部门负责对办公用品使用情况进行管理，每批货物入仓前，对以前购进用品的使用及库存情况进行清点，核实实存量进行登记，做到表实相符；
3）行政人事部门在派发办公用品时，应使用“办公用品领用登记表”，由使用人在领用时按实签收；
4）办公用品在使用过程中，如有质量问题，由行政人事部门与供货单位协商解决；
5）行政人事部门根据合同约定，及时提供供货单据（有明确的数量、单价、总金额）、合同（如非书面合同则提交其他相应资料）填写请款审批表进行请款；并在审批付款后4个工作日内，向财务部门提供发票冲账；
6）审计部门根据审计计划对集团总部及各级公司办公用品的采购及使用情况进行审计调查，各单位应保存相关资料（期限一年）备查。
第二条 办公印刷类
（1）办公印刷类物品包括名片、财务表格、便笺、信封、珠江袋、请柬等，在集团总部和各级公司由行政人事部门负责向供货单位下单，物品交接、验收，使用管理，报账；
（2）行政人事部门在与供货单位物品交接的同时，应完成验收，验收时行政人事部门及使用部门的人员均应在场，如使用部门非特定或为行政人事部门，则行政人事部门应有两人在场，经验收无误后，才可在对方的送货单据（附有明确数量、单价及总金额）上签名确认，视为验收完毕；
（3）行政人事部门设置“办公印刷类物品进出存明细表”，负责对其使用情况进行管理，货物进仓后方可领用，并逐月核实实存量，做到表实相符；
（4）行政人事部门根据合同约定（如无合同约定应在物品交接后3 个工作日内），及时提供供货单据（附有明确数量、单价及总金额）、合同（如非书面合同则提交其他相应资料）进行请款；并在审批付款后4个工作日内，向财务部门提供发票冲账；
（5）审计部门根据审计计划对集团总部及各级公司印刷类物品的采购及使用情况进行审计调查，各单位应保存相关资料（期限一年）备查。
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