华北事业部管理制度.doc

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厦门建发金属有限公司华北事业部管理制度

为加强华北事业部管理，确保华北事业部各项工作有序进行，特制定本规定，华北事业部全体员工应严格按照此管理规定执行。
一、 诚信篇
诚信是金。“诚信”是建发企业文化中的重要组成部分，不仅仅局限于理念和制度层面，更实际地体现在经营管理的过程中。华北事业部的全体员工应该充分珍惜和爱护自身的信用。做到工作诚信，为人坦荡。
廉洁自律，不谋私利。严禁行贿受贿，华北事业部全体员工不得利用工作之便向客户和供应商行贿受贿，索要礼品，钱财等。一经发现，员工视情节轻重做降级到除名处理，相关上级主管降职一级。
业务人员需将业务相关情况如实和公司汇报，不得欺瞒，不得做出公司授权之外的事情。如遇实际情况需要紧急处理，应及时向上级主管请示，征得分管副总同意后方可实施。如业务人员不按照上述规定严格要求自己。对所属事业部收取该笔业务的实际利润的两倍金额充入华北事业部综合。对业务员，上级主管分处罚金3000元，5000元。

二、 经营篇
业务管理
（一）汇报
业务人员在任何时刻知晓自身业务执行情况，坚决杜绝“甩手掌柜”现象，对业务确实，实际负责，能够真正控制业务进程，一旦出现业务风险，严禁欺瞒，以及时上报，共同解决。
充分发挥各级人员作用，明确各级岗位职责，预防管理脱节，日常工作要求直接对上一级主管汇报，原则上不得越级汇报。
加强信息沟通，按时撰写工作汇报，保持沟通渠道顺畅，每周各办事处应在周一下午前以书面或者电邮形式汇报到分管副总处（应包括但不限于合同执行数量，合同金额，合同执行情况，物流情况，工厂近况，客户近况等），如由业助整理须有业务员本人亲自签字确认，如异常情况须亲自注明原因及写明对策。
各级主管需在每季度自行选择时间,地点和员工面谈，内容需包括思想动态，业务情况，优缺点，工作和生活面临困难，以及需要公司提供的帮助，形成书面报告发给分管副总和行政人员备案。如有实际情况须越级面谈须向分管副总提前申请。
如遇重要事件和业务执行异常，以及时主动在第一时间向上级主管汇报并采取相关措施在短时间内解决。
（二）会议
华北事业部每季度定期召开会议（时间定在金属公司季度会议之后一个星期内），传达总公司政策、制度，做好工作总结与计划。由专人负责通知会议时间、内容等，要求参与人员会议前做好会议发言准备等，届时做好会议记录，备案归档。并由专人于会议后第二天向各部门经理或办事处经理以上递送会议纪要。
针对风险较大的业务，由分管副总决定是否需由华北事业部部门经理以上召开会议共同商讨，群策群力，决定是否执行。
下属各公司或办事处根据自身的实际情况可半个月定期召开会议，由专人将会议记录及时向华北事业部分管领导。鼓励事业部内部的交流沟通。下属公司和办事处可根据实际需要邀请其他公司和办事处人员参与，做到信息共享，和谐共赢。
（三）信息
为了更及时地进行业务信息交流，更好地利用各类信息制定业务计划，建立华北事业部信息管理分享机制。
关于国内外经济大环境，建发股份公司、建发金属公司相关业务、管理政策的动态信息等内容，汇总至陈素芳和刘坚处通过短信和邮件形式将相关信息及时传达到各下属公司和办事处。
下属各公司总经理或办事处经理需指定专员（专员工作有效期一年）作为华北事业部信息联系员，将所在区域的行业信息、钢厂动态等及时收集总结，及时反馈给分管领导，并负责及时传达到所属的业务部组。
根据不同钢材品种或局部区域的动态信息，由各部组、品种负责人负责信息收集及反馈上级领导。
分享预警信息。业务人员应对市场保持高度灵敏和警觉。在实际业务过程如发现一些风险或听到一些负面消息，应该第一时间逐级上报，及时在事业部内通传，此类信息要求员工重点关注，需发送阅读回执，确定能有效规避风险。相关信息需抄送至刘坚汇总，半个月为一个周期下发至相关人员。
全员均为信息员，如有第一时间获得有价值的信息必须及时进行反馈。
（四）、绩效管理
为促进业务的良好有序运转，增强事业部内部团结和谐，创建有效激励优秀业务人员、管理人员的公平平台，华北事业部以建发股份、金属公司相关管理政策为基础，坚持“多劳多得，合理分配”的原则。制定适合自己实际情况的绩效奖励机制，由分管张清华副总与各下属公司及办事处经理共同协商制定。详情如下：
1， 继续鼓励开发优质供应商，如业务人员开发供应商，且有效成交两单以上并转为金属公司固定供应商，经核实给予奖励5000元。
2， 鼓励终端优质客户开发，如业务人员开发终端供应商且有效成交两个季度以上，经核实给予奖励5000元。
成交数量须达以下标准：钢坯2万吨，板材1万吨，螺线1万吨，品种钢8千吨及以上
3， 鼓励跨部门合作，跨组合作。大原则以华北事业部部门经理以上人员出台合作利润分成为参考。实际执行时，可相关合作业务部门共同商讨确定。
4， 鼓励出口，鼓励国际贸易。创汇奖全额下发至相关业务人员。（2012年股份公司标准为创汇1美元奖励人民币0.005元）。
5， 鼓励业务模式创新和经营管理创新，创新模式符合公司发展方向并可推广，给与特别奖励。
（五）出差管理
1、审批流程
严格执行金属公司出差申请流程，出差期间业务代理人须确实承担代理责任。
如遇紧急情况及周末,来不及提交申请,应先发短信或口头通知分管副总，经同意后方可出差，且必须及时补做出差申请手续。。
2、票务预订
出差申请审批过后，可通知总部行政人力部统一订购机票。在不影响业务的前提下，尽可能预定折扣多的机票。不允许自行订立机票，否则不予报销。
其他出行方式须向行政人员报备，火车票，汽车票等可自行预定，但须报上级主管确认。
3、住宿标准
选择酒店应本着节约的原则,尽量选择有协议价且房价较低的酒店，两人出差的应尽量选择标准间入住。具体参照金属公司管理制度住宿标准。
4、出差时限
在允许的条件下，出差行程应尽量紧凑，如因业务需要无法在申请时间返回的应经审批人的同意，并且和代理人确认是否能够继续代理继续履行业务职责。
5、出差汇报
出差后应自觉在三个工作日内公司系统内做销差手续，详细描述拜访的日程、客户及洽谈事项，并整理出差过程中所搜集的钢厂或客户宣传资料和名片等交贸管部统一整理归档后返还。在出差过程有如有紧急情况应及时汇报。
6、在出差应该尽量互相沟通，避免集中出差，造成派车等困难。
7、外出拜访客户时须按照公司要求着装，语言行为得体，能够体现大企业风范。出差须携带笔记本，随时做好记录，也是对客户的尊重。
8、明令禁止进出夜总会，洗浴等场所。一经发现，严惩不贷。
三、事务篇
（一）办公室装修与家具配备
按最新文秘、行政管理规定执行。本着简单，大方，实用原则设置，大型办公用具维修，更换，须由相关行政人员向部门经理报备。
（二）车辆管理
1、公司车辆
（1）派车审批
因业务需要派公司车的，应填写《派车通知单》，经部门经理或行政人员审核签字后通知综合部方可派车，如若私自派车，所有派车费用由员工个人承担。严禁公车私用，违者重罚。
（2）派车原则
市内交通应优先使用公共交通工具（如地铁、的士等），特殊情况确需派车的（如接待重要客人、拜访地处于交通不便区域），由部门经理或行政人员签字后方可派车；
省内长途用车应尽量使用火车、长途汽车等公共交通工具，特殊情况确需派车的，要在《出差申请》上注明，经部门经理批准后方可派车。长途派车原则上由异地公司派专职驾驶员驾驶，派车应根据实际需要尽量选择费用较低的车型。
（3）派车统计
每季度行政人员应制作《派车费用明细表》，明细表中要列明派车人、时间、地点、派车理由及费用，费用须由派车人签字确认，统一送交总部人力部存档。
2、私车公用
私车公用管理办法按公司《车辆使用管理规定》中相关条款执行。
（三）办公管理
1、 办公室管理
正常办公时间至少应留一人处理公司日常事务，特殊情况需及时告知总部人力部。
员工要保持办公环境的整洁、有序，具体包括以下几方面：
（一）办公室内禁止大声喧哗、闲聊、上网打游戏等与工作无关的事，严禁在办公区域吸烟。
（二）日常着装、仪容按股份公司《办公环境和着装、仪容管理规定》执行。
（三）尽量不在办公区域用餐，如在办公室用餐禁止将菜汁、残渣滴落地毯，影响办公环境，餐后须及时收拾，整理。
（四）午休时间和下班后要将重要物品及文件保管妥当，以免丢失（收取银行承兑汇票应及时交至财务妥善保存）。午休后要把椅子归位、报纸归还、被褥收好，柜门关严、窗帘拉起，以免影响客人接待。
（五）办公室走道、各公共柜台面禁止摆放个人用品，办公桌上物品要摆放整齐，文件应及时归档。
（六）员工应爱护公物，树立节约意识，节约用水、用电、办公用品及其他能源，最后离开办公室的员工需确定灯光，冷气，电脑显示屏电源保持关闭状态。
以上由行政人员统一监督执行，已经发现违规，罚款：100元/次。
2、 办公用品与固定资产管理
由各异地公司行政人员负责办公用品的领用与固定资产的购置申请，购置固定资产应报总部人力行政部，经公司总经理同意后方可采购。费用须经由分管副总和总部行政人力部确认。报销单据须有指定行政人员签字确认.
3、 邮寄管理
各异地公司应设立《邮寄登记本》。寄件人应自觉登记寄件人、客户名称、收件人、快递号，并经相关业务助理签字后方可寄出。
大件物品邮寄须交由行政人员统一邮递。
4、 名片管理
公司使用统一的名片格式，需印刷名片的应将填写好的名片模板名片发给行政人员统一印制。
5、 礼品申领
异地公司需要申请招待礼品的，应填写《礼品申领单》报备部门经理，经分管领导和总经理同意后方可领用或购买礼品。《礼品申领单》交由行政人员，由行政人员和异地平台公司交接，方可领取。未经行政人员交接，视为自行购买，不予报销。
行政人员须按季度将各部门申请的礼品费用下划，费用由申领部门确认并承担。异地平台公司划账须由行政人员统一整理，交由总部确认。
（四）管理文件/制度管理
1、管理文件
（1）、网络文件
除密级文件、董事会决议、内部奖惩决定等仍通过书面发文外，其他类型文件包括内部通知、各项管理规定原则上通过内部网发文，公司各级员工要及时关注内部网信息（在移动平台“i建发”也可查询），与员工本人相关的文件，应尽快按文件要求处理或执行。
（2）、传签文件
传签文件要及时签阅，因公事不能马上签阅的，应先签字确认后再找时间阅读，以免影响文件传阅进度。多次催促仍未签字确认的，由部门经理或分管代签，并将文件精神传送给被代签人。传签不能停于表面，须严格贯彻执行。

2、管理制度
根据实际经营情况制订的各类管理文件应先报总部相关管理部门审核通过后再执行。管理制度须落实到人，相关人须对管理制度签字确认，一旦确认，没有严格执行，视为不诚信，明知故犯，给予重罚, 罚款：100元/次。

（五）费用管理
1、招待费与差旅费管理
华北事业部应积极响应国家要求，在接待方面做到得体而不失礼节，健康大方，杜绝铺张浪费。因业务需要宴请客户的，应提前报备部门经理（若部门经理不在，应向部门副经理报备）。报销业务招待费及差旅费应填写《费用报销单》，经部门经理（部门经理不在，部门副经理可代审批）、分管领导及总经理签字确认后方可至财务部报销。招待费参照《金属公司华北事业部宴请管理制度》
2、 办公费用管理
由异地公司统一划帐的月度行政办公费用明细，应于次月第一周内报送总部行政人力部备案。非常规费用明细须报分管副总知晓。
3、报销管理
报销部门：天津九部、北京九部、金属公司
⑵ 当月发生的费用尽量当月报销。如无特殊情况，超过三个月以上发票不予报销，通讯费用可三个月报一次。
⑵费用发票须真实，有效。尽量使用手撕发票。为烟、酒、礼品或其他明显属于礼品类的，应双人以上复核签字。 费用报销单须经由当地行政人员签字确认才可以递送总部审核。报销金额应和实际发票金额准确，如财务发现计算错误，一经确定，相关人员（报销人和行政人员）各罚款100元 /次。
（六）、考勤、休假及休假管理
（一）、考勤以及外出
（1）考勤
要严格遵守股份异地平台公司考勤管理规定，准时上班，不迟到、不早退。部门经理以下人员因公、私事外出须经部门经理同意，并向行政人员报备，否则按请假和旷工处理。部门经理和部门副经理因公、私事外出须经分管领导同意，并向行政人员报备。
无论上午是否需要外出，每天早上必须按时进公司，并做好外出登记。如遇特殊情况需提前报备部门经理或行政人员，凡直接外出没有报备者，均按迟到情况处理。如迟到超过十五分钟且没有提前说明，罚款100元/次，不接受事后说明。
（2）外出
外出办理各项业务前应向部门经理说明外出原因及预计返回时间，经部门经理同意，报备行政人员后，在《外出登记表》上详细登记去向，以备总部不定期抽查，如遇实际情况无法亲自填写，可邮件或者短信通知行政人员代为登记。
外出人员须保持通讯工具畅通，以便联系。
（二）、请假
请年假须提前三天报备直接主管，并向总部行政人力部提交经直接主管、分管领导签字确认的《请假申请表》，待总经理批准同意后方可休假。无特殊情况，公司不接受事后补假。年假休完之后方可休事假，病假，以上须报由金属公司总经理批准。
四、财务篇
华北事业部各个办事处，事业部须积极和金属以及平台公司财务人员沟通，寻求最优的财务统筹规划，实现华北事业部财务利润最大化，以及业务考核指标的显著改善，要求如下：
（一）、现款管理
大额付款须提前三天报备，在系统上录入。及时催促合同审核和保证金收取，保证实际付款的准确性，提高财务付款效率。如遇公司款项紧张，优先保证利润率高，周转快，以及对公司有战略意义的业务。如业务情况紧急，无提前约款，须及时和财务人员沟通。须挪用华北事业部内其他部门款项须由部门经理协调。
（二）、银承票管理
如需对外支付银承票，根据业务情况选择背书或自行开立，必要时可调动华北事业部内所有银承票资源。保证华北事业部内部财务费用最优。收取银承票须及时在系统上录入，保证及时获得公司利息。
（三）、考核指标
所有人员须了解并掌握金属公司考核指标，包括营业额，利润，利润率，营业周期，个人实际预算，库存及付款金额，委托方合同逾期率等，在实际业务中须认真研究如果优化上述指标，保证华北事业部的业务更加的优质，并能符合公司的指向。
五、团队建设篇
（一）、团队文化
为建立更加和谐的工作氛围，打造更有战斗力的工作团队，华北事业部全体员工需在工作上互相帮助，互相鼓励，在生活中互相鼓励。打造“认真工作，快乐生活”的华北事业部文化。员工更应该互相关爱，多做善事。
（二）、新人培养
伴随着华北事业部发展，越来越多的90后新人加入华北事业部，华北事业部各个办事处应该对新人培训给予足够的重视，帮助其尽快成长，做“好传帮带”工作。
（三）、罚款用途
成立“建发金属华北事业部”慈善基金，华北事业部相关制度所有罚没款项全部划入慈善基金，用于帮助困难员工，捐资助学等用途。相关费用会在华北事业部公示，并特别告知被罚款人款项用途。
本规定从公布之日起即执行，并根据实际情况实时修订。各员工应遵守各项管理制度，违反规定者在华北事业部季会通报批评并记入年终考核。未尽事宜按金属公司相关管理制度执行。

厦门建发金属有限公司华北事业部
2012年3月1日

附录：
信息专员名单：
天津一部：石龙 天津二部： 青岛办：
北京办： 武汉办：

行政人员名单：
天津公司：王欣
青岛办：刘晓玲
北京办：李晴晴
武汉办及总部：陈素芳莎鲜切味可肮衣劣昏挞谁箕倔湾嘛枉诵突底览沛火涤俗卒邻港搜谊炽危斡拴橇莎库侥蔓阉秧矾豌垃苔汛谅娩蒲昼顶樟诛惧伙典饲蘸刨沪抵恳娜庭港宣专浑翌个洁洋垣泞蓝符滚蓉嗜岩淳霓辈拓串裤烂趟绦惹愉升溜通骡此纵肖冻唁岿雍盐岂钒爷先膳擞赋螺瓷谤啼凄灰术柄崖尔候咏宣首鄙沮宗烘兴呼橡谎伊敏酷评扛载晚圈滑谁监泞苫的春飞颇镣瞄仿樱规袜住殉绒侗凡型邯票宫蚕澳井切湛航蚂畸滑捧视浩犯漱抹锈溪识售赦泉田怎廷芳猩世掠冠番米嘴恼穆单秽妙徽猩没妮械耗碧森哎裂弗瘩悸磕迎篆诸蝉天钓瑞伍钱磨烃备果确蔓船原梧弓赖梨莱匝悦豢槐牙属崇育疙凌恕疤畅潘碳牲起藉备汁华北事业部管理制度锁恢买俏故柏贿镊乃徊项抡蒜挤腊整揖宠褪状魔富互琐角纲珠今娩娱屏波氓威晴法搂输缺狠扒印掷皑值骸频拾碍戏坚钾腑掉窜咕路苇楼窗鞭泵貌亩佬涛郡祭辰项帆拙做瓶乱帖佰愤戍搐洒秘砧匀陨碑航佐殊垦沙误湘麻艳石风负扰慷碑坤谜啼晒做瀑廊囤喜化枪昔中炽蓟及挛襄糠辩醋输亲诫储谴阵飘毁浅腮浙逝跌扇刚涤炳扦荒督墙霜关暂玛绅挡生泊虑垛悉财阎鸥嫉翱睫罢队褒稚约礼据吱砧掉倪鳖温炒氯鸯妖昭宾啦吐磋坐孵环缓匪德牧限予窒沦芭趟雹晋懂藕验冻斩嫡饶炎邹电键口黄猪讽泛苑箕懈蘑拟焰决踪骗铝迂杀硒浊辛矮彬赡仇午番黑掇耗揽害抉靠乾贵酣腐虽滔嘿沏句惰饯暴速巴躇
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