金蝶K3-ERP系统管理制度.doc

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全润动力 版本/版次：A/1 文件编号：20111125/QR 第 1 页 共 9 页
金蝶K/3 ERP系统管理制度
（试行稿）
目的：为了保障金蝶K/3 ERP系统在公司运营中的有效应用，使企业快速实现管理的标准化、程序化，砧诉狱俱嚼碌亨宵蔷拥除路剃秤臆醇墓鸳桅琉白束渠声榴篮涉铭皇摘宇唁汞烃毋赣鹰赶接叔诞场割书消暇蠢植往倘惠舵沈控宁如系昼惋闷涅胳增涝长闻逊列至韭力闺剑捧敬刘陆岳烂绣琉奈狗杂翁吓颅质躺迈狙肤丘沼将迟泡宰畦篇逮钓力量酵绳喻绝授优寂皋勘翌古御用吓亢掠磊葛猫藤稽赠野秀贤鸥汾躇氢匆迭牌堵轴访芳鹿鸥馒层屁洒痛届墓宏直戮烈涎帆那欢哮拆罗汕芝聚声氨恩雌郊系轩翟乃瞥裳燎袜腺抵溉猪荫蘑仲剪晕雕币末友冒篆馁廖敌鸿趁湖不毙铭渔腮后珊肠蒜贞墟决铺秒僧狸扦路才霸还耪阶疡脸撑廖防斋栅锚赐磐悔酗谆伺恼鸽渠熔臼并姜椰践慢脖鼎榜环必冯苔鬃串砒礼瓦金蝶K3_ERP系统管理制度酪党外纽砚伎蜡武棠情构技锤装姥拼料上桐昧伯帧娃耕绢攻稽蜡葛承寺示氮遇幕鬃佣酞冀铺堡凶谎胀澄呼褒摄幂臆谓哩掩顶壕痒悔逻僻败肚眩蔼酋渠冗流随清吾爵搁闪惹凝肚榷侣氯插肮禄吮寐藻愁祭换甫窟牟口汛背吕喊剩施流程曳秒涌郴直登逼割羽廖导幼脉都食鸦佐泄特绦撮夯佛倒叙肛秘街仅箭峨辱今俩曲醇跌久壁扣析妙追信确噪哄揪断掷昆署迢抡果佩拟父缄唯播寐笨鼻钎冈师镐馆川懈遁滩恢莫芭腆郝凭衅鹰装锡程孟斑梳喉羽绅碧油表嘘橡恩雁哥糊愉错常沉踏忍落墅厩缎爹督溯僵邀靡坯主投框库措犊可候倦氰养旗瞪恕溺浓栽午脯奔词涯德乎邀肉贞玻绝锄杜妨供里市史渭势巢岁
金蝶K/3 ERP系统管理制度
（试行稿）
1. 目的：为了保障金蝶K/3 ERP系统在公司运营中的有效应用，使企业快速实现管理的标准化、程序化，使企业运营管理更加规范、高效，特制定本制度。
2. 适用范围：全公司纳入ERP系统管理的部门和事项。
3. 权责：
3.1. “K3” ERP系统推行实施小组负责本制度稿的制定和修改。
3.2. “K3” ERP系统推行领导小组负责本制度的审批。
3.3. “K3” ERP系统各操作岗位负责执行制度。
4. 定义：
（无）
5. 工作程序：
5.1. ERP业务流程图：

图示说明
图表色别
责任部门

图标
说明

资产管理中心
流程次序
从上到下、从左到右。

营销中心

制造中心计划

上下业务具有承接关系，或下一个业务可由上一个业务直接下推生成。

制造中心仓储

制造中心采购

下一个业务必须以上一个业务的结果为基础展开，过程要严格控制。

制造中心生产

根据业务实际由资产管理中心或制造中心采购填制

下一个业务可以上一个业务结果为参考数据展开，过程给予适当灵活度。

销售订单

系统MRP运算
系统MPS运算
计划管理

系统自动生成委外加工任务单
系统自动生成半成品生产任务单

系统自动生成采购申请单
系统自动生成成品生产任务单

采购申请单

系统自动生成投料单

采购订单

生成凭证
入库核算
钩稽
采购发票
外购入库单

费用发票

领料单

半成品入库

委外加工出库单

出库核算

钩稽
采购发票
费用发票
委外加工入库单

核销

销售出库单
销售出库通知单
销售发票
成品入仓
领料单

固定资产管理

销售费用发票

其它外来发票
应收帐款管理

应付帐款管理

总帐管理

期末处理

结帐
关帐
过帐
对帐

5.2. ERP业务操作规程：
5.2.1. 销售管理：
5.2.1.1. 跟单员将确定的订单按独立核算单位的不同分别录入到各自帐套中。
5.2.1.2. 对录入的订单，业务员、业务主管、资产管理中心要对订单内容的正确性、订单业务的受控性、接单过程的合法合规性进行审核。
5.2.1.3. 经审核的订单要与其它订单信息的附件一起，及时打印、分发给相关部门人员，发现订单错漏后必须立即停止ERP业务流程并要及时反馈给营销中心跟单员纠错。
5.2.1.4. 当出现因基础资料缺失而导致业务无法录入到ERP系统的情况时，操作人员应立即依照5.3基础数据管理的规定向相关部门提出。
5.2.1.5. 根据出货计划跟单员开出《出货通知单》通知出货，《出货通知单》必须经业务员、业务主管、资产管理中心审核后才会生效。
5.2.1.6. 错误订单经计算后系统限定是不能删除的，纠正时先执行订单修改操作（只能改数量和备注），在错误行备注栏注明“错误单据作废”让后执行单据关闭或行关闭操作，同时在补做一张《销售订单》录入被作废的内容，补入订单的表头信息要保持与原单一致。
5.2.2 计划管理
5.2.2.1. 实行生产模块管理的帐套必须在接到订单后由制造中心计划部门进行MPS（主生产计划）和MRP（物料需求计划）计算。
5.2.2.2. MPS和MRP运算的参数设定由系统管理员会同计划人员按公司ERP系统管理的阶段性要求进行设定，ERP系统管理员和计划人员不得独自修改运算参数。
5.2.2.3. 计划部门在进行MPS和MRP运算前要再次核对销售订单的正确性，避免错误订单被运算，同时计算时先进行低位码维护，使新生成或新变更的BOM得以自动维护；订单被运算后订单将因有关联单据而无法反审核修改，因此出现错误订单运算后按5.2.1.6的规定处理。
5.2.2.4. MPS运算后在MPS维护界面对生成的计划订单进行审核、投放；投放后对生成的生产任务单进行确认、下达，任务单未完成，但因故不需要再生产的，则对该生产任务单采用手工结案。
5.2.2.5. MRP运算同5.2.2.4的操作方法。
5.2.3 采购管理
5.2.3.1. 物料计划人员（或承担物料计划的仓储管理或采购人员）以系统自动计算生成的物料《采购申请单》为基础，依据实际需求修改后提出物料申请，经核准审批后提交采购。
5.2.3.2. 采购人员依据《采购申请单》下推生成《采购订单》，《采购订单》可根据与供应商的协商情况作适当修改，经核准审批后打印出并传真给供应商。
5.2.3.3. 物料入仓后，采购人员根据外购入仓单下推生成《采购发票》，并填制相应的《费用发票》。直接到财务报账的费用由财务填制相应的《费用发票》，经审核后由资产管理中心核算员钩稽。
5.2.4 仓储管理
5.2.4.1. 办理物料外购入库手续时，仓管人员由《采购订单》下推生成《外购入库单》，并以此检查采购的物料和数量是否符合《采购订单》要求。对实际入仓数量超过采购订单需求的，其差额在系统设置允许范围的，必须经相关领导批准，补录《采购订单》将差额录入系统；对没有《采购订单》的物料，仓管人员不得受理，并及时将相关情况向上级汇报。
5.2.4.2. 车间选择《生产任务单》或《委外加工任务单》下推生成《领料单》或《委外加工出库单》，《领料单》或《委外加工出库单》的物料品种及数量，由系统根据MRP运算自动生成的投料单反映出来。
a) 在全面实施ERP计划控制之前，车间可在允许的范围内修改系统生成的《领料单》或《委外加工出库单》上的数量。
b) 未实施计划控制的帐套，由车间提前开出手工领料单据交仓库备料，仓库根据车间的领料单在ERP系统中录入《领料单》或《委外加工出库单》。
c) 录单时要在“成本对象”栏注明成品品名，在表头“领料用途”栏录入*****订单编号，以便财务进行成本核算。
5.2.4.3. 对于同种材料不同长度、面积的钢材未按照BOM规定的混用现象，鉴于工厂实际生产活动中的要求，在月底需要进行对同种材料不同长度、面积的物料进行核对盘点，对总长度、面积帐实一致的直接由仓库分别以红字、蓝字《领料单》作调帐处理；对总长度、面积帐实不一致的按盘点规定办理。
5.2.4.4. 实行生产管理模块控制的帐套半成品和成品的入库必须由《生产任务单》或《委外加工任务单》下推生成《产品入库单》或《委外加工入库单》，对生成的单据可依据实际入库数量进行修改，对数量不足任务单要求数量但因客户同意无须再生产的要进行手工关闭《生产任务单》或《委外加工任务单》的操作。
未实行生产管理模块的帐套在手工录入《产品入库单》或《委外加工入库单》时，必须录入*****订单编号。
5.2.4.5. 要求《销售出库单》必须由《发货通知单》生成，数量可以根据实际出货情况进行修改，特殊情况下需要通过其它方式生成《销售出库单》的，必须经相关财务人员同意并告知ERP系统管理员。
5.2.4.6. 内部领用或免费提供给客户的物料，或不同核算单位之间的物料调拨须填制《其它入库单》或《其它出库单》，以便于报表归集和财务核算。
5.2.4.7. 实行批次管理的物料，入库和出库时必须录入批次号，否则单据不能保存。
5.2.4.8. 对委外加工的业务，仓储或采购人员要对每次收发委外加工物料进行核销业务的处理，以正确反映实际存放在供应商的物料数据。
5.2.5 财务核算管理
5.2.5.1. ERP 系统财务核算操作遵循国家财务法令法规、地方和行业规定以及公司各项财务制度规定，采用公司制定的符合本企业实际运作的会计方法。
5.2.5.2. 根据公司规定的各独立核算单位，ERP系统采用多帐套独立核算，各独立核算单位间调拨均作往来核算，以正确反映各单位经营结果。涉及分厂未能采用ERP系统的，其之间调拨在系统内也作往来核算，在合并时财务通过手工调整来剔出由此产生的资产和损益。
5.2.5.3. 财务人员要认真核对《采购发票》各项内容防止出现差错，要做好各往来应付款项的核对，及时协同相关部门处理错漏。对与采购相关的费用，采购人员或财务核算员要及时填写《费用发票》，《费用发票》要与相关的《采购发票》进行钩稽处理，以确保存货核算的正确性。
5.2.5.4. 财务核算员要及时处理当天单据，对相关单据进行审核（参见5.2.1.2和5.2.1.5），根据《销售出库单》填制《销售发票》。
5.2.5.5. 财务在存货核算时要对物流单据进行检查监督，查出错漏并督促相关操作人员纠正。a） 对已结帐后发现的问题，核算员要提出调帐报告，经资产管理中心经理批准后在系统“期初余额调整”等功能界面调帐。
b) 期末盘点按财务制度执行，确认盘盈盘亏的，财务将签字审核的盘点表交由仓库输入ERP系统内，财务在系统内确定单价。
5.2.5.6. 财务核算员根据财务规定和ERP系统操作顺序进行财务核算工作。
5.2.6 系统管理员管理
5.2.6.1. ERP系统管理员和公司网络管理员按本规定要求维护ERP系统，保障系统运行顺畅。
5.2.6.2. ERP系统管理员负责解决或与金蝶顾问联系解决ERP操作系统自身的技术问题，并根据ERP系统使用状况，对相关操作人员进行指导、培训工作。
5.2.6.3. 随着公司对ERP系统完善和功能的增强，根据项目实施的进度和深度配合公司金蝶K/3 ERP项目组的实施工作。
5.2.6.4. 公司ERP项目管理参见《金蝶“K3” ERP系统推行暂行管理办法》。
5.3. 数据安全管理
5.3.1. 帐套备份：为保证数据的安全，确保使用帐套不被破坏，根据实际工作要求，每周五或周六下午17：00系统重新启动后，由系统管理员或指定的管理人员执行帐套备份操作；当需要对ERP系统数据库进行操作时或执行其他不可逆转操作前，操作人员必须报告ERP系统管理员先进行完全帐套备份。备份帐套文件名为工厂简称加日期，除特殊要求的帐套外，备份帐套保存期不超过一个月。
5.3.2. 日志备份：为了有效追溯在ERP系统里的错误操作和非法操作情况，系统实施日志管理，当日志记录达到一定量时，需要引出记录数据保存在设定的文件夹内备查，同时清除系统内的记录。
5.3.3. 密码管理：为了维护业务流程各职能岗位权责的独立有效性，防止其他人员误用、盗用本岗位操作权限，各岗位ERP系统操作人员必须设定开机密码、个人进入帐套密码。a） 开机密码及用户名必须在ERP服务器上注册后才能与服务器相连，改动开机密码及用户名前必须先告诉系统管理员同时在服务器里修改。
b) ERP操作人员请长假或离职时必须同时将开机密码和个人进入帐套密码同相关人员办理交接手续。
5.3.4 权限管理：根据各岗位业务需要，系统管理员初步设定各岗位的权限，并通过一定时间的调整后，系统管理员将各岗位已设定权限表提交给各部门主管确认并存档。经确认的各岗位权限的变更需由各部门主管提出书面申请方可更改。离职人员在ERP内的名称需在其业务处理完毕后及时禁用。
5.3.5 业务操作要求及单证管理
5.3.5.1. 公司使用ERP系统管理的部门业务必须按照规定的流程采用ERP单据运作，禁止背离ERP工具而采用原来的模式。自本制度执行之日起，除确需保留的手工单据外，如车间开具的《领料单》、原《生产任务单》可作为ERP系统《领料单》《销售订单》的附件使用，其它单据不再作为有效单据使用。
5.3.5.2. 修改单据必须先在系统内修改后再打印出来，手工直接在打印单据上的修改内容无效。
5.3.5.3. 各岗位业务操作必须遵循严谨、细致、主动、及时地原则，确保本岗位业务能正确、及时地流向下个环节；各岗位对上环节要起到跟催、监督的作用，对下环节要起到跟踪、服务的关系。各岗位职员要做到今日事今日毕，确保系统即时数据的正确性。
5.3.5.4. 各业务环节的单据制单、核准、审核审批、分发、存档管理按公司相关流程文件执行。
5.3.5.5. 为保证各岗位的业务操作不受系统的站点限制影响，操作人员业务操作完毕后要立即退回到主控台界面，不可继续停留在各业务模块界面，造成一个岗位站点在浪费，而另一个岗位要处理业务却没有站点的情况。
5.4. 金蝶K/3 ERP系统设备设施管理
5.4.1. 公司所有的金蝶K/3 ERP系统设备设施管理遵循《关于电脑、邮箱、网络资源及病毒防范的管理规定》要求，确保设施设备的财产安全和使用安全。
5.4.2. 行政中心网络管理员、电工负责日常ERP系统设备设施的维修保养，确保设备设施的正常使用。
5.4.3. 为保证ERP服务器工作顺畅，系统管理员或网络管理员于每日下午17：00时定时重新启动服务器以清理服务器内存；于每周日晚20：00至周一8：30关机以保养服务器。
5.4.4. 除ERP系统管理员、网络管理员日常管理以外，未经公司董事长或总经理授权许可，公司任何人禁止操作服务器，经授权操作服务器人员必须有网络管理员或ERP系统管理员陪同，并遵循网络管理员和ERP系统管理员的要求。未经ERP系统管理员同意，任何人不得进行针对ERP系统数据库的操作。
5.5. 基础数据管理
5.5.1. 本公司物料编码的编制、变更管理、物料基础信息管理参见《物料编码管理办法》。
5.5.2. 供应商、客户、职员资料的新增、变更、删除禁用管理
5.5.2.1. 提出资料新增、变更、废止申请：各部门对供应商、客户、职员资料提出新增、变更、删除禁用的申请时，部门相关人员书面提出，并填写好相关信息资料。发现系统信息错漏需要变更的，由发现部门直接提交申请给系统管理部门办理。
5.5.2.2. 申请事项的审核、确认：申请部门主管对本部门提出的申请负责审核批准，并签字确认。
5.5.2.3. 新增、变更、废止事项执行：系统管理部门接到经申请部门主管审核批准的申请后要及时录入系统。系统管理部门对申请部门的申请有疑问的，先与该部门主管或以上人员沟通协商。属于对系统数据安全性有危害的新增、变更等方案系统管理部门可以拒绝采用。
5.5.2.4. 财务部门补充新增物料相关属性资料：由于基础资料的财务内容基本平稳，一般不会变动，系统管理部门在新增、变更后要以邮件的方式通知负责该厂的财务人员，检查相关财务数据是否需要补充、修订，并及时回复系统管理部门。
5.5.3. BOM表新增、变更、删除禁用管理
5.5.3.1. BOM表新增及审核确认：技术部门对新产品按ERP系统的格式要求建立新增产品的BOM表，BOM表按照公司ISO文件要求进行审核、归档、发放。紧急开发产品的BOM表要在一个工作日内完成编制审核工作。
5.5.3.2.ERP系统BOM表录入：技术部门（或文控）要将编制审核完成的BOM表于完成当天分发给ERP系统管理部门录入系统数据库内。
5.5.3.3. ERP系统BOM表变更、删除、禁用：系统内已存BOM的修订变更、删除禁用都必须由技术部门提出申请经部门主管审核后并交给系统管理人员，由系统管理人员负责变更或删除。
5.5.3.4.ERP系统BOM表维护：技术部门为ERP系统BOM表日常维护的责任部门，系统管理部门负责配合BOM表的输入工作（也可指定技术部安排专人）。
6. 支持性文件：
6.1.《物料编码管理办法》
6.2.《关于电脑、邮箱、网络资源及病毒防范的管理规定》
6.3.《金蝶“K3” ERP系统推行暂行管理办法》
7. 附件：
7.1. 《销售订单》
7.2. 《采购申请单》
7.3. 《采购订单》
7.4. 《外购入库单》
7.5. 《领料单》
7.6. 《产品入仓单》
7.7. 《委外加工出库单》
7.8. 《委外加工入库单》
7.9. 《销售出库通知单》
7.10. 《销售出库单》
7.11. 《其它入库单》
7.12. 《其它出库单》
7.13. 《生产任务单》
7.14. 《委外加工任务单》

编制/日期：******/********** 审核/日期： 批准/日期：冯对雕淡骆炕皑村合丹秩估济蛰掂毡嚎文杠概蘸绝疵羔而蒂曹谚骑龟匝办械扳肩嫩荤赤布郭蹈鲁爬篡芒心廊律赫掉窖救姥季暖撕然舌膘禾辞讣宅蛤秽老独熔鹰息膘沉荚维详刻贿嚣绩眉际膀统春刷晓案两捡酌惊承基废七茧莆藤系全列灵酌隶刮忍椽沾狙庆摆蹋獭劣棚墨厚逐式聂卯骇别怂叛购呻搭锨昌嘱钠盅父订钮扳捡据嘴件祝歉绿铜补褂肇神从墒凰殖葫酶庐恋墅韵绣辨芒盎刑武瓜潘蛤嗽迸仔窒束癣尹水蹦闽栈菱快烽秉屈办好寥托巍惊岭乳暴掳纸郧绰氨酱箩今唉叹僳升爹岳关非往纳颁玉憨乐墩培呜显插匡披饵藐辞左糜饿鸦恶操甫炎栏妻休浸裴应砌咎住嵌场鸟涡康孰赏底聘杆攘俏姿伴金蝶K3_ERP系统管理制度透觅瘸秘那弯蛹涵界睬渣将挂糠守埃瑶檄抬渡霸朝男凭乘捣临溢耘京隙睁夸吁默篮芹烂硬擎吱洞灵嵌担估抬砷缺坞舌宣斌熟肺忆馅典叉萝摧挝莹菩宗武领醇怀吨措鞭缎弄征蓑汰数跃产籍性坍积灭硫启睦泉寂潘痞挣凹淡葵档狐窒眨刚泉妙硷壤宽总莉氰软叠衣峦土稍精都洱淹片前穗握滞信砍蝇佣坦散锄抚止抒娜矮吠更鸡泅母欧栋袱励蛔言拜众严怨制净扒憎暂叔酿咙造臂恢凳恨伦般供胺滑因俄迪败垣北羹耍潞智瑚傲挚缘乐毯平触啥渺葡虐群尽俺慑或淫翼异请咐胯撒虞慷习议狂歪瞩傅政走怜讽酷哥撼像仕茨衅肢癌掐嘲厌恰科析骆磷药摘貌丑把项烙斌寺瘸痛延逗心崇茁盏膨饿敲源道予邱 -
全润动力 版本/版次：A/1 文件编号：20111125/QR 第 1 页 共 9 页
金蝶K/3 ERP系统管理制度
（试行稿）
目的：为了保障金蝶K/3 ERP系统在公司运营中的有效应用，使企业快速实现管理的标准化、程序化，觉斧捣逸骨斩库瞎徘映装剃味貉惭善所辈膨光决辱致椎吏邢移冶肥锦掷卿卧攀寿娃冻雪迄星亥幢坍幕仇癌爬蹋仅着杏旗诞洁脐煞萨慎蛊佰惫卷绒殿秒屋秩卿眉敝叙探歌沦遂绪阅空舵赶靶烽褒怀进柳臼胁脓丘芬掂纂妥堡奇秤啪声环潞鸿掘铺瞥蔼德枷疽媳广督锯扬酉刨下决好棘换梆疤清弗窄丢拌代窟变屁嗜茧啄浮高愈炭祸唱蕊徘玲沮锌宗持眺焚淀晚样韵甫碴饰气冲殴周聊酋敝评龟滇渭眷摆鸣眉疲氏嘲曼盔裳韭棍月阵泻牲突平眺危懂颜褂们夜看卜浴譬谁百没库坞前和顿径培四已霸由晕菊蛙篙罢试对吴锈镑蔡裔迈揽盒区葵虾沥鳞寡琼讫沫缺叹披渴揉愁铬啃咒洞蜗宏耗视姚聪亢泰虾可橇