档案管理制度(新).doc

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档案管理制度
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1目的
档案指公司在经营管理活动中产生的重要文献资料，是公司从事行政管理、经营管理需要备份参考和依法行使经营管理权的有效工具。为规范公司档案资料的管理，方便查找利用，更好地为公司提高经济效益服务并结合公司实际情况，特制定本制度。
2范围
公司各中心、子公司、分公司。
3职责
3.1 总裁办是公司档案的主管部门，负责接收、收集、整理、立卷、保管、销毁公司的档案，并督促指导各部门、下属子公司、分公司的档案管理工作。
3.2 财务中心负责公司会计档案的专项档案管理工作。
3.3 人资中心负责公司员工档案的专项档案管理工作。
3.4 网络中心负责公司科技类档案的专项档案管理工作。
3.5 集团公司所属各分子公司档案管理任务较重的单位应设立综合档案室，履行本单位档案业务管理与档案实体保管双重职责。
3.6 公司各中心、分子公司至少配备一名兼职档案员，并保持相对稳定，每年最少接受一次专业的档案管理培训；同时根据实际情况配备专门的档案室或档案柜。
3.7 公司所有员工都有保护档案的义务，在职务活动中形成的各种载体的文件材料，均归公司所有。

第一章 档案归档管理细则
1档案归档范围及提交程序
1.1董事会、公司重大会议形成的文件资料、图片、影音资料等文件，包括会议记要、决议等，由总裁办负责整理编制转达提交；
1.2凡本公司发布的正式文件、规章制度经由总裁办统一下发、统一编号，否则视为无效；
1.3各类以公司名义签订的经济合同、合作协议等由发起部门人员送至总裁办统一归档；
1.4上级机关送达的各类公文、函件及处理结果等由中心负责人及时提交总裁办归档；
1.5公司对外委托的重要调研报告由指定部门整理后提交总裁办归档，原件不得备份；
1.6公司对外广告宣传的设计稿、广告片母带、录音带等由指定部门整理后提交总裁办归档；
1.7公司人力资源管理过程中产生的工资报表、管理人员人事档案、考核资料、劳动合同、奖罚证明、高管离职清单等由人资负责人备份并由本部门独立管理；
1.8公司财务规划管理过程中产生的财务报表、凭证等由财务负责人封存并送至总裁办归档；
1.9公司基本建设过程中产生的项目立项、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、设备购置、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料，由发起部门人员送至总裁办统一归档；
1.10公司在技术研发过程中产生的重要技术文件，核心配方等保密资料本部门不得备份，全部提交总裁办归档；
1.11公司在经营活动中的有关部门授予的各项荣誉证书、牌匾等总裁办统一整理归档。
1.12公司在日常管理中产生的如总裁工作指示、部门工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表、通知、培训资料等由总裁办秘书负责统一整理保管或下发执行。
2档案归档时间
周二、周四（13:00-15:00）为统一归档时间。
3档案归档要求
3.1档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
3.2归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3.3在归档的文件材料中，应将每份文件的正件（原件）与附件（复印件、扫描件）分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
3.4不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
3.5档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
3.6案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
4档案级别的划分
档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为绝密文件、机密文件、普通文件三个等级。
文件等级
文件类型
归档管理及期限
调阅管理

绝密文件
① 公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
② 公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
③ 财务管理过程中形成的报表、凭证等封存材料。
在材料、合同形成确立一个月内进行归档，归档为一式一份，原件及扫描件。
原则上不可调阅，但因特殊情况要经过部门经理、直属总监、总裁办、总裁四级签字确认。

机密文件
① 公司对外的正式的发文与有关单位来往的文书。
② 公司对外业务产生的销售及采购合同。
在材料、合同形成确立一个月内进行归档，归档为一式一份，原件及扫描件。
原则上不可调阅，但因特殊情况要经过部门经理、直属总监、总裁办三级签字确认。

普通文件
① 各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报
② 公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
③ 会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录。
在材料、合同形成确立一个月内进行归档，归档为一式一份，原件及扫描件。
要办理调阅手续，由部门经理、总裁办二级签字确认。

5档案分类及编号办法
序号
档案名称
合同编号
文件夹编号
页数
备注
1

销售
SKKX-YW

单立柱广告发布合同
LZ

候车厅广告发布合同
HCT

车载电视广告发布合同
CZ

桥体广告发布合同
QT

楼体广告发布合同
LT

围挡广告发布合同
WD

策划代理（推广）合同
CH

展会布展合同
BZ

网络开发（委托、推广）合同
WL

其他协议
QT

DM报纸业务
DM

2

采购
SKKX-CZ

采购合同
CG

业务制作类合同（广告位资源的制作、维修等）
ZZ

印刷合同
YS

代理合同
DL

合作协议（会计师事务所、律师事务所、证券公司、融资合同、酒店、租车、快递、网站招聘等）
HZ

会务服务
HW

其他协议
QT

租赁合同
Dm

融资合同
RZ

3
其它协议
SKKX-QT

议贷款合同
DK

实习协
SX

知识产权
ZC

其他协议
QT

4
戏游科技
XYKJ

出账类合作协议
CZ

其它协议
QT

5
三贯装饰
SGZS

出账类合作协议
CZ

其它协议
QT

6
青泥之恋
QNZL

出账类合作协议
CZ

其它协议
QT

第二章 档案调阅管理细则
1档案借阅程序
1.1文件借阅必须先由申请人填写《证件使用审批单》《绝密文件调阅申请单》《档案借阅登记表》，一般性资料可以直接签字借阅，密级资料须根据授权由相关人员签字批准，重要性鉴定暂由档案管理员负责；
1.2档案借阅者不得对档案撕页、污损、删改、剪贴或转借他人，未经批准不得复印；
1.3档案借阅时间不准超过5天，密级档案当日归还，使用再借，特殊情况需到档案室说明情况。对借出的资料，档案管理员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应上报文件主管部门的领导处理；
1.4外单位借阅档案必须经总经理批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室；
1.5必须爱护档案文件，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。不准转借，必须专人专用。
1.6档案的保存期限分为永久、长期、短期3种。
1.6.1有长远查考利用及研究价值的应永久保存，如公司章程、股东名册、组织规程及办事细则，董事会及股东记录、财务报表、政府机关文件、不动产所有权及其他全权凭证、工程设计图等；
1.6.2在一定时间内有查考利用价值的应长期或短期保存,由文件最高审批人或其授权指定人确认保存期限；
1.6.2.1长期保存：5-10年，如预算、决算书类、会计凭证、事业计划资料、规章制度等；
1.6.2.2短期保存：1-5年，如期满或解除合同、协议、结案后无长期保存必要的资料等；
2档案的销毁
2.1过期或无保存价值的档案，由各部门档案管理员每年一次列出资料销毁清单，由部门主管确认，提交到行政人事部部档案管理员，报请总经理签批后进行统一销毁；
2.2销毁现场必须注意保密，并指定专人（二人）以上监销。

第三章 档案管理考核办法
1总裁办档案管理员每月1日下班前必须将上月收集整理的档案资料进行汇总，向总裁办主任汇报本月档案工作情况，便于总裁办主任对公司档案情况了解及核查归档信息。
2各部门档案管理员，每周二、周四（13:00-15:00）将本部门档案资料提交至总裁办档案管理员处，便于及时归档；
3因部门问题造成档案缺失或无法归档，视情节轻重对部门负责人和当事人进行处罚，最多扣除薪金500元；
4档案借阅不按规定时间归还造成档案撕页、污损、删改、剪贴、复印或转借他人，未经领导批准或不能说明原因的，视情节轻重对部门负责人和当事人进行处罚，最多扣除薪金300元；
5如档案丢失相关责任人必须承担由此造成的一切的经济损失及人事处罚；
第四章 附则
1本制度由总裁办负责解释。
2本制度自颁布之日起正式生效执行。

附录A 档案归档登记表

日期
档案名称（档案编号）
份数
类别
密级
所属部门
入档人
审阅人
档案管理员
备注

附录B 证件使用审批单

使用事由

拟用证件
□营业执照（正本、副本） □组织机构代码证（正本、副本）
□其他证件
申请部门

申请时间

申请人：

年 月 日
上级主管意见：

年 月 日
总裁办意见：

年 月 日
归还人： 年 月 日
备注：

附录C 绝密文件调阅申请单

填表日期： 年 月 日 序列号码：
借阅人

所在部门
借阅类别

□ 现场 □复印 □带出借阅 □其他（请说明）
档案名称

档案内容

借阅用途

借阅人签字

直属总监签字

总裁办签字

总裁签字

归还人签字
年 月 日
备注

附录D 档案借阅登记表

档案借阅登记表 使用日期：
序
号
外借
日期
使用事由
档 案 名 称
密级
页数
借 阅
部 门
借 阅 人
借 阅 部
门 领 导
原
件
扫
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复
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经 办 人
审 阅 人
归还
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收档人
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