项目档案管理工作制度.doc

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项目档案管理工作制度
一、总则
为了规范苏州市中环快速路北段（312国道苏州段分流线工程共线段）工程项目路基桥涵工程施工ZH-LQ04标段档案的收集、整理、立卷、归档管理工作，结合本项目无纸化办公要求，参照《江苏省高速公路建设项目档案管理标准》、《工程质量资料规范化管理范本》、《基本表格及用表说明》、《苏州市一级公路标准化施工指南》等相关文件管理的规定、规范、条例、办法等要求，制定本项目档案管理工作制度，确保建设项目档案的完整性、准确性、系统性，尽力达到“档案资料与工程进度同步进行”的目标。
二、档案管理职责与制度
经理负责档案的全面工作，工程技术档案由项目总工主管。项目经理部诚恳接受苏州市一级公路建设指挥部的指导和检查。
1、档案管理室由工程部下属资料室负责，贯彻执行本制度统一管理档案。
2、负责检查和协助各分部及有关资料管理员做好文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。
3、非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷，确因工作需要，须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。
4、档案柜内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西，做到完整安全，存放有序，查找方便。
5、做好档案柜内“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。
6、对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取有效措施。
三、项目管理系统资料的形成、积累、整理、归档和移交
根据业主对于本项目实行的无纸化办公系统《312国道苏州段分流线工程项目管理系统》（以下简称“系统”）的实施，经业主、监理及项目管理系统人员的工作培训，以及业主目前对于资料管理工作的要求，项目部各科室在系统上对应模块需要上传资料的分布如下：
工程部：文档管理、质量管理、日志、文明环保
试验室：文档管理、质量管理
测量班：文档管理、质量管理
安质部：安全管理
合同部：文档管理、计量支付、合同管理、计划进度
办公室：文档管理
资料室：负责“文档管理”模块下的所有文档类型的编号分配，系统内部资料的上传、下达，以及档案的整理、归档工作。
各部室在使用“文档管理”模块时，请在使用前将需要上传资料的“文档类型”和上传“文件数目”告之资料室，由资料室统一分配编号。待文件上传后在项目部内部流转，流转结束后及时告知资料室，由资料室再上传至监理公司，并做好相关台账。文件完全流程结束后，业主将完整的文件转发给监理公司，监理公司再把文件转发给项目部资料室时，资料室应及时备份电子文件，并将文件打印成稿，进行档案的整理、归档工作。
对于已经分配编号的文件应禁止随意删除，如有监理组退回文件，应尽量在原标题及编号的基础上进行修改，而非直接删除，如必须删除的文件，务必先与资料室联系，以便资料室文件编号的系统管理。
除“文档管理”模块以外的其他模块，比如“质量管理”、“安全管理”、“日志”、“安全管理”、“计量支付”、“合同管理”、“计划进度”等由归属各部室自行编号并建立台账。
各部室对于“文档管理”的使用应参照《工程质量资料规范化管理范本》和《基本表格及用表说明》以及本工程施工中实际需要上传相关资料，上传的过程文件，各自保存。
“文档管理”中文件的标题格式采用：编号+标段号+内容，例如：001 ZH-LQ04标 关于***的申报。
一份文件应有一份主表及附表、附件组成，各部室在使用“文档管理”文件时，只编主表的编号，附表的编号暂时一概不编，待业主及监理出台相关规定后再做处理。但附表的施工单位和监理单位的名称等必须填写完整。
对于已通过的“文档管理”中的个别文件需要给予其他用户权限时，请及时与资料室联系，资料室应做好权限分配的工作。
文档管理中的文件采用2003版的WORD、EXCEL文件，2004版的CAD文件，并尽量转换成AIP文件，将多份文件合关为一份文件时，系统默认方式为倒序。而采用添加多呈批文件时，系统默认方式为正序。
项目经理部各部室应加强对档案工作的领导，由分管经理领导分管分部的此项工作。各部室的资料上传遵循“谁编写、谁上传、谁负责”的原则，并应将档案工作纳入工程计划管理之中，纳入施工管理及考核范围，纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责，纳入经济责任制。
四、文件纸质材料的形成、积累、整理、归档和移交
1、在职责范围内做好有关文件电子版的备份及打印版文件材料的收集、积累、保存工作，按规定在工程竣工验收时，应收集签署完备，内容齐全的整套资料，档案应按系统分类统一存放档案盒贴上标签并做电子目录方便日后检索。
2、项目形成的全部文件在归档前必须进行系统整理。其分类组卷做到科学合理，保持归档案卷、分类编号方法符合业主的要求。
3、编制档案总目录，分目录，移交单位和接收单位目录。归档的案卷质量必须符合下列标准。
（1）归档文件、齐全完整；
（2）分类清楚，保持联系；
（3）题名确定，容易查找；
（4）卷内排列，系统条理；
（5）保管期限准确；
（6）密级划分恰当；
（7）蓝图折叠，符合要求；
（8）卷皮书写，正楷整法；
（9）案卷装订，整齐美观；
4、在项目完成后六个月内将项目档案文件向建设单位移交、归档。
5、向管理单位移交时应办理档案移交手续，明确档案移交的内容，案卷数，图纸份数，并有完备的清点、签字等交接手续。
6、负责对全部工程归档文件的汇总整理，并根据有关文件分类编号体系完成案卷的编目工作。
五、档案资料借阅制度
1、本单位人员借阅档案、资料须登记，未履行登记手续的，档案管理人员不予提供档案、资料。档案资料的借出时间，不得超过半个月，确需继续借阅，必须办理续借手续。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用人复印。
2、档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。外单位人员需要复印档案柜里资料时，须经主管领导同意后方可进行。
3、档案柜里有档案、资料需交给其他单位时应填交接单方可交付。
4、查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案，违者且造成档案损毁的，依法追究当事人责任。

单总：
以上为我起草的初步档案管理工作制度，如有不对不妥之处，请给予指导！
资料室：陈莉。2013-3-14
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