煤矿安全监察执法文书使用管理规范..doc

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煤矿安全监察执法文书使用管理规范
第一章 总 则

    第一条 为了规范煤矿安全监察行政执法行为，促进公平、公正、有效开展煤矿安全监察执法活动，根据《中华人民共和国安全生产法》、《中华人民共和国行政处罚法》、《煤矿安全监察条例》等法律法规规定，结合安徽煤矿安全监察工作实际，制定本规范。
    第二条 本规范适用于安徽煤矿安全监察局机关业务处室及淮南、淮北、皖南三个监察分局。
    第三条 煤矿安全监察执法文书的内容必须符合有关法律、法规和规章的规定，做到客观事实清楚，格式要求统一，语言文字规范，适用法律准确。
    第四条 煤矿安全监察执法要正确选择和使用执法文书，做到从监察计划、监察预案、现场检查和处理、行政处罚、复查整改、案件归档的闭合管理。

    第二章 文书的种类

    第五条 煤矿安全监察执法文书使用严格按照国家煤矿安全监察局制定的五类22种标准式样执行。具体分类为：
笔录性文书：共5种。包括：《煤矿安全监察现场检查笔录》、《煤矿安全监察调查取证笔录》、《煤矿安全监察听证笔录》、《煤矿安全监察行政复议申请笔录》、《煤矿安全监察行政复议调查笔录》。
    决定性文书：共6种。包括：《煤矿安全监察现场处理决定书》、《煤矿安全监察撤出作业人员命令书》、《煤矿安全监察复查意见书》、《煤矿安全监察立案决定书》、《煤矿安全监察行政处罚决定书》、《煤矿安全监察行政复议决定书》。
    通知性文书：共2种。包括：《煤矿安全监察行政处罚告知书》和《煤矿安全监察行政处罚送达回执》。
    公函性文书：共5种。包括：《煤矿安全监察依法移送书》、《煤矿安全监察强制执行申请书》、《煤矿安全监察加强和改善安全管理建议书》、《煤矿安全监察加强和改善安全管理监察意见书》、《煤矿安全监察涉嫌移送书》。
    档案性文书：共3种。包括：《案件结案报告》、《煤矿安全监察行政执法案卷（首页）》、和《煤矿安全监察档案卷内目录》。
    文书续页：1种。

    第三章 文书的制作

    第六条 文书原则上按照规定的格式使用电子版制作，特殊情况下，可以用黑色、蓝黑墨水或黑色水笔进行填写。填写书写时应做到字迹清楚、工整，文字规范，文面清洁，标点符号正确，使用法定计量单位。确因填写错误，应该用杠线划去错误部分，划去部分或改写部分要有行政相对人押印或签字。公函性文书和档案性文书的填写不得有错误内容。
    第七条 文书的表述应当语言准确，文字简练。禁止使用模糊含义的词语，禁止随意简化单位名称或使用非专业称谓。
    第八条 预先设置栏目的文书，栏目要逐项填写。摘要填写的，应简明扼要，完整、准确。要求签名的文书，执法人员签名栏不得少于二人签名。签名必须签署完整姓名，并注明日期。
    第九条 一式多联的文书，如果采用填写时，副本应当使用复写纸，也可以用正本复印件代替。部分文书（如：煤矿安全监察加强煤矿安全生产建议书）如果填写不下，可以用打印件代替。
    第十条 省局机关业务处室和淮南、淮北、皖南三个监察分局监察执法过程中，必须根据执法对象和具体案情，正确选择相应的执法文书样式。做到使用的执法文书正确规范，阐述的理由证据充分，有法律依据，保证事实、理由、结论的一致性。

    第一节 笔录性文书

    第十一条 笔录性文书的记录必须真实、准确、详尽。涉及案件关键事实部分，应尽量记录原话，避免使用推测性词句，防止发生词句歧义。
    描述地点：现状和程度的记录，应依次有序，准确清楚。
    记录内容：应在笔录制作完毕后，当场交当事人（被检查人、被询问人等、下同）审核或向当事人宣读，当事人认为记录有遗漏或者有差错的，应当面提出补充和修改，并在改动处用指纹或印鉴覆盖。当事人认为无误后，应在笔录上注明“以上情况属实”并签名或者盖章。当事人拒不签名的，应注明拒签理由，有其他人在场的，还应请他人签名证明。
    文书首页不够记录时，应使用文书续页记录。首页及续页均应由当事人签名，并注明页总数及页序号。空白部分应注明“以下空白”。
    第十二条 《煤矿安全监察现场检查笔录》
    （一）适用范围
    适用于煤矿安全监察执法人员到达现场后，对与案件有关的事实、证据线索等进行勘验记录，具体适用以下四种情况：
    1.现场检查中发现的涉嫌违法的事实，如实记录现场真实情况。
    2.对投诉举报内容进行的实地检查复核。
    3.对限期改正的违法行为进行现场监督检查。
    4.对事故现场进行的现场勘察。
    （二）使用说明
    1.写明被检查单位的全称。
    2.写明被检查单位的合法证照号码。
    3.写明执法人员实施现场检查的具体地点和现场检查的起止时间。
    4.“检查人”栏目中要有所有参与执法人员的签名；“陪同检查”栏目写明陪同检查的地方安全监管部门人员或被检查单位相关负责人员的姓名。
    5.记录人应当是检查人中的一员，并签名。
    6.“检查情况”栏目起始应当写明包括所有参与检查的执法人员的姓名、执法目的和亮证情况、检查的过程、检查的内容、范围和方式、被检查人或被检查单位的有关人员是否到场。
    7.文书内容按照省局《关于印发常用执法文书范本的通知》（皖煤安监政法函〔2009〕35号）中规定的内容制作，文书结尾应当注明对有关问题的处理和处罚情况；作出当场行政处罚的，应当在笔录中注明，拟作出处罚的，应当另案处理。
    8.文书空白部分应记明“以下空白”。
    9.当事人应当在本文书签名。当事人对检查结果表示同意的，可以写明“上述情况属实”；表示不同意的，要说明理由并作记录。当事人拒绝签字的，执法人员要注明情况，并请在场人签字。
    第十三条 《煤矿安全监察案件调查取证笔录》
    （一）适用范围
    本文书在执法人员查处案件过程中，询问证人或者其他知晓案件情况人员时使用，主要适用于行政处罚一般程序、事故调查、信访举报案件的查处。
    （二）使用说明
    1.写明进行询问的起止时间和具体地点。
    2.写明被询问人的姓名、性别、年龄、工作单位、通讯地址、邮编、联系电话。如果当事人是单位的，还应当写明被询问人在该单位担任的职务。
    3.若案件调查需要有其他人在场的，应当写明在场人的姓名及其联系方式，包括地址、电话。
    4.询问时，应当有两名以上执法人员在场，一般是一名承办人员提问，另一名负责记录。
    5.在正文的第一句，要写明执法人员向被询问人表明执法身份，告知其相应的权利、义务。
    6.询问人的提问要围绕查清可能违法行为的事实过程进行，重点是违法行为的时间、地点、违法标的物的形态、质量和数量以及违法行为的后果等方面。记录时应当围绕需调查的行为事实的相关情况，对重点内容详细记录。记录中，要尽量记录被询问人的原话。如无法记录被询问人原话的，要保证所记载的内容确系被询问人的原意。
    7.在记录询问人和被询问人之间的对话时，对于询问人，可以用“问”字起头，表示是其提出的问题；对于被询问人，可以用“答”字或者其名字的“姓”起头，表示是其所作的叙述。
    8.询问人提出一个问题后，应当有被询问人的回答。如被询问人不回答或者拒绝回答的，应当写明被询问人的态度，如“不回答”或者“沉默”等。
    9.询问结束后，应当要求被询问人审阅笔录，被询问人发现记录有误，可以要求修改笔录。在每一处修改的地方，要让被询问人用指纹或签名确认。被询问人要求作较大修改的，可以要求被询问人在笔录后另外书写，并用指纹或签名确认。
    10.询问笔录制作完成后，被询问人应当逐页签名。在文书末尾（紧接正文的最后一行），被询问人应当书写“以上笔录已阅”或者“以上记载与本人口述无误”等语句，并签名、注明日期。
    第十四条 当事人对有关问题进行当场反应或者陈述、申辩时，可以使用《煤矿安全监察案件调查取证笔录》记录有关情况。
    第十五条 《煤矿安全监察听证笔录》
    （一）适用范围
    本文书在省局或分局举行听证会的过程中使用。
    （二）使用说明
    1.写明举行听证的起止时间和举行听证会的具体地点。
    2.写明听证主持人、听证员和记录人的姓名。
    3.正文起始部分要写明案由和违法行为类型。
    4.当事人为个人的，写明其姓名、性别、年龄、所在单位等基本情况；当事人为单位的，写明单位名称、该单位法定代表人的姓名、在该单位所任职务等基本情况。
    5.当事人委托代理人的，写明委托代理人的姓名、性别、年龄及其所在单位。
    6.写明出席听证会的证人、鉴定人或者翻译等其他人员的基本情况。
    7.写明该案件的调查人员的姓名，调查人员应当为两名以上。
    8.正文部分要记录听证会的全过程内容，主要包括以下几方面：
    （1）主持人或者承担辅助工作的记录人核对听证会参加人员的身份；告知参加人员相关权利、义务，宣布听证纪律。
    （2）案件调查人员对当事人违法事实的陈述以及拟作出行政处罚理由和依据。
    （3）当事人对拟行政处罚事项提出的异议及其理由、证据。重点是：
    ①当事人认为事实有出入的地方及其证据；
    ②要求免于处罚、从轻或者减轻处罚的事实、理由和证据。
    （4）双方质证、辩论的内容。
    （5）当事人作最后陈述的内容。
    9.正文结束紧接正文下一行要写明“以下空白”。
    10.听证会参加人员均应当在笔录末尾签名或者盖章。其中当事人应当逐页签名，并在文书末尾注明“以上笔录己阅”等字句。
    第十六条 《煤矿安全监察行政复议申请笔录》
    （一）适用范围
    本文书是当事人对行政处罚依法提出口头申请行政复议时的笔录性文书。
    （二）使用说明
    1.写明当事人依法提出行政复议的时间、地点。
    2.当事人为个人的，写明其姓名、性别、年龄、所在单位等基本情况；当事人为单位的，写明单位名称、该单位法定代表人的姓名、在该单位所任职务等基本情况。
    3.接到当事人对行政处罚依法提出行政复议的申请时，记录人员应当签名。
    4.申请记录正文部分要记载作出的行政处罚的类型、当事人对具体行政行为不服的理由和要求。
    5.正文结束紧接正文下一行要写明“以下空白”。
    6.申请人应当逐页签名，并在文书末尾注明“以上笔录内容属实”等字句。
    第十七条 《煤矿安全监察行政复议调查笔录》
    （一）适用范围
    本文书是行政复议机关有关人员应申请人的要求或者认为有必要时，向有关组织和个人调查情况，听取申请人、被申请人和第三人的意见时使用。
    （二）使用说明
    1.写明进行调查的起止时间和具体地点。
    2.写明被调查人的姓名、性别、年龄、工作单位、通讯地址、邮编、联系电话。如果当事人是单位的，还应当写明被询问人在该单位担任的职务。
    3.若案件调查需要有其他人在场的，应当写明在场人的姓名及其联系方式，包括地址、电话。
    4.调查人员应当有两名以上执法人员在场，其中一名为记录人。
    5.在正文的第一句，要写明调查人员向被调查人表明执法身份，告知其相应的权利、义务。
    6.调查人的提问要围绕查清可能违法行为的事实过程进行，重点是违法行为的时间、地点、违法标的物的形态、质量和数量以及违法行为的后果等方面。记录时应当围绕需调查的行为事实的相关情况，对重点内容详细记录。记录中，要尽量记录被调查人的原话。如无法记录被调查人原话的，要保证所记载的内容确系被调查人的原意。
    7.在记录调查人和被调查人之间的对话时，对于询问人，可以用“问”字起头，表示是其提出的问题；对于被询问人，可以用“答”字或者其名字的“姓”起头，表示是其所作的叙述。
    8.调查人提出一个问题后，应当有被调查人的回答。如被调查人不回答或者拒绝回答的，应当写明被调查人的态度，如“不回答”或者“沉默”等。
    9.调查结束后，应当要求被调查人审阅笔录，被调查人发现记录有误，可以要求修改笔录。在每一处修改的地方，要让被调查人用指纹或签名确认。被调查人要求作较大修改的，可以要求被调查人在笔录后另外书写，并用指纹或签名确认。
    10.调查笔录制作完成后，被调查人应当逐页签名。在文书末尾（紧接正文的最后一行），被调查人应当书写“以上笔录内容属实”或者“以上记载与本人口述无误”等语句，并签名、注明日期。被调查人应当在文书末尾签名。
    11.必要时，可以向有关组织和个人进行多次调查。

    第二节 决定性文书

    第十八条 决定性文书是煤矿安全监察机构对监察对象的违法行为所进行的处理、命令、复查、立案、处罚、复议和责令，必须做到事实清楚、证据确凿、理由充分、处罚得当、执法公正。
    第十九条 《煤矿安全监察现场处理决定书》
    （一）适用范围
    本文书是煤矿煤矿安全监察机构及其煤矿安全监察员对现场检查中发现的煤矿安全违法行为进行处理时使用。
    （二）使用说明
    1.写明要下达的现场处理决定书的编号，本文书编号统一格式为“（）煤安监 字[ ]第（）号”，其中前“（）”内填写地名简称，“[ ]”填写年份，“ ”内填写各处室和分局监察室简称，后“（）”中填写具体文号。（以下条款同此规定）
    2.写明被处理单位（人）全称和检查的具体时间。
    3.写明具体违法行为事实以及违法标的物形态、数量等。此外，还要写明有关证据名称，如现场检查笔录、询问笔录和相关物证名称等。
    4.写明具体处理决定方式。处理决定应当采用法律规范中的表述，并根据具体违法行为事实以及违法标的物形态、数量等依法作出责令立即改正、责令当场予以纠正、责令限期改正、责令限期达到要求、责令立即停止作业（施工）或者立即停止使用等处理决定。
    5.写明参与执法人员的姓名及发现违法行为的日期，执法人员不少于两名人员签字。
    6.被处理单位（人）应当在文书中签名及具体收到的日期。被处理的单位应当尽量由煤矿企业主要负责人或分管负责人签名。
    7.文书中发现违法行为的时间、作出处理时间、送达当事人的时间与文书制作日期，应尽量做到一致。
    8.文书公章可以使用省局或分局行政公章或行政执法专用章。
    9.因事故调查或可能发生的重大行政处罚案件需要先行登记保存有关资料、材料或设备时，暂时可以使用《煤矿安全监察现场处理决定书》。
    第二十条 《煤矿安全监察撤出作业人员命令书》
    （一）适用范围
    本文书是煤矿煤矿安全监察机构及其煤矿安全监察员对现场检查中发现的威胁职工生命安全的紧急情况时使用。
    （二）使用说明
    1.写明要下达的撤出作业人员命令书编号。
    2.写明被检查单位的全称。
    3.写明撤出作业人员命令书的具体时间。
    4.写明下达撤出作业人员的违法行为事实原因和撤出人员的范围。
    5.写明恢复撤出作业人员区域作业的具体条件。
    6.作业现场负责人员应在文书中签署意见和日期。
    7.现场执法人员签名，执法人员不少于两名人员签字。
    8.文书公章可以使用省局或分局行政公章或行政执法专用章。
    第二十一条 《煤矿安全监察复查意见书》
    （一）适用范围
    本文书是煤矿安全监察机构责令煤矿限期解决事故隐患、限期改正影响煤矿安全的违法行为或者限期使安全设施和条件达到要求，在期限届届满后复查或经有关煤矿申请在期限内复查时使用。
    （二）使用说明
    1.写明复查意见书的编号。
    2.写明被复查单位的全称。
    3.写明责令煤矿限期解决事故隐患、限期改正影响煤矿安全的违法行为或者限期使安全设施和条件的决定内容及文书编号。
    4.注明此次复查是“应你单位申请”还是“现整改期届满”（可勾选）。
    5.写明对整改复查的具体意见，对此次复查过程中发现的新问题也要下达相应的执法文书。
    6.被复查单位签署姓名和日期。
    7.现场执法人员签署姓名和日期。
    8.文书公章可以使用省局或分局行政公章或执法专用章。
    第二十二条 《煤矿安全监察立案决定书》
    （一）适用范围 
    本文书适用于进行可能进行一般程序处罚案件时使用，是煤矿安全监察机构履行立案报批的手续。
    （二）使用说明
    1.案由。可以分为煤矿安全监察机构执法检查发现的应当立案的案件；群众举报的案件；上级安全监察机构交办的案件；跨行政执法区域移送的案件；有重大影响的安全事故案件；经人民法院审理判决的案件；向司法机关移送的案件；有重大影响的复议案件等。
    2.案情摘要。
    （1）写明案件来源和违法事实。
    （2）监察执法发现的案件要写明以下内容：
    ①应当写明案发时间，案发时间应当写明违法行为被发现的具体时间；
    ②应当写明案发地点，案发地点应当写明违法行为被发现的具体地点；
    ③当事人是个人的，写明其姓名和经常居住地址，当事人是个体工商户，有登记字号的，登记字号附后；
    ④当事人是单位的，按照营业执照或者其他能够证明单位身份的许可证件或者批准文件上的名称填写，写明其日常经营或者办公地址。
    （3）单位和个人举报的案件，应当写明举报人姓名和联系方式。
    ①举报人、投诉人是个人的，写明姓名以及经常居住地址；
    ②举报人、投诉人为单位的，写明单位名称、联系人以及日常经营或者办公地址。
    （4）接受移送的案件，应当写明移送部门名称和移送时间。
    （5）上级交办的案件，应当写明交办部门名称和交办时间。
上述几种情况，凡是有相关证据材料的，应当将证据材料附在本文书之后，一并呈送领导审阅。
    （6）写明立案的事实依据，摘要介绍案情和叙述违法事实。
    ①执法检查中发现的违法事实，应当写明监察方式、违法行为人、违法行为以及违法标的物的形态、质量和数量；
    ②单位和个人举报或者是接受移送的案件，应当将举报人、移送机关陈述、介绍的违法事实如实写明；已经进行实地调查的，还应写明调查的情况；
    ③对单位和个人举报、有关部门移送以及上级部门交办的这三类案件中的证据材料，都要经过调查、核实后才能作为证明违法事实的证据。
    ④案情摘要文书纸页写不下，可以接转使用文书续页。
    3.承办人员拟办意见。
    （1）承办人要写明建议立案的法律依据，写明当事人违法行为涉嫌违反法律规范的法律依据；
    （2）建议不予立案的，写明不予立案的理由；
    （3）建议移送有关管理部门的，写明建议移送的部门名称及其理由；
    （4）承办人意见不能写明处罚意见。
    4、省局或分局负责人审核后拟同意立案的，应当同时明确两名以上具体承办人；不同意立案的，应当同时写明“拟不予立案”。
    第二十三条 《煤矿安全监察行政处罚决定书》（现场处罚决定书）
    （一）适用范围
    本文书在煤矿安全监察执法过程中实施简易程序的行政处罚时使用。
    （二）使用说明
    1.写明当事人的个人姓名或者单位全称和注册地址或居住地址。
    2.写明违法行为发生的具体时间。
    3.写明违法行为发生的具体地点。
    4.对违法行为事实，一般采用法律规范中的表述。
    5.写明当事人所违反法律规范的全称及具体条款，一般是禁止性或者义务性条款。
    6.写明处罚依据的法律规范全称及具体条款，一般是法律责任条款。
    7.对行政处罚的内容，要求分项写明处罚种类（一种或数种并处）和数额。罚款数额的填写应当使用中文大写。
    8.对罚款的履行方式和期限，用中文大写数字写明该期限。
    9.写明受理复议申请的行政机关名称（分局填写“安徽煤矿安全监察局”，省局填写“国家安全生产监督管理总局”）。
    10.写明处罚日期即文书制作日期，填写处罚日期应当与发现违法行为的日期相一致。
    11.具体实施当场处罚的执法人员应当在本文书上签名或者签证件号。本文书由两名或以上执法人员签名或者签证件号。
    12.当事人当场签名或者盖章。
    13.加盖煤矿安全监察机构印章或执法专用章。
    第二十四条 《煤矿安全监察行政处罚决定书》（一般程序处罚决定书）
    （一）适用范围 
    本文书在煤矿安全监察执法过程中作出一般程序的行政处罚决定时使用。
    （二）使用说明
    1.写明当事人的个人姓名或者单位全称和注册地址或居住地址。
    2.写明违法行为发生的具体时间。
    3.写明违法行为发生的具体地点。
    4.写明违法的行为事实以及违法标的物形态、质量和数量等。此外，还要写明有关证据名称，如现场检查笔录、询问笔录和相关物证名称等。
    5.写明当事人所违反法律规范的全称及具体条款，一般是禁止性或者义务性条款。
    6.写明处罚所依据的法律规范的全称及具体条款，一般是法律责任条款。
    7.对行政处罚的内容，要求分项写明处罚种类（一种或数种并处）和数额。罚款数额的填写应当使用中文大写。
    8.对履行方式和期限，用中文大写数字写明该期限。如处罚决定的种类为罚款的，应当写明罚款的履行方式；处罚决定为吊销证照等其他种类，应当写明要求当事人履行该项义务的具体方式、期限。
    9.写明受理复议申请的行政机关
    10.写明处罚决定书制作日期，该日期一般为省局或分局负责人审批同意作出行政处罚决定的签发日期。
    11.当事人在送达回证上签名或盖章。当事人不在场的，七日内依照民事诉讼法有关规定，送达当事人。
    12.加盖煤矿安全监察机构印章或执法专用章。
    13.当事人为个人的并且为多人的，应当分别下达行政处罚决定书。
    第二十五条 《煤矿安全监察行政复议决定书》
    （一）适用范围
    本文书是省局对被申请人作出的具体行为进行审查，提出意见，经省局局长同意或者集体讨论通过后作出复议决定时使用。
    （二）使用说明
    1.列明申请人名称，其中是公民的，写明姓名；是法人或其他组织的，写明单位名称。 
    2.正文内容
    (1)写明简要案由。
    (2)写明申请人的行政复议请求及其证据和理由。
    (3)被申请人具体行政行为所认定的事实、法律依据、处理结论和答辩理由。
    (4)行政复议机关认定的事实和证据，适用法律依据。
    (5)行政复议结论。即对于具体行政行为是否维持；撤销、变更、限期履行职责以及确认违法等；被申请人是否承担行政赔偿责任的意见；责令被申请入重新作出具体行政行为的意见及履行义务的期限。 
    3.作出行政复议决定的日期。
    4.加盖行政复议机关印章。
    5.送达文书同行政处罚决定书送达文书。

    第三节 通知性文书

    第二十六条 通知性文书是根据被处罚行政相对人的违法事实、违法条款、处罚依据而作出行政处罚决定前，通知被处罚行政相对人拟对其作出的行政处罚并可以于收到本告知书3日内向执法机关进行陈述、申辩或者要求组织听证，逾期视为放弃陈述、申辩或者要求组织听证的权利。
    行政相对人为个人，并且为多人的，应当分别通知到每个违法行为人。
    第二十七条 《煤矿安全监察行政处罚告知书》
    （一）适用范围
    本文书在煤矿安全监察执法过程中，经调查取证后，认定违法事实清楚，作出行政处罚决定前，依法履行告知程序时使用。适用于一般程序的案件。
    （二）使用说明
    1.写明当事人的个人姓名或者单位全称。
    2.写明查证清楚的当事人违法行为发生的时间和具体地点。
    3.写明当事人的违法事实，一般可以采用法律规范中对违法行为具体内容的表述。
    4.写明所违反法律规范的全称及具体条款，一般是禁止性或者义务性条款。
    5.写明处罚依据的法律规范名称及具体条款，具体条款指的是法律责任条款。
    6.拟行政处罚的内容。应当写明拟行政处罚的种类，其中罚款处罚的，应当写明罚款数额。
    7.告知当事人有行使陈述、申辩权（钩选），当事人行使陈述、申辩权的期限比照行使要求听证权的限期执行，即收到告知书三日内。
    8.当事人在文书上签署意见并签名或盖章。
    9.执法告知人员签名，执法告知人员不少于两人。
    10.写明作出行政处罚机关的联系人和联系电话。
    第二十八条 《煤矿安全监察行政处罚送达回执》：
    （一）适用范围
    本文书在行政处罚决定书、行政复议决定书等通知性法律文书送达给当事人时使用，对送达给当事人的行政处罚告知书、行政处罚听证通知书等通知性文书也可以参照使用该文书。
    （二）使用说明
    1.写明送达文书的名称。
    2.写明送达文书的编号。
    3.写明送达的详细地址。
    4.写明采用什么方式送达，如直接送达、留置送达、委托送达、邮寄送达、公告送达等。
    5.受送达人（单位）签名或盖章，受送达人写明收到送达文件的日期。
    6.送达执法人员签名，执法人员不少于两人。
    7.在受送达人拒收，作留置送达的情况下，应当邀请在场的其他人在文书中签字，并注明情况。

    第四节 公函性文书

    第二十九条 省局和分局要定期与有关地方人民政府及其有关部门、四大矿业集团公司通报安全监察的关情况；超出管辖权限的，及时移送有管辖权的部门；对发现的煤矿重点、难点问题和需要地方人民政府解决的，提出加强和改善安全管理的意见或建议；对涉嫌犯罪的案件，要及时移送同级司法机关处理；需要申请强制执行的事项，应当向人民法院申请强制执行。
    第三十条 《煤矿安全监察移送书》
    （一）适用范围
    本文书在监察执法过程中发现某些违法行为超出管辖权限，依法应当由其他部门处理的案件时使用。
    （二）使用说明
    1.写明被移送单位全称。
    2.写明煤矿安全监察机构己经掌握的当事人涉嫌违法的事实。
    3.写明移送的具体原因、法律依据等。
    4.移送案件原则上省局或分局负责人签发。
    5.附件中要有移送有关材料的名称。一般要求将该案的有关证据原件一并移送；必要时，可以移送复印件，原件留存备查。
    6.送案单位和接案单位经办人分别签名和时间，并盖煤矿安全监察机构印章。
    第三十一条 《煤矿安全监察强制执行申请书》
    （一）适用范围
    本文书在行政相对人逾期不履行行政处罚决定，依法申请人民法院强制执行时使用。
    （二）使用说明
    1.写明申请单位（省局或分局）的全称。
    2.写明申请单位（省局或分局）法定代表人的姓名、职务，委托代理人的姓名、职务。
    3.写明被申请人（单位或个人）的全称和住址，被申请人是单位的还要写明法定代表人的姓名、职务、性别、年龄、民族等基本情况。
    4.写明被申请人在法定期限内是否提出行政复议申请、提起行政诉讼或写明行政复议决定、行政判决的有关情况。
    5.写明被申请人的案由、行政处罚内容、复议决定书中确认的内容或人民法院裁决确认的内容。
    6.写明煤矿安全监察机构将行政处罚决定书送达给当事人的具体日期，该日期为行政处罚决定成立的日期。
    7.写明申请强制执行的依据和强制执行的项目。
    8.写明受理强制执行申请的人民法院的名称；受理法院一般为行政机关所在地法院或被申请人住所地或申请执行财产所在地人民法院。
    9.写明相关法律文书及法院有关规定明确需同时附送的材料。
    10.申请强制执行申请在执法文书规定履行期限的最后一日起90日内提出，即在法定起诉期限三个月之后，申请执行期限180日内提出申请。
    11.法院强制执行不到位的，在结案报告中要记明情况。
    第三十二条 《煤矿安全监察加强和改善安全管理建议书》
    （一）适用范围
    本文书是在煤矿安全监察机构与地方人民政府就加强和改善煤矿安全工作沟通、交换意见时使用，适用于向地方人民政府或其有关部门提出重要建议。
    （二）使用说明
    1.下达文书的对象是地方人民政府或其主管部门，写明全称。
    2.提出的加强和改善煤矿安全生产管理的建议使用附件。
    3.写明地方人民政府或其主管部门对文书落实和处理意见的反馈时间，原则上为10个工作日。
    4.报送单位和地方人民政府或其部门分别签名。
    5.本文书是针对地方人民政府或其部门在煤矿安全日常性安全监督管理工作中的问题提出建议，要求建议要有高度，并是地方人民政府的职权范围内的工作内容。
    6.注意文书语言表述准确，语气要合适，不能使用命令语句。
    第三十三条 《煤矿安全监察加强和改善安全管理监察意见书》
    （一）适用范围
    本文书是在煤矿安全监察机构履行对煤矿安全监管工作监督检查职权时，针对有关管理问题与有关主管部门提出监察意见时使用
    （二）使用说明
    参照《煤矿安全监察加强和改善安全管理建议书》的要求执行。
    第三十四条 《煤矿安全监察涉嫌犯罪案件移送书》：
    （一）适用范围
    本文书适用于煤矿安全监察机构对已经受理的案件，经初步审查后，认为涉嫌犯罪应追究刑事责任，移送司法机关处理。
    （二）使用说明
    1.涉嫌犯罪移送是根据案情初步审查情况，发现该案应当依法追究刑事责任，是否依法追究刑事责任，由公安机关或检察机关进一步认定。
    2.写明被移送的司法机关的全称，被移送的司法机关一般为同级公安部门或检察机关。
    3.写明煤矿安全监察机构己经掌握的当事人涉嫌违法的事实。
    4.写明移送的具体原因、法律依据等。
    5.应当向公安机关或检察机关移送的涉嫌犯罪案件，应当指定2名或者2名以上执法人员组成专案组专门负责，核实情况后提出移送涉嫌犯罪案件的书面报告，报经煤矿安全监察机构正职负责人或者主持工作的负责人审批。
    6.煤矿安全监察机构正职负责人或者主持工作的负责人应当自接到报告之日起3日内作出批准移送或者不批准移送的决定。决定批准的，应当在24小时内向同级公安机关或检察机关移送；决定不批准的，应当将不予批准的理由记录在案。
    7.附件中要有移送有关材料的名称。一般要求将该案的有关证据原件一并移送；必要时，可以移送复印件，原件留存备查。
    8.送案单位和接案单位经办人分别签署姓名和时间，并盖煤矿安全监察机构印章。
    9.文书中有两个“发送时间”，第一个“发送时间”是指签发人签发时要求的发送时间；第二个“发送时间”是指实际的送达时间。

    第五节 档案性文书

    第三十五条 省局处室和三个分局应按有关档案管理办法加强对文书档案的管理。按一般程序作出行政处罚决定的案件应一案一档，执法过程中使用的所有文书的原件或存根联，以及受处罚人履行处罚决定的凭证等均应归入案件档案，没有存根联或存根联不便归入的，可以用复印件。每个案件结案后应及时归档，将需要纳入的内容装订成册，并完整填写卷内目录。
    其它文书等按序号装订在一起的文书，可以不改变原装订样式集中存档，不必一案一档，但应建立案件目录。
经过复议或诉讼程序的案件，应建立专门档案，将执法过程和复议、诉讼过程中的有关文书纳入。文书应定期归档，及时整理，将文书档案分类保存，并建立案卷目录。文书档案按长期档案保存。
    第三十六条 《案件结案报告》
    （一）适用范围
    适用于煤矿安全监察行政案件处理终结时，由承办人员或档案管理人员将案件处理全过程中的全部材料归档时的文字综合报告。
    （二）使用说明
    1.提交结案报告的范围
    （1）执法监察中已确立的案件；
    （2）群众举报的案件；
    （3）上级煤矿安全监察机构交办的案件；
    （4）跨行政执法区域移送的案件；
    （5）有重大影响的安全事故案件；
    （6）经人民法院审理判决的案件；
    （7）向司法机关移送的案件；
    （8）有重大影响的复议案件；
    （9）涉外案件；
    （10）煤矿安全监察机构其他立案的案件。
    2.文书制作要求
    （1）写明违法行为类型。
    （2）写明当事人的个人姓名或者单位全称、联系地址。
    （3）案件事实。首先，写明违法行为发生的时间、地点。其次，写明执法人员实施调查取证的经过。最后，写明本案的主要事实。
    （4）处罚要点。写明当事人违法行为在定性、定量(违法标的物