资料室管理制度-18.doc

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山东天弘化学有限公司实验室资料室管理制度

为保证实验室文件的完整、安全、保密，便于查找利用，增强资料的实用性和有效性，特制定本规定。
第一章 总则
资料员，切实做好文件的收集、分类、整理、立卷、归档及印章的管理工作，保证文件资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件资料管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。资料员形成书面台账与电子台账，建立资料入档与借阅流程。
第二章 立卷归档的范围
最先获取文件、资料的员工为第一责任人，有责任按照文件、资料的利用价值在获得质量负责人及技术负责人同意后，转交资料室保存。
文件、资料范围包括但不限于以下资料：
具有查考利用价值的原始记录、报告单、设备资料、图标、照片、联络单、电子文档、质量记录及与实验室经营建设活动有关的记录、会议纪要、各类评定、证件；实验室受控文件及非受控文件、任命、人事资料、总结发言材料、年度规划材料、经营计划、责任状、合同（协议、备忘录等具有债权、债务等明确权责的书面（双方签字或盖章）材料，以下统称合同）。
资料分为机密资料与普通资料。机密资料包括但不限于以下资料：
实验室受控文件、管理人员及各职能负责人人事资料、建设资料、管理规定、年度规划材料、经营计划、责任状等涉及不宜公开的经营信息（包含电子版）。
第三章 资料的移交归档
资料的移交应由移交双方签写交接单，交接双方应对资料进行检查、清点、核对，并履行签字手续。
各职能负责人形成或接收与本部室相关资料，收到七日内必须列明清单移交资料室备案归档，比如程序文件由质量负责人从中国合格评定国家认可委员会CNAS获取，并负责移交资料室；中国合格评定国家认可委员会CNAS红头文件由质量负责人获取后移交至资料室。所归档资料要求均为正本或原件，若需归档复印件，则需书面说明，由实验室主任批示后进行存档。任何职能负责人和班组人员不得以任何理由拒绝归档。资料归档后若有更新，相应职能负责人要及时通知资料员及使用班组人员进行更新资料。
各班组人员及各职能负责人必须严格遵守资料移交制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料。逾期归档给予10元/天处罚，造成损失的另行追究相关责任人责任。
第四章 资料的管理
资料员分类建立资料台账，同时建立电子台账具备电子搜索功能，方便查找。资料分类存放、便于存取，整洁卫生、防火、防盗并定期检查，发现问题及时处理，确保资料资料的完整与安全。
资料员要做到随时登记入账、随时归档。接待借阅时严格把关，确保资料的归档、借阅流畅、安全与保密。
资料归档前，资料员对资料进行划分，加盖“受控”或“非受控”标志。按照相应要求进行存放与借阅。归档时，应将同一资料的正件与附件、印件与定稿、请示与批复等附属文件立在一起，在同一案卷中归档，不得分开。
每份资料在右上角标注资料号，多份资料合订一本，于封面明确案号起始，资料台账中明确目录与之相应。
每份存档的中国合格评定国家认可委员会CNAS相关文件必须保证最少有两套，可以对外进行查阅，若只剩两套或者两套以下文件不能对外进行借阅、提取，只剩三套文件可以对外进行借阅，多于三套文件可以进行提取。
资料员每月25号进行资料的统计核对，履行制度。
第五章 资料的借阅
1 原则上资料均可借阅、利用，借阅时间一般不超过七日。本着既能保守资料机密，又能发挥资料的利用价值的原则，资料借阅只面对实验室内部。机密资料一般不借出、不复制、不摄影。
2 普通资料的查阅，须登记并在资料室内进行。资料的借阅必须先经过资料员审核资料存档情况，符合借阅标准后借阅人填写《资料借阅单》。借阅本人或其它的资料，由质量负责人批准及资料员审批，借用人在资料登记本上登记后方可借出。如需继续借阅，必须提前办理续借申请，经质量负责人签批同意后，方可继续借阅。对于未办理续借手续逾期归档给予50元/天处罚，造成损失的另行追究相关责任人责任。
3 外单位人员借阅、提取资料的，须有其相关职能负责人陪同担保，经以上批示
后，质量负责人、实验室主任逐级批准后方可查阅、提取。借阅资料需延期的，必须提前办理资料延期申请，经质量负责人、实验室主任逐级批准后方可继续借阅。
5 机密资料的借阅，经以上批示后，实验室主任批准后方可查阅。非本实验室人员不允许查阅机密资料。
6 借阅的资料要妥善使用、不得损坏、勾划、删改、加注、拆页、扫描等，防止丢失和泄密。如遇丢失或损坏，要及时报告资料室，采取相应的补救措施，尽可能缩小可能造成的损失。否则将给予严肃处理。
7 无审批手续或审批手续不全，不准私自提供借阅；对私自提供借阅造成不良后果，属普通资料的，给予借阅人、资料员罚款100元、50元；属机密资料的分别罚款500元、200元，并依法追究相关责任。
8 凡调离或辞职的员工，必须归还其借阅或保存的资料，方可办理调离或辞职手续。
第六章 资料的保管期限及销毁
实验室资料保管期限暂定为永久保管，原则上资料不进行销毁处理。若存在更新换代性质的替代销毁，资料员应形成书面报告，说明销毁理由、时间、替代内容，经质量负责人、实验室主任批准后进行销毁；销毁资料时，应指定两人以上监销，监销人应在资料销毁清册上签字。未经批准，任何人不得销毁任何资料。对私自销毁资料的，给予相关责任人处以200-1000元的处罚，并追究相关责任。
第七章 资料室的环境要求
文件都必须存放在防潮、防火、防虫蛀，存取方便、安全的地方。资料室温度不大
于35℃，湿度不高于75%，配备CO2灭火器两个。
资料员应不定期对资料室的温湿度进行检查，并填写相关记录。

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