公司接待管理制度(初稿).doc

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浙江杨帆地产集团有限公司
管理制度
编号：M/HR·2012/00？
修订状态：第0次修订
实施日期：2013-04-01
修订日期： （无）
制订日期：2013-03-06
起草部门：办公室
制度名称
公司接待管理办法
撰稿人：汪传炎
审定人：杨兴参
签发人：陈以生

第一条 目的
为进一步规范各类业务接待行为，厉行节约，有效控制接待费用，特制定本管理办法。
第二条 适用范围：
公司接待事务是指：公司在日常工作中发生的为开展各类业务经营和其他各项活动需要而产生的接待用餐等交往应酬费用，本办法适用于公司各级接待费用的申请、审批和核准。
各子公司可参照执行。
第三条 管理职能
办公室是公司接待工作的管理部门，公司接待以及宴请用餐等均由办公室统一安排。
第四条 接待工作原则
1、对等接待、各负其责、相互配合
接待工作涉及面广，必须坚持重点、兼顾一般，按照对等接待、各负其责、相互配合的原则，上下一致，齐心协力。
2、规范高效、安全节俭、服务一流
接待工作应规范服务，提高办事效率、热情周到，视客情适度接待，提倡节俭，反对浪费，注重思想情感交流，不推诿扯皮，不应付拖拉。
3、统一标准、预算管理、严格控制
按照公司接待标准，对各项接待费用实行预算管理，由办公室主任根据核定的预算严格控制使用，接待费用原则上不得超过限额，如需追加预算，由总经理另行审批。
第五条 接待职责分工
1、接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、实现公司经营目标，具有十分重要的意义。
2、接待内容包括：迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下：
①办公室：保证接待环境良好，保证接待备品充足，负责接待服务并陪同洽谈及参观介绍。
②前台/秘书：负责来客引入及会议室的环境保持。
③接待专员：提供信息沟通保障及调度控制，做好来客记录，安排来宾行程、食宿等。
④接待对口部门：负责接待洽谈并陪同始终。
3、办公室主任对接待工作负有全面责任。
第六条 接待费用控制
接待事务实行“对口接待，统一安排”，办公室负责公司接待费用的审核与控制，做好用餐、住宿记录，用车按车辆管理规定办理。月末将各单位费用情况汇总上报公司董事长、总经理。
第七条 接待标准
公司接待事务用餐坚持分级限标的原则，由办公室统一安排在指定饭店和宾馆就餐、住宿，根据来访客人的级别和事情的轻重缓急，安排相应接待标准。具体规定如下：
（一）一级接待标准（贵宾接待）：
接待对象：公司领导重要客人、公司重要客户、行业主管领导、地方行政领导、公司特邀领导、其他特殊人员
陪同人员：总经理、副总经理、办公室主任
1、迎接：注意迎接地点，在必要的时候，总经理、副总经理须在高速路口、车站迎接；注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。
2、参观：总经理、副总经理陪同，由办公室主任介绍详细情况。
3、座谈：由所需座谈部门配合办公室人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导桌签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。
4、菜肴标准：控制在人均300元以内。
5、住宿标准：四星级及以上宾馆。
（二）二级标准（业务接待）：
接待对象：一般企业领导、行业主管单位工作人员、普通客户
陪同人员：副总经理和（或）相关部室经理
1、迎接：由相关部室经理到公司门口迎接，引导来宾。
2、参观：办公室主任、相关部室经理陪同，由接待专员介绍详细情况。
3、座谈：由所需会谈部门配合办公室人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。
4、菜肴标准：控制在人均150元以内。
5、住宿标准：控制在350元/间以内。
（三）三级标准（普通接待）：
接待对象：普通商务类考察人员、技术人员、设计师、供应商
陪同人员：相关对口的部门经理或人员
1、参观：相关对口的部门负责人及人员陪同，由接待专员介绍详细情况。
2、座谈：由所需会谈部门配合办公室人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁，将公司简历或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。
3、菜肴标准：控制在人均70元以内。
4、住宿标准：控制在250元/间以内。
（四）酒水标准：
酒水根据品类、季节等因素，另行规定，由办公室根据实际把握。
第八条 接待管理
（一）用餐接待审批
1、公司用餐接待费用实行提前申请，定额审批的原则。对口部门申请用餐前，填写《宴请接待申请单》，注明接待事由和就餐人数，经部门负责人签字后由办公室主任核定标准并报领导批准，安排就餐地点。用餐完毕后由经办人（或陪餐人）在账单上签字挂账或垫付费用后及时报销。
2、如办公室主任不在，可向办公室分管副总及以上领导申请批准。特殊情况下，要在电话中请示批准后，在两个工作日内按以上审批程序补办《宴请接待申请单》，否则相关费用由申请人自负。
3、公司内部工作人员因公在本地用工作餐的，每人每次不超过20元（特殊情况下，如跟随高层领导一起但另外单独用餐者，可适当增加但需控制在50元以内）；出差在外需接待用户或其他业务用餐及住宿费用，按公司出差相关制度执行。
4、用餐审批权限：
序号
用餐金额
审批人
备注
1
500元及以下
办公室主任
费用为单次用餐费用，包含菜肴和酒水
2
501元-1500元
副总经理（行政）
3
1501元-6000元
总经理
4
6000元以上
董事长
备注：除了用餐外，其余接待费用如娱乐、礼品采购等均由总经理或董事长审批。
（二）接待用茶、烟、水果由办公室根据实际情况按需办理。
（三）办公室每月核准与结算接待费用；接待费用结算时，需提供相应的申请单、账单、发票各一份。未经批准而超出标准的接待费，由接待申报人自负。
（四）接待人员一般情况下由对口职能科室负责人与相关人员陪同，确因工作需要招待重要客人，各相关部门可请分管领导出席。陪餐人数一般控制在2-3人，最多不超过需接待人员的1.5倍。
（五）除了一级接待，中午一律不准饮酒；其他招待外来人员的用餐场合，陪餐人员必须饮酒的，必须适量，不得因酒误事或损害公司形象。
第九条 内部接待
内部接待指的是公司及各部门为完成特定的任务或目的，需要激励或鼓励员工而举行的集体活动，以宴请和聚餐为主，如庆功宴、项目进度激励、部门会餐等等。
内部接待标准为人均100元/季度，以职能部门为单位，按季度申请和使用，不得跨季使用，也不结转。申请和审批流程与第八条规定相同。
第十条 附则
本管理办法由办公室制定并解释，自2013年4月1日起施行。

附件：《宴请接待申请单》、《娱乐接待申请单》
《住宿接待申请单》、《礼品采购申请单》

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